Procurement Process in SAP ERP

Pada SAP modul Material Management, terdapat proses bisnis dalam pengadaan barang (procurement). Dalam melakukan proses pengadaan barang, terdapat beberapa proses bisnis yang harus dijalankan dan dokumen yang dihasilkan. Di antaranya:

Demand Determination -> Source Determination -> Supplier Selection -> Purchase Order Processing -> Order Monitoring -> Goods Receipt -> Invoice Verification -> Payment Processing

1. Demand Determination

Pada tahap ini, dilakukan permintaan terhadap barang dari departemen yang membutuhkan barang tersebut. Dokumen yang terbuat pada tahap ini adalah purchase requisition. Isi dari purchase requisition adalah barang-barang yang ingin diminta dari bagian internal perusahaan.

2. Source Determination

Source determination maksudnya adalah menentukan supplier yang akan menjadi penyedia barang yang tadi telah diminta pada tahap demand determination. Dokumen yang terbuat pada tahap ini adalah request for quotation. Isi dari dokumen ini adalah meminta kepada perusahaan penjual untuk membuat quotation (penawaran).

3. Supplier Selection

Apabila supplier telah ditentukan, maka terdapat tahap dimana supplier/vendor yang telah ditentukan tadi harus dipilih. Penentuan supplier tadi berdasarkan requirement dari perusahaan.

4. Purchase Order Processing

Purchase order dapat dibuat berdasarkan informasi dari purchase requisition dan quotation yang telah terbuat sebelumnya. Purchase order merupakan dokumen perjanjian antara pembeli dan penjual.

5. Order Monitoring

Sistem akan mengecek reminder period yang telah ditentukan sebelumnya dan jika perlu mencetak reminder secara otomatis pada interval yang telah ditentukan. Sistem juga menyediakan status terkini mengenai semua purchase requisition, quotation dan purchase order.

6. Goods Receipt

Karyawan yang telah ditugaskan untuk menerima barang akan mengkonfirmasi penerimaan barang dengan memasukkan nomor purchase order. Setelah melakukan goods receipt, maka stok barang pada inventory akan bertambah.

7. Invoice Verification

Sistem akan mengecek dan mencocokan invoice . Karyawan accounts payable akan diinfokan mengenai quantity dan varian harga karena sistem memiliki akses ke data purchase order dan goods receipt. Ini membantu mempercepat proses audit dan clearing invoice untuk pembayaran.

8. Payment Processing

Pada tahap ini pembayaran diproses dan diselesaikan ke pihak penjual.

Referensi:

SAP.(2006).SAP01:SAP Fundamental Participant Handbook.Germany:SAP AG.