Strategi Mengurangi IT Cost pada Pembelian Lisensi Aplikasi

Ada banyak kebutuhan dalam bidang Sistem Informasi/ Teknologi Informasi yang diperlukan perusahaan pada masa ini, salah satu di antaranya adalah  aplikasi / software yang digunakan untuk menjalankan bisnis, namun pembelian aplikasi tersebut harus sangat teliti dan memperhatikan detail – detail yang ada pada pembelian lisensi software/aplikasi, sehingga dapat mengurangi banyak biaya dan menghindari masalah hukum yang akan merugikan perusahaan.

PURCHASING APPLICATION SOFTWARE LICENSES / PEMBELIAN LISENSI APLIKASI

            Pembelian lisensi perangkat lunak  / software license sering kali berjumlah sangat besar dan mahal untuk sebuah perusahaan pada umumnya. Banyak perusahaan membayar lebih dari yang seharusnya dikarenakan oleh beberapa faktor di antaranya seperti : kurangnya negosiasi, kurangnya kesadaran, kesalahan dalam pengukuran atau kontrak manajemen yang buruk. Ketika perusahaan menandatangani kontrak dengan penyedia jasa / vendor, perusahaan tersebut harus memegang kontrol atas aplikasi yang berjalan di perusahaan mereka, namun banyak dari mereka memilih kontrak yang tidak memberikan akses untuk melakukan kontrol ke dalam aplikasi. Bagian ini akan menggaris bawahi taktik tertentu yang dapat menekan biaya yang cukup besar dalam membeli lisensi aplikasi.

Negotiation Strategy/Strategi dalam Negosiasi

            Ada banyak hal yang dipertaruhkan dalam melakukan negosiasi untuk lisensi aplikasi. Namun hal yang perlu diperhatikan adalah membentuk strategi terlebih dahulu sebelum memulai negosiasi seperti identifikasi target lawan negosiasi, jangan setuju dengan suatu persyaratan tanpa meminta sesuatu sebagai balasan, dan juga jangan lupa mencatat proses negosiasi dan hasil dari negosiasi.

Start Negotiation Early/Mulai Negosiasi lebih awal

            Negosiasi bisa dimulai bahkan ketika dalam tahap pemilihan kompetitor, sehingga kesimpulan dari negosiasi dapat menjadi bahan pertimbangan dalam memilih vendor.

Discounts / Potongan Harga

            Jangan sungkan untuk bernegosiasi mengenai harga dari sebuah software, karena pada umumnya harga yang ditawarkan pertama kali bukanlah harga minimal, dan harga minimal dari sebuah software bervariasi tergantung dari software itu sendiri.

            Dalam bernegosiasi diskon, dapat memanfaatkan periode tertentu, biasanya ketika sebuah perusahaan akan mendekati akhir dari periode tahun keuangan, perusahaan tersebut lebih mudah memberikan potongan harga.

License Timing / Timing Pembelian Lisensi

            Membeli software juga memerlukan timing yang tepat, seperti jangan membeli software sebelum Anda memulai proses produksi. Selain itu Anda juga memperhatikan waktu dari implementasi software tersebut. Sehingga Anda tidak membuang biaya ketika proses produksi belum dimulai.

Software Footprint

            Perlu diingat untuk membeli software Footprint, business Process, modules dan business functionaliy yang Anda butuhkan pada saat ini saja. Semakin akurat dan semakin tepat Anda dapat menentukan modul yang Anda butuhkan, maka semakin besar IT Cost yang ditekan dalam pembelian lisensi software.

Software Compliance / Kepatuhan aturan software

            Walaupun Anda ingin meminimalkan biaya, pastikan selalu Anda mengikuti aturan dan persyaratan pada lisensi software yang Anda gunakan, karena dalam kondisi ekonomi yang menurun, beberapa vendor memperketat audit lisensi mereka, sehingga apabila ditemukan celah di dalam penggunaan software, pihak vendor dapat melakukan tuntutan denda, dan akan menghabiskan biaya yang tidak diinginkan.

User Type and Mix / Tipe User

            Perusahaan dapat menentukan tipe- tipe dari pemakai aplikasi yang akan mereka gunakan, karena beberapa vendor menentukan tarif yang berbeda berdasarkan banyaknya pengguna yang menggunakan software mereka, semakin banyak tipe pengguna dan jumlah pengguna yang menggunakan, maka semakin mahal juga tarif dari pembelian lisensi software tersebut. Tipe – tipe pengguna yang biasa di kelompokan oleh vendor adalah :

• Full User
• Informational user
• Shop floor transactional user
• Conditional user
• Development User
• Nonemployee User
• Interfacing user

Jika perusahaan dapat melakukan pemetaan pengguna dengan tepat, maka perusahaan dapat menekan biaya pembelian lisensi software dari vendor.

Enterprise License / Lisensi Perusahaan

            Kesepakatan perusahaan biasa hanya di dalam lingkup database dan middleware saja, namun sebenarnya juga terkait dalam aplikasi. Sebagai contoh ada sebuah perusahaan besar yang dapat menekan biaya yang besar dalam pembelian lisensi software dengan membeli software footprint dalam jumlah besar dengan pertimbangan perusahaan akan menggunakan modul tersebut di kemudian hari, namun untuk menghindari kenaikan harga, perusahaan membuat perjanjian untuk dapat membeli modul tersebut di harga yang disepakati 2 pihak di tahun – tahun berikutnya.

Application and Process Design / Proses Design dan aplikasi

            Perlu diingat bahwa banyak vendor yang mendefinisikan user sebagai semua orang yang mengakses aplikasi, dan beberapa vendor memberikan lisensi tertentu kepada pengguna, sehingga hanya pengguna yang memiliki lisensi yang dapat membuka aplikasi, namun apabila vendor tidak memberikan lisensi untuk tiap pengguna maka solusi lain dapat digunakan untuk menekan biaya seperti membuatkan portal atau front end baru yang digunakan untuk pengguna yang ingin melihat – lihat saja dan tidak mengakses aplikasi secara spesifik. Sehingga mengurangi jumlah pengguna yang mengakses aplikasi dan akan berdampak pada pengurangan biaya.

 Processors, Cores, or Virtual Machines / Jumlah Prosesor dalam Komputer

            Pastikan untuk melihat pengaturan hardware yang berhubungan dengan lisensi software. Karena harga dari software kadang ditentukan berdasarkan jumlah prosesor yang ada di dalam komputer tujuan. Mengatur ulang pengaturan prosesor dengan membagi jumlah prosesor misalnya ditujukan sebagai backup system untuk mengurangi jumlah prosesor yang aktif akan mengurangi harga pemasangan.

Number of Instances / Jumlah Salinan

            Perhatikan berapa salinan dari software yang Anda butuhkan karena semakin banyak salinan yang Anda butuhkan maka biaya pemasangan software tersebut akan semakin besar.

Beta Software / Software Beta

            Apabila aplikasi yang akan Anda beli masih dalam tahap beta / masih baru di dalam pasar, pastikan Anda menegosiasikan kompensasi yang akan Anda dapatkan bila aplikasi tersebut ternyata gagal, dan analisa pula dampak/ risiko yang akan terjadi pada perusahaan Anda, pastikan perusahaan Anda mampu menyerap risiko tersebut.

Acquisitions and Diverstitures / Akusisi dan Pemecahan

            Perhatikan pula ketentuan yang diberikan oleh vendor apabila perusahaan Anda ingin mengakuisisi perusahaan lain ataupun menjual bagian dari perusahaan Anda. Karena ada kemungkinan akan muncul biaya tambahan yang perlu dikeluarkan.

Terms and Conditions / Syarat dan Ketentuan

            Menggunakan tenaga ahli dalam menganalisa terms and condition dari suatu software dapat menjadi pilihan yang bernilai, karena melewatkan suatu kondisi yang sederhana dapat berdampak besar bagi perusahaan.

Kesimpulan

             Pembelian lisensi aplikasi harus sangat teliti dan memperhatikan segala aspek yang ada, mulai dari tahap negosiasi, implementasi sampai dengan memperkirakan kebutuhan perusahaan di masa yang akan datang, dengan demikian mengurangi penambahan biaya yang tidak diperlukan serta menghindari masalah hukum yang akan merugikan perusahaan.

References :

Anita Cassidy; Dan Cassidy;. (–). A Practical Guide to Reducing IT Costs. 00. J.Ross Publishing. Ft. Lauderdale. ISBN: 9781604270334.