IT Proccess Management

IT Process Management

            IT Process Management / Manajemen proses IT merupakan cara untuk meningkatkan proses Teknologi Informasi (TI) dengan mengurangi biaya operasional sekaligus meningkatkan kualitas layanan dan nilai bagi organisasi. Perbaikan proses biasanya menghasilkan penghematan jangka panjang daripada jangka pendek, namun biasanya penghematan berkelanjutan, dengan asumsi bahwa proses terus beroperasi di negara yang lebih baik.

Overview

            Secara umum ada 4 faktor yang akan mempengaruhi IT Process Management yaitu :

1. Area of waste

            Area of waste adalah kesalahan – kesalahan yang terjadi di dalam proses bisnis yang akan menyebabkan kerugian secara materi (bertambahnya biaya) dan non materi (waktu). Secara umum ada 7 kategori yang termasuk area of waste seperti : Overproduction, Inventory, Waiting, Motion, Transportation, Rework dan Overprocessing.

2. Process Framework

            Process Framework adalah kerangka kerja yang berfungsi untuk membentuk pondasi sebuah  software process dengan mengidentifikasi beberapa aktivitas framework yang dapat dipakai untuk untuk semua projek software tanpa memperhatikan ukuran atau kerumitan mereka.

Beberapa Framework yang sering digunakan adalah :

• Information Technology Infrastructure Library (ITIL)
• Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT)
• International Organization for Standardization (ISO)
• Capability Maturity Model Integration (CMMI)
• Sarbanes-Oxley (SoX)
• Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commision (COSO),etc

3. Just Enough Process

            Just Enough Process adalah istilah yang digunakan pada saat menerapkan proses yang cukup sehingga menghasilkan efisiensi biaya yang maksimal.

4. IT Process Model Example

Menerapkan proses IT yang lebih baik adalah tugas yang luar biasa, menyita waktu, dan mahal bagi sebuah organisasi, namun hal itu menghasilkan penghematan biaya jangka panjang yang berkelanjutan.

“Improving processes is a key area for us. We have centralized the management capabilities and have been using lean principles to simplify our overall processes.” (Daniel Heschke – Imation)”

Komponen IT Process Management

1. Service Delivery

            Adalah serangkaian aktivitas yang menggunakan kebijakan, prosedur dan proses yang terorganisasi dan terstruktur yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan pengguna.

Proses di dalam Service Delivery

Untuk mengurangi biaya pada Service Delivery perlu dilakukan Service Level Agreements (SLA) untuk menyeimbangkan tingkat layanan yang diinginkan pengguna dan harapan dengan biaya yang terkait. Oleh karena itu, jika Anda perlu mengurangi biaya, Anda harus meninjau kembali tingkat layanan untuk kemungkinan pengurangan.

Berikut adalah beberapa langkah untuk efisiensi biaya pada Service Delivery process :

1. 1. Capacity Management

Saat mengelola kapasitas, beberapa perusahaan melakukan kesalahan hanya dengan meninjau dan mengelola penggunaan server dan mengabaikan kapasitas jaringan dan disk. Peninjauan kembali bandwidth jaringan dan penggunaan, utilisasi server, dan penggunaan disk untuk menentukan apakah Anda dapat mewujudkan penghematan biaya dengan peralatan perampingan. Terapkan teknologi yang memungkinkan penyatuan kapasitas (virtualisasi server, multi-tenanting).

Bagan Faktor mengapa membutuhkan Capacity Management.

2. IT Service Continuity and Disaster Recovery

Berhati-hatilah saat mengurangi biaya di disaster recover area. Tinjau analisis dampak bisnis dengan aplikasi untuk mengetahui apakah Anda dapat mengurangi layanan dan biaya. Lengkapi analisis full cost-benefit untuk membandingkan pilihan disaster recover eksternal dengan pilihan internal.

3. Security Management

            Kurangi biaya dukungan dan kerentanan biaya  mahal yang signifikan dengan mengkonfigurasi PC dan server yang terkonfigurasi dengan aman serta penyebaran perangkat lunak, pembaruan, dan  terkoordinasi.

4. Automated Password Reset

            Strategi pengurangan biaya utama adalah mengurangi waktu karyawan yang dihabiskan untuk tugas berulang yang dapat Anda otomatisasi, seperti penyetelan ulang kata sandi.

1. Service Support

            Service Support adalah bagian yang ada pada Manajemen proses IT yang berguna untuk mendukung proses- proses IT lainya. Pada Service Support ada beberapa langkah yang harus dilakukan pada setiap komponen yang ada seperti :

• Root-Cause Analysis

Root Cause Analysis adalah sebuah alat kerja yang berguna untuk mencari akar masalah dari suatu insiden yang telah terjadi yang jika tidak dapat ditanggulangi dengan tepat, maka berakibat akan berulangnya kejadian insiden tersebut.

• Help Desk Software, Call Logging

Help desk software adalah Program komputer yang memungkinkan operator layanan pelanggan melacak permintaan pengguna dan menangani masalah terkait layanan pelanggan lainnya. Program komputer inilah yang membuat layanan customer care menjadi efisien dan efektif.
Call Logging adalah pengumpulan, evaluasi, dan pelaporan data teknis dan statistik tentang panggilan telepon. Call Logging tidak mencakup penyadapan telepon atau rekaman panggilan.

• Help Desk Reporting Metrics

Hasil laporan Help Desk yang berupa dalam bentuk pengukuran kuantitatif terhadap sesuatu yang dijadikan sebagai atribut dari berbagai data yang dikumpulan.

• Knowledge Management and User Self-Service

Knowledge Management (KM) adalah ungkapan yang menggambarkan serangkaian strategi, sistem dan teknik yang digunakan oleh individu, team dan korporasi untuk mengelola pengetahuan yang ada.

User Self-Service adalah layanan cloud-service, adalah sistem yang memungkinkan pengguna mengatur dan meluncurkan aplikasi dan layanan di lingkungan komputasi awan tanpa intervensi langsung dari organisasi TI atau penyedia layanan.

• End-User Training

End-User Training adalah pengadaan pelatihan untuk mempersiapkan user dalam penggunaan software yang dipakai agar dapat menguasai pemakaian software tersebut agar efisien dan efektif, serta meningkatkan kualitas manajemen perusahaan.

1. C. System Implementation

System Implementation /implementasi sistem adalah suatu proses untuk menempatkan sistem informasi baru ke dalam sistem yang sudah ada (sistem lama). Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan pada saat melakukan implementasi sistem :

• Project Initiation and Feasibility

Fase Inisiasi Proyek adalah fase pertama dalam Project Management Life Cycles, karena memulai sebuah proyek baru. Dalam fase ini, project manager mulai mendefinisikan tujuan, ruang lingkup serta budget dari suatu project.

Tujuan Project Initiation

– Menentukan tujuan proyek secara details

– Mengidentifikasi critical success factor.

– Menentukan scope, resources, assumption and constraint.

– Identifikasi stakeholders

Output dari Project Initiation yaitu membuat Project Charter yang mana project charter ini disetujui dan ditandatangani oleh project sponsor.

• Requirements – Menentukan dokumen-dokumen apa saja yang akan dijadikan sebagai bagian dari project manajemen proses
• Design and Development – Membuat tampilan untuk project dan mengembangkannya sesuai dengan customer-needs
• Test and Validation – Proses evaluasi project apakah project sudah tepat sasaran /
  “sudah berada di jalan yang benar ?” .
• Post-Implementation Review – Proses pengecekan apakah hasil project sudah tepat atau tidak .

1. Resource Management

            Adalah pengembangan sumber daya yang ada di dalam perusahaan/organisasi yang dilakukan dengan efektif dan efisien. Sumber Daya yang dimaksud adalah dokumen keuangan, persediaan barang, kemampuan manusia, sumber produksi , dan Teknologi Informasi (TI).

Proses ini memiliki beberapa bagian yaitu :

• Strategic Planning

Strategic Planning adalah proses yang dilakukan suatu organisasi dengan menentukan strategi atau arahan untuk mencapai tujuan organisasi.

• Governance and Portfolio Management

Governance and Portfolio Management adalah pengaturan dan pembuatan keputusan tentang campuran dan kebijakan investasi, mencocokkan investasi dengan tujuan, alokasi aset untuk individu dan institusi, dan menyeimbangkan risiko terhadap kinerja.

• Project Management

Project Management adalah salah satu ilmu yang sangat penting dalam pengelolaan sebuah proyek.

• Talent Management and Human Resources

Talent Management and Human Resources adalah suatu proses manajemen sumber daya manusia terkait tiga proses. Pertama, mengembangkan dan memperkuat karyawan baru pada proses pertama kali masuk perusahaan (onboarding).

• Data Center Operations and Facilities Management

Data Center Operations and Facilities Management adalah pengendalian tata ruang fasilitas TI untuk mengintegrasikan dengan proses pengolahan data.

• Vendor Management

Vendor Management adalah sistem pengelolaan vendor/rekanan yang merupakan bagian dari proses pengelolaan pengadaan secara elektronik (e-Procurement) yang dimiliki dan diselenggarakan oleh perusahaan.

1. Manage Business Relationship

            Business Relationship adalah hubungan antara suatu organisasi bisnis dengan pihak eksternal seperti stakeholder eksternal, Vendor, Pelanggan,dll.

Ada beberapa bagian dari Business Relationship di antaranya adalah :

• Understanding the Business

Ketika kita mau me manage hubungan bisnis kita harus mengerti tentang segala hal bisnis yang sedang kita jalani/ bisnis kita berjalan.

• Marketing IT

Merupakan ujung tombak yang menjadikan suatu perusahaan akan meraih kesuksesan atau kemunduran. Tugas utamanya , yaitu menjual produk atau jasa dari suatu perusahaan yang mempunyai target pasar sesuai dengan yang telah ditentukan oleh perusahaan tersebut.

• Satisfaction Management

Kepuasan pelanggan memberikan indikator utama niat membeli konsumen dan loyalitas. Data kepuasan pelanggan adalah salah satu indikator persepsi pasar yang paling sering dikumpulkan.

• Metrics Management

Bisnis mengandalkan metrik untuk mengukur kinerja dari waktu ke waktu dan memantau kemajuan untuk mencapai tujuan utama. Metrik keuangan yang diambil dari tindakan akuntansi membantu manajemen, pemegang saham dan pemangku kepentingan utama menilai keseluruhan kesehatan keuangan sebuah organisasi pada suatu waktu dan juga memantau peningkatan atau penurunan kesehatan selama suatu periode.