Business Process Management di dalam Proses Pembelian
Business Process Management adalah sebuah metode penyelarasan secara efisien pada suatu organisasi dengan keinginan dan kebutuhan yang dimiliki organisasi tersebut. BPM merupakan sebuah pendekatan holistik untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dari suatu bisnis seiring dengan upaya organisasi untuk mencapai inovasi, fleksibilitas dan intergrasi dengan teknologi. BPM sendiri digunakan untuk memperbaiki proses secara berkelanjutan atau bisa juga disebuat dengan proses optimalisasi.
Organisasi juga membutuhkan BPM untuk mengelola proses bisnis yang dimilikinya karena dengan menggunakan BPM perusahaan dapat dengan mudah memodelkan proses bisnis sesuai kebutuhan agar dapat menjadi lebih optimal yang pada akhirnya dapat mengurangi biaya produksi, meningkatkan efisiensi karyawan, meningkatkan kepuasan bagi pelanggan, memperbaiki hubungan dengan partner dan pada akhirnya meningkatkan profit yang didapatkan perusahaan.
Sementara Purchasing merupakan sebuah proses pencarian sumber daya, pemesanan dan pembelian atas barang atau jasa untuk kegiatan produksi. Purchasing sendiri merupakan sebuah fungsi yang penting dalam manajemen material, selain dilibatkan untuk kegunaan produksi, Purchasing juga bertugas dalam pencarian dan pembelian mesin-mesin produkso, peralatan dan perlengkapan produksi berserta fasilitas-fasilitas lain yang mendukung kelancaran dari suatu proses produksi. Tujuan utama dari Purchasing sendiri adalah untuk menjaga ketersediaan dan stabilitas pasokan material dan juga mengurangi biaya-biaya yang terkait sehingga pembuatan barang jadi dapat ditekan seminimal mungkin.
Pengunaan BPM pada proses Purchasing dapat sangat membantu perusahaan dalam menjalanakan proses bisnisnya. BPM akan sangat membantu organisasi terutama departemen purchasing dalam merancang hubungan yang tepat dengan supplier, memilih supplier yang tepat, melakukan pembelian dan mengevaluasi kinerja pemasok.
Sebagai contoh, proses bisnis dalam proses purchasing adalah pertama-tama, bagian gudang akan menghitung jumlah keseluruhan persediaan apakah jumlah persediaan masih mencukupi, dan apabila kurang, maka bagian gudang akan melaporkan dan memberikan note untuk persediaan yang kurang dan dibuat dalam bentuk Purchase Request.
Selanjutnya, akan dilakukan seleksi vendor/supplier meliputi seleksi administrasi dan kompetensi. Setelah itu terpilihlah supplier yang tepat dan dibuatlah list vendor berdasarkan barang yang mereka tawarkan.
Kemudian, bagian pembelian akan berhubungan langsung dengan vendor yang kemudian dibuatlah purchase order yang diserahkan ke masing-masing vendor yang menawarkan barang.
Selanjutnya, bagian penerimaan akan menerima barang yang masuk dan kemudian melakukan proses pemeriksaan terhadap barang dan mengecek apakah sudah sesuai dengan yang ada di purchase request baik itu berdasarkan kuantitas maupun kualitasnya.
Kemudian, invoice akan diberikan kepada bagian produksi dan administrasi untuk membuat surat pembayaran kepada pihak Finance.
Terakhir, barang yang sudah dibeli tersebut akan dipindahkan dari gudang ke user dengan melakukan koordinasi dengan material move line.
Proses bisnis tersebut sudah cukup untuk membantu tujuan utama dari manajemen purchasing yang mana adalah untuk mendapatkan efisiensi operasi melalui integrasi semua perolehan, pergerakan bahan baku dan bahan pengemas dari sebuah organisasi.
