Kesalahan dalam Manajemen Resiko Proyek (Project risk management)

Dalam perencanaan sebuah proyek yang berisi beberapa estimasi yang merefleksikan pemahaman kita mengenai situasi yang sedang dihadapi saat ini, informasi yang tersedia, dan asumsi yang harus dibuat. Fakta bahwa kita harus melakukan estimasi mengimplikasikan tingkat ketidakpastian dalam memprediksi outcome yang akan muncul pada peristiwa yang akan datang. Walaupun tidak ada yang dapat memprediksi kejadian yang akan datang dengan tepat, memiliki dasar proses, kelengkapan alat, serta teknik yang kuat dapat meningkatkan keyakinan kita dalam membuat estimasi yang diperlukan.

Sayangnya, jarang sekali hal-hal tersebut berjalan sesuai rencana karena proyek yang dijalankan harus beradaptasi sesuai dengan lingkungan yang dinamis. Project risk management berfokus dalam mengidentifikasi, menganalisa, dan mengembangkan strategi untuk merespon resiko yang mungkin terjadi secara efektif dan efisien. Namun, yang harus diingat adalah bahwa tujuan dari risk management adalah bukan untuk menghindari semua resiko yang mungkin terjadi, tapi bertujuan untuk membuat keputusan atas dasar informasi mengenai resiko mana saja yang bernilai untuk diambil dan untuk merespon resiko tersebut dalam cara yang sesuai.

Sangat disayangkan ketika banyak proyek yang tidak mengikuti risk management approach secara formal. Karena kegagalan untuk merencanakan hal yang tidak terduga, banyak organisasi yang akhirnya mengalami krisis yang terus menerus akibat ketidakmampuan dalam membuat keputusan yang efektif ketika diperlukan. Banyak orang menyebut pendekatan ini sebagai crisis management atau firefighting karena stakeholder dari proyek tersebut menggunakan pendekatan reaktif atau hanya menggunakan manajemen resiko setelah masalah muncul. Beberapa kesalahan yang umumnya terjadi dalam management risk project adalah :

• Tidak memahami keuntungan dari melakukan management risk – Sering kali project sponsor atau client hanya mementingkan hasil akhir tanpa memperduliakn bagaimana cara project team mencapai sasaran dan tujuannya, selama hasil akhir yang diharapkan tercapai. Project manager dan timnya mungkin saja bergantung pada resiko besar dengan pemahaman yang minim mengenai dampak dari keputusan terkait resiko tersebut, oleh karena itu, penting sekali untuk membangun budaya sadar resiko (risk-aware culture) dalam mengambil keputusan.
• Tidak menyediakan waktu yang cukup untuk risk management – risk management dan prosesnya tidak seharusnya dipandang sebagai tambahan dari proses perencanaan project, namun harus ditumbuhkan sebagai kemampuan dan proses yang matang dan terintegrasi secara keseluruhan
• Tidak mengidentifikasi dan menilai resiko menggunakan pendekatan yang terstandarisasi – tidak memiliki pendekatan yang sudah terstandarisasi terhadap risk management dapat berakibat terlalaikannya threat dan opportunities dalam project. Lebih banyak waktu dan sumber daya akan terpakai pada masalah yang sesungguhnya bisa dihindari, opportunities akan terlewatkan, dan keputusan akan dibuat tanpa pemahaman secara menyeluruh.

Source : Marchewka, Jack T. Information Technology Project Management: Providing Measurable Organizational Value. Hoboken, NJ: John Wiley & Sons, 2015.