VMI (VENDOR MANAGE INVENTORY)

VMI merupakan konsep baru yang saat ini sudah banyak diimplementasikan. Tujuannya adalah menjalin hubungan yang saling menguntungkan antara dua belah pihak dalam menjamin ketersediaan dan arus barang menjadi lebih lancar dengan kontrol  yang akurat. Dalam konsep VMI pabrikan atau distributor mengambil alih peran perencanaan persediaan bagi para pelanggannya. Dengan memberikan informasi yang baik dan lengkap kepada produsen atau distributor maka tingkat visibilitas barangnya yang tinggi di lokasi pelanggan dapat dipertahankan bahkan ditingkatkan.  Disamping melakukan kegiatan pemesanan ulang barang-barang yang telah habis, pemasok juga bertanggung jawab untuk mengisi ulang persediaan barang pada tingkat yang sesuai untuk para pelanggannya. Wal-Mart adlah perusahaan yang telah mengadposi strategi ini dan merupakan perusahaan yang melawan banyak organisasi yang belum mau melaksanakannya.  Lalu apa manfaat yang diperoleh bagi pelanggan dan pemasok?.

Pelanggan akan mendapatkan pelayanan yang lebih baik dari sisi kecepatan dan kualitas barang. Ketika pemasok melihat bahwa pelanggannya akan menghabiskan persediaannya, pemasok segera mempersiapkan diri untuk mengisi ulang barang dengan lebih baik karena pemasok dapat menjadwalkan produksi dan dilanjutkan distribusi dengan lebih baik. Para pelanggan akan mengurangi  risiko kekurangan persediaan karena  mereka tidak perlu melakukan  pemesanan ulang  barang yang habis. Pelanggan tidak perlu mengetahui apakah pemasok memiliki kemampuan atau tidak untuk mengisi kembali persediaan tanpa mengganggu operasi pelanggan. Oleh karena itu, bagian dari tujuan VMI adalah mengurangi ketidakpastian yang timbul pada saat pemasok tidak mengetahui status persediaan barang dimasing-masing pelanggannya. Dilain fihak, selama pemasok dapat melaksanakan tugasnya untuk memelihara persediaan yang telah ditentukan dan  tidak terjadi kekuranga stok barang, maka dengan dukungan MMI  pemasok akan dapat membuat pelanggan loyal (tergantung) untuk jangka panjang baik melalui kontrak ataupun tanpa kontrak.  Pendapatan pemasok akan akan lebih terjamin dan dapat diprediksi berapa keuntungan yang akan diperoleh serta pemasok dapat mengurangi risiko bahwa pelanggan akan beralih ke pemasok yang lain (beaya pindah akan terlalu mahal bagi pelanggan). Dibantu dengan VMI akan memungkinkan pemasok untuk menjadwalkan operasinya lebih produktif karena pemasok dapat memantau persediaan pelanggan secara reguler. Selanjutnya, pengurangan persediaan dapat dilakukan apabila pemasok telah melakukan penilaian penjualan barang selama setahun.

Agar VMI bekerja dengan baik maka tiga hal penting berikut ini perlu dipertimbangkan oleh kedua belah fihak. Pertama, perlunya pemahaman secara menyeluruh bagi kedua pihak tentang bagaimana sistem akanbermanfaat bagi kedua belah pihak, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.  Biasanya pemasok akan cenderung kecewa dengan  hasil yang diperoleh untuk jangka pendek.  Jika hal ini tidak difahami maka kerjasama ini kemungkinan segera berakhir  atau putus. Jadi komunikasi yang jelas dan kontinyu antara pemasok dan pelanggan diperlukan sehingga terjadi kerjasama yang baik. Kedua, berbagi informasi antara pemasok dan pelanggan. Berbagi informasi penting untuk melakukan kegiatan  isi ulang persediaan secara tepat waktu. Informasi tentang barang tidak harus dibagi antara pemasok dan pelanggan, namun informasi yang diperlukan untuk menjaga arus barang tetap harus tersedia. Pelanggan harus bersedia untuk membagikan informasi yang diperlukan pemasok dalam kaitannya dengan penyusunan prakiraan kebutuhan barang yang diperlukan.  Ketiga, pada saat kedua pihak sepakat untuk menerapkan program VMI, mereka perlu bertemu dan mendiskusikan bagaimana mereka mewujudkan tujuan dari kerjasama ini. Mereka perlu mengerti juga bahwa setelah program VMI dilaksanakan, masing-masing pihak harus siap mengantisipasi kemungkinan terjadinya kekurangan maupun kesalahan (terjadi outstock maupun overstock). Dari kesalahan-kesalah an yang mungkin terjadi perlu dipelajari agar kesalahan dan kekuarangan yang sama tidak terjadi lagi.

Dalam program MVI , masalah yang sering terjadi adalah perubahan permintaan yang tak terduga oleh pelanggan yang ditujukan kepada pemasok. Perubahan permintaan dapat diakibatkan oleh pelanggan yang mendapatkan pembeli-pembeli baru yang membeli barang dengan jumlah besar dan dalam waktu singkat. Meningkatnya permintaan bisa juga terjadi apabila ada promosi khusus. Pemasok mungkin belum dapat menjadwalkan produksi atau pengiriman pada waktu yang tepat, sehingga dapat menyebabkan kurangnya persediaan. Lonjakan permintaan dapat juga menciptakan beban atau masalah bagi pemasok, karena menyusun kembali rencana produksi atau inventarisasi ulang para pelanggannya. Oleh karenanya , jika pemasok mengalami lonjakan permintaan yang signifikan dari pelanggan utama, pemasok perlu memberi tahukan kepada pelanggan VMI, bahwa sebagi pemasok juga memiliki keterbatasan agar para pelanggan dapat menyesuaikannya.