Keberhasilan dalam Implementasi BPM

Dalam menerapkan BPM yang berhasil, terdapat tiga komponen yang sangat penting,

yaitu:

• Analisis dan Desain, yaitu menilai dan merekayasa ulang proses untuk menghilangkan hal-hal yang tidak perlu ketika memahami bisnis dan persyaratan teknis dengan realistis dan tujuan, spesifikasi, solusi yang dapat dicapai yang selaras dengan tujuan strategis dan metriks.
• Manajemen Program, yaitu menyesuaikan strategi dengan desain solusi dan sumber daya manusia untuk memandu pengembangan dan perubahan manajemen yang sedang berlangsung untuk memastikan penerimaan anggaran yang tepat waktu.
• Pelatihan dan Pengembangan Bakat, yaitu mengembangkan kemampuan untuk menganalisa, merancang, melaksanakan, menyebarkan, mengelola, dan mengubah solusi.

Tim anggota yang termasuk merupakan bisnis eksekutif, analis bisnis, developer, arsitek,

dan manajer proyek. Yang menjadi fokus adalah tujuan perubahan, anggaran, kiriman, dan

jadwal.

Komponen 1. Analisis dan Desain

Ketika mempersiapkan implementasi BPM, analisis dan desain harus secara matang

dilakukan dalam proyek. Bisnis dan kebutuhan teknisnya menghasilkan spesifikasi dokumen

yang digunakan untuk mengestimasi Level of Effort (LOE) dan membuat rencana proyek serta

Work Breakdown Structure (WBS).

Hal-hal yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut:

1) Perumusan masalah

2) Tujuan dan sasaran

3) Ruang lingkup proyek

4) Rencana dan jadwal

5) Success metrics dan KPI

6) Komponen bisnis proses

7) Komponen user experience

8) Reporting and dashboard

9) System and Configuration Requirement

10) Migrasi data

Komponen 2. Manajemen Program

Proyek sebaiknya memiliki kolaborasi antara manajemen dan komunikasi yang baik.

Kebanyakan perusahaan tidak mementingkan hal tersebut, mereka hanya fokus pada

program dan implementasi yang dijalankan.

Team member harus memperhatikan hal-hal berikut ini:

1) Manajemen proyek

2) Komunikasi

3) Reward dan pengakuan

4) Peraturan

5) Optimisasi

Komponen 3. Pelatihan dan Pengembangan Bakat

Setiap proyek membutuhkan sumber daya manusia. Semakin sumber daya manusia

tersebut berpengalaman, memiliki pengetahuan yang baik maka proyek akan berjalan

semakin efektif dan efisien.

Team member harus memperhatikan hal-hal berikut ini dalam pelatihan dan pengembangan

bakat:

1) Sumber daya (resources)

2) Administrasi

Contoh penerapan BPM yang berhasil adalah Ball State University yang menggunakan

BPM dalam bidang pendidikan. Ball State University menerapkan BPM untuk meningkatkan

efisiensi pada proses, dan memaksimalkan manfaat investasi pada aplikasi yang sudah ada

sebelumnya. Solusi yang dijalankan adalah mengimplementasi BPM dari IBM menggunakan

SOA untuk menggunakan kembali layanan diseluruh sistem yang ada untuk mencegah data

yang tidak akurat, meningkatkan fungsi dari aplikasi yang sudah ada, dan merancang sistem

yang baru.

Implementasi BPM tersebut sukses dilakukan dan Ball State University mendapatkan

berbagai keuntungan yaitu menghemat waktu, uang, dan sumber daya manusia dengan

digunakannya kembali sistem layanan tersebut. Selain itu merkea dapat memperbaiki proses

problem solving dengan menggunakan .NET dan mainframe IT. Mereka juga memiliki

kemampuan mengakses informasi alamat mahasiswa dengan benar, dan juga meningkatkan

kepuasan mahasiswa dengan pelayanan lebih baik karena sistem tersebut.