PROSEDUR BUSINESS PROCESS IMPROVEMENT
Permintaan untuk meningkatkan proses bisnis agar bisnis dapat terus berjalan dengan terus berubahnya ekspektasi terhadap organisasi, perkembangan persaingan dan adanya teknologi baru, cara yang efektif untuk tetap bertahan didalam persaingan adalah dengan menerapkan BPI didalam organisasi.
Proses bisnis dapat berupa proses yang informal maupun yang formal dan mencakup beberapa fungsi organisasi seperti: IT, Pelatihan dan Pengembangan Pegawai, Kepuasan Pelayanan Pelanggan, dan lain sebagainya. Terlepas dari proses yang organisasi coba tingkatkan, prosedur untuk melakukan improvement memiliki beberapa tahap
- Identifikasi Kebutuhan untuk Melakukan Perubahan.
Tahap pertama didalam Proses BPI adalah mengidentifikasi kebutuhan untuk melakukan perubahan. Cara yang berguna untuk menemukan peluang improvement adalah dengan melakukan audit proses. Dengan melakukan audit, akan ditemukan current issues atau potensi resiko untuk perusahaan. Dengan melakukan audit, organisasi juga akan bisa untuk menentukan area prioritas mana yang akan digunakan untuk dilakukan improvement terlebih dahulu. Pada tahap ini juga, organisasi juga harus melakukan review bagaimana setiap proses memberikan dampak kedalam organisasi, sumber daya dan juga stakeholder
- Analisa Proses yang Berjalan
Ketika organisasi menemukan proses mana yang akan di improve, tahap ke dua adalah dengan melakukan analisis prosedur didalam proses itu. Sehingga organisasi akan mengerti proses dari A-Z dan dapat menentukan improvement secara realistis dan objektif. Disamping alat yang digunakan untuk melakukan analisis, organisasi harus mempertimbangkan pertanyaan-pertanyaan seperti:
- Apa yang ‘rusak’ didalam proses?
- Langkah apa yang menimbulkan hambatan didalam proses?
- Langkah apa yang memerlukan waktu yang paling lama untuk menyelesaikan prosesnya?
- Langkah apa yang paling sering menyebabkan delay?
- Apakah ada langkah-langkah yang menyebabkan meningkatnya penggunaan biaya dan atau sumber daya?
- Apakah ada langkah-langkah yang menyebabkan turunnya kualitas?
- Terus Komitmen dan Dapatkan Dukungan
Tahap Ketiga adalah proses untuk meminta Komitmen dari Top Management / Senior Management. Ini adalah salah satu elemen penting dalam suksesnya project yang dijalankan. Pada tahap ini, Project Manager harus bisa menyajikan data tentang perlunya perubahan dan dampak dari perubahan itu sendiri terhadap organisasi agar Manajemen memahami perlunya perubahan dilakukan dan mereka bisa memberikan rekomendasi.
- Membuat Strategi Improvement
Di tahap ini, organisasi perlu mengembangkan strategi, dianjurkan untuk memasukkan apa saja langkah yang masih ‘rusak’, mengapa dan bagaimana langkah itu harus di improve dan implikasi terhadap dana dan sumber daya. Organisasi harus bisa menjawab bagaimana proses dapat di improve adalah batu loncatan untuk membuat tujuan improvement.
