Pengenalan Business Process Management

Pengertian BPM

BPM adalah disiplin ilmu yang mengkombinasikan pemodelan, otomatisasi, eksekusi, pengendalian, pengukuran dan optimalisasi arus aktivitas bisnis yang digunakan untuk mendukung tujuan perusahaan yang mencakup sistem, karyawan, pelanggan dan mitra dalam dan di luar perusahaan.

Pengertian lainnya adalah suatu metode penyelarasan secara efisien suatu organisasi dengan keinginan dan kebutuhan organisasi tersebut. Atau otomatisasi dari aktivitas pekerja yang memakan waktu dan biaya dari suatu perusahaan.

Dari kedua pengertian di atas dapat ditarik kesimpulan BPM bukan saja berkaitan dengan penerapan teknologi. Bukan berarti suatu proses yang awalnya dilakukan manual diubah menjadi otomisasi dapat dikategorikan sebagai BPM. BPM mengandung makna yang lebih luas yaitu perubahan proses bisnis yang dilakukan demi menghadapi masalah managerial yang dihadapi perusahaan. Setelah proses bisnis diubah barulah diiringi dengan teknologi yang membantu implementasi BPM agar dapat berjalan dengan lancar.

Proses otomatisasi yang terjadi ketika penerapan teknologi hanya dapat meningkatkan efisiensi perusahaan ketika proses yang memang dijalankan tanpa teknologi terlebih dahulu sudah efisien. Jika belum penerapan otomisasi hanya akan memperbesar inefisiensi yang memang sudah ada di dalam proses bisnis tersebut.

BPM dapat disebabkan oleh beberapa hal. Yang pertama adalah organisasi misalkan adanya pertumbuhan organisasi yang tinggi, ada nya pengabungan usaha ( merger), perubahan strategi, dll. Yang kedua adalah manajemen misalkan keinginan ingin memaksimalkan ROI, ekspansi bisnis, dll. Yang ketiga adalah karyawan misalkan tinggi nya angka perputaran karyawan, rendahnya kepuasan karyawan,dll. Yang keempat adalah pelanggan dan mitra perusahaan misalkan tingkat kepuasan yang rendah, pertumbuhan yang tinggi, dll. Yang kelima adalah produk dan servis misalkan adanya produk baru yang akan dikembangkan. Yang keenam adalah proses misalkan kurangnya standarisasi, kurangnya komunikasi,dll. Dan yang terakhir adalah teknologi informasi misalkan adanya penerapan teknologi baru.

BPM Stakeholder               

BPM stakeholder merupakan seluruh pihak yang terlibat dan mengerti proses penerapan BPM. Terdiri dari berbagai pihak contoh nya BPM Project Manager, BPM Program Manager, CPO (Chief Process Officer), developer program, pemilik proses, partisipan proses dan juga pihak profesional dari luar perusahaan yang membantu pelaksanaan proses BPM. Berikut dijabarkan beberapa tanggung jawab dari masing-masing stakeholder :

• CPO bertanggung jawab untuk manajemen proses bisnis dalam organisasi, standarisasi dan merampingkan proses bisnis.
• Project Manager bertanggung jawab untuk organisasi dan komunikasi dari anggota tim, pemantauan kemajuan dan risiko manajemen.
• Pemilik proses bertanggung jawab untuk mengelola proses dan mengidentifikasi inefisiensi dan perbaikan selama pemodelan dan optimasi tahap siklus hidup BPM.
• Partisipan proses bertanggung jawab memasukan ke pemodelan proses dengan menjelaskan kegiatan mereka.
• Developer program bertanggung jawab atas solusi perangkat lunak baru mungkin diperlukan atau solusi yang ada dapat diintegrasikan dengan solusi lain atau disesuaikan untuk meningkatkan proses bisnis.
• Pihak profesional dari luar perusahaan bertanggung jawab untuk membantu pelaksanaan BPM dan memonitor kinerja nya dengan cara mengevaluasi.

Cara memonitor Proyek BPM

Cara memantau projek BPM adalah dengan melakukan pengukuran yang dapat terdiri dari :

• Survei pelanggan, mitra dan kepuasan karyawan dengan program BPM yang dijalankan.
• Berapa kali model proses di konsultasikan.
• Berapa jumlah keluhan yang menyatakan bahwa model proses tidak benar.
• Jumlah deskripsi model proses yang belum dikaji atau diubah dalam jangka waktu yang disepakati.
• Perputaran karyawan.
• Persentase proyek yang telah mencapai target.
• Ketersediaan model proses.
• Waktu turn-around untuk model proses