5 Alasan Kenapa Knowledge Management Diperlukan
“Knowledge management” adalah sebuah konsep yang berasal dari tahun 1990an, ketika para akademisi (terutama Nonaka, Takeuchi dan Davenport) mengembangkan gagasan tentang disiplin ilmu baru ini. Salah satu tujuan utama Knowledge management adalah menggunakan praktik dan teknologi perusahaan untuk memanfaatkan pengetahuan perusahaan. Sistem Knowledge management tradisional difokuskan pada kemampuan untuk menangkap pengetahuan dalam sistem terpusat dan membuatnya tersedia di kemudian hari. Namun, langkah pertama ini memiliki sedikit keberhasilan sehingga pada awal Knowledge management tampak ditinggalkan.
Namun kemunculan Enterprise 2.0 (2006) telah memberi kehidupan baru pada Knowledge management, berkat pergeseran fokus dari “pengetahuan” itu sendiri kepada individu-individu yang memegang, berbagi dan menggunakannya. Dalam beberapa hal, praktik dan teknologi baru yang diperkenalkan oleh kolaborasi sosial perusahaan telah menyimpang perspektif bagaimana memanfaatkan pengetahuan karyawan melalui model baru untuk menciptakan, berbagi, dan menggunakan pengetahuan. Efek “jaringan” ini memungkinkan menghubungkan orang dengan tujuan berbagi pengetahuan, sehingga pengetahuan itu lebih mudah diakses.
Di bawah ini adalah 5 alasan penting kenapa Knowledge Management itu diperlukan bagi tiap organisasi:
- Mempercepat akses terhadap informasi dan pengetahuan
Knowledge Management mempermudah pencarian informasi atau orang yang memegang informasi yang Anda butuhkan. Ini meningkatkan efisiensi dan produktivitas dan memungkinkan Anda bekerja lebih baik.
- Meningkatkan proses pengambilan keputusan
Karyawan dapat meningkatkan kualitas dan kecepatan pengambilan keputusan dengan mengakses pengetahuan seluruh organisasi saat mereka membutuhkannya. Saat membuat keputusan, alat kolaborasi perusahaan memfasilitasi akses terhadap pendapat dan pengalaman orang yang berbeda, yang dapat memberi kontribusi perspektif tambahan pada pilihan yang dibuat.
- Menciptakan inovasi dan perubahan
Aktifkan dan dorong pembagian gagasan, kolaborasi dan akses terhadap informasi terbaru. Knowledge Management memungkinkan individu untuk merangsang inovasi dan perubahan yang dibutuhkan untuk mengembangkan organisasi dan memenuhi kebutuhan bisnis yang terus berubah.
- Meningkatkan efisiensi tiap unit operasi dan proses bisnis organisasi
Dengan akses informasi dan sumber daya yang lebih cepat ke seluruh organisasi, pekerja dapat bertindak cepat. Sebuah studi yang dilakukan oleh McKinsey & Co pada bulan November 2011, dimana lebih dari 4.200 eksekutif diwawancarai di seluruh dunia, menunjukkan bahwa penggunaan teknologi kolaborasi sosial telah memperbaiki proses bisnis dan kinerja organisasi secara umum.
- Meningkatkan kepuasan pelanggan
Berbagi pengetahuan dan kolaborasi silang membantu meningkatkan nilai yang ditawarkan kepada pelanggan. Organisasi mampu memberikan jawaban lebih cepat atau mempersingkat waktu yang diperlukan untuk memperbaiki produk atau layanan.
Menurut sebuah studi oleh Gartner (2014, Knowledge Management Will Transform CRM Customer Service, di balik paywall), memperbaiki akses terhadap pengetahuan kontekstual oleh seorang karyawan atau klien mengurangi waktu yang dibutuhkan oleh penyedia layanan untuk memberikan jawaban sebesar 20-80 persen, Meningkatkan kepuasan pelanggan Selain itu, sebuah organisasi dapat mengurangi biaya dukungan pelanggan sebesar 25 persen atau lebih, saat menggunakan aktivitas pengelolaan Knowledge Management yang sesuai.
