Pengenalan Business Process Improvement

Business process improvement (BPI) merupakan metodologi perencanaan dalam pengoperasian proses bisnis ataupun keterampilan karyawan yang dapat ditingkatkan agar lebih baik sehingga dapat mendorong prosedur, alur kerja yang lebih efisien dan efektif bagi pertumbuhan bisnis secara keseluruhan. Proses ini juga dapat disebut sebagai proses perbaikan fungsional yang dapat membantu meningkatkan proses bisnis dalam suatu perusahaan.

Tujuan dari Business process improvement (BPI) adalah untuk mengeliminasi kesalahan-kesalahan, memberikan perusahan keuntungan yang kompetitive dengan peningkatan proses bisnis, memenuhi permintaan pelanggan dan tujuan bisnis yang lebih efektif.

Fase-fase Business Process Improvement:

langkah ke-1: Mengorganisir Perbaikan

Mengorganisir perbaikan adalah pengorganisir perbaikan yang bertujuan untuk mengelola proses bisnis internal maupun eskternal untuk menjadi lebih baik dalam suatu organisasi seperti berikut dibawah ini.Mendefinisikan proses bisnis yang kritis

1. Pemilihanprocess owner
2. Mendefinisikan batas-batas awal perbaikan
3. Pembentukan dan pelatihan tim perbaikan proses
4. Mengembangkan model perbaikan
5. Menetapkan ukuran-ukuran keberhasilan

langkah ke-2: Pemahaman Proses

Pemahaman proses dilakukan untuk mencapai pemahaman seluruh dimensi yang ada di dalam proses bisnis yang berlangsung dalam organisasi sehingga proses yang berjalan jelas dan di mengerti oleh masing-masing dimensi fungsional dari bagan arus proses maupun prosedur yang ada didalamnya.

1. Membuat bagan alir proses
2. Hubungan-hubungan dengan sebuah proses yang berjalan
3. Melakukan analisa waktu proses
4. Pelaksanaan perbaikan yang cepat
5. Pengaturan proses dan prosedur

langkah ke-3: Penyederhanaan Proses

Penyederhanaan proses adalah proses yang dilakukan untuk menyederhanakan proses dengan mengurangi waktu proses, menstandarisasi maupun memperbaharui proses yang semuanya bertujuan untuk memperbaiki efisiensi, efektivitas, dan adaptabilitas dari proses bisnis yang berjalan.

1. Menyederhanakan proses
2. Pemilihan proses yang dikehendaki
3. Mengurangi birokrasi
4. Meng-upgradeperalatan
5. Standarisasi proses
6. Mengurangi waktu proses

langkah ke-4: Pengukuran dan Kontrol

Pengukuran dan pengontrolan proses bisnis dilakukan untuk mengontrol jalannya proses bisnis dengan melakukan pemeriksaaan dan pengukuran terhadap prediksi target yang ingin dicapai oleh organisasi.

1. Mengembangkan pengukuran proses dan target yang dicapai
2. Menyediakan systemumpan balik
3. Melakukan pemeriksaan proses secara berkala

langkah ke-5: Perbaikan Berkelanjutan

perbaikan berkelanjutan dilakukan dengan tahapan dibawah ini dengan tujuan adalah untuk mencapai pengimplemantasian proses perbaikan selanjutnya dengan berbagai proses seperti perubahan, menghapus , menambahkan proses, dan sebagainya.

1. Mengevaluasi dampak perubahan terhadap bisnis dan pelanggan
2. Mengkualifikasikan proses
3. Mencari dan menghilangkan masalah proses
4. Studi banding proses
5. Melihat kembali kualifikasi secara berkala

Cycle time merupakan siklus waktu yang digunakan dalam menghasilkan sebuah output dari input yang diberikan yang mana siklus waktu ini dapat menghambat efisiensi dan efektivitas proses  bisnis perusahaan sehingga terdapat 3 cara untuk memperbaiki siklus waktu yang berjalan di dalam perusahaan yakni :

1. Eliminasi Kegiatan Non Value added (NVA). NVA merupakan aktivitas dari suatu proses bisnis yang tidak memberikan keuntungan dan nilai yang berarti kepada pelanggan maupun dalam proses bisnis sehingga dengan melakukan pengeliminasian aktivitas ini dapat memberikan efisiensi waktu pada proses bisnis organisasi. contoh:  Redundant inspections, Filling in forms, Rework, Excessive transit, Waiting, Storage.
2. Meminimalisir kegiatan Business Value Added(BVA). BVA merupakan aktivitas-aktivitas dari suatu proses bisnis yang tidak memberikan nilai tambah bagi hasil dari proses secara langsung, tetapi aktivitas ini diperlukan dalam proses bisnis sebagai pendukung untuk proses bisnis lainnya sehingga dengan adanya aktivitas ini dapat membantu proses menjadi lebih efektif namun aktivitas ini tidak dianjurkan untuk berlebihan sehingga membutuhkan pengurangan pada proses ini. contoh: Scheduling, Marketing, planning,Auditing.
3. Sederhanakan kegiatanReal Value Added (RVA). RVA mencakup proses penting yang mengubah input menjadi output yang diperlukan untuk memenuhi kepuasan pelanggan sehingga proses ini menjadi sangat penting namun semakin sederhana aktivitas ini semakin baik dalam keefektivitasan dan keefisiensian siklus waktu. contoh : Product development, Material procurement.