Project Closure

Dalam penutupan sebuah proyek yang dilaksanakan, tidak semua proyek berakhir tepat sesuai dengan yang dijadwalkan, bisa saja sebuah proyek dihentikan karena beberapa alasan.

Terdapat 5 keadaan dari ending sebuah proyek, yaitu normal, premature, perpetual, failed, dan change priorities.

• Normal – Sebuah proyek yang diakhiri secara normal adalah proyek yang selesai sesuai dengan rencana awal. Cakupan proyek berhasil dicapai dengan biaya, kualitas, dan jadwal yang telah ditetapkan, walaupun mungkin terdapat beberapa variasi dan modifikasi dalam berjalannya pelaksanaan proyek tersebut. Proyek yang telah selesai akan diserahkan kepada sponsor dan kemudian akan dirilis agar dapat digunakan oleh customer, akhir proyek akan ditandai dengan perayaan dan penghargaan untuk pekerjaan yang telah dilakukan oleh orang-orang yang terlibat.

• Premature – Pada saat-saat tertentu, tim proyek mungkin akan didorong untuk menyelesaikan proyek lebih awal walaupun produk atau sistem mungkin belum mencakup semua fitur dan fungsional yang direncanakan di awal. Walaupun terdapat tekanan untuk menyelesaikan proyek lebih awal, resiko dari keputusan ini harus dipertimbangkan secara matang oleh semua stakeholder dari proyek tersebut.

• Perpetual – Beberapa proyek terkadang akan terlihat bahwa proyek tersebut akan terus berjalan selama sistem atau produk tersebut berlangsung, yang artinya proyek tersebut tidak akan berakhir. Proyek perpetual bisa jadi merupakan hasil dari keterlambatan dalam pelaksanaan proyek atau cakupan dan MOV yang tidak pernah didefinisikan secara jelas atau disetujui semenjak awal pelaksanaan proyek. Lalu, sponsor atau tim mungkin mencoba untuk menambah beberapa fitur atau fungsional terhadap produk atau sistem, yang kemudian dapat berujung pada perpanjangan waktu atau penambahan sumber daya yang diperlukan, sehingga menambah biaya yang harus dikeluarkan oleh organisasi.

• Failed – Terkadang, beberapa proyek memang gagal. Secara umum, proyek gagal apabila tidak tesedianya atensi yang cukup diberikan, baik kepada proses, teknologi, atau orang-orang yang terlibat di dalamnya. Walaupun MOV dari sebuah proyek mungkin telah menetapkan nilai proyek kepada organisasi, biaya dan waktu akan mengalahkan nilai tersebut ketika biaya yang dikeluarkan untuk menyelesaikan proyek tersebut lebih besar dibanding benefit yang akan diberikan.

• Changed Priorities – Dalam beberapa keadaan, sebuah proyek mungkin dihentikan sebagai hasil dari perubahan prioritas. Alasan ekonomi dan financial mungkin mengindikasikan bahwa sumber daya tidak lagi tersedia untuk penyelesaian proyek, atau manajemen memutuskan untuk mengalihkan sumber daya ke proyek yang memiliki prioritas lebih tinggi. Perubahan ini dapat terjadi ketika kepentingan awal atau nilai dari proyek tersebut disalahartikan, dibawakan secara salah, atau ketika kebutuhan organisasi berubah selama proyek tersebut dijalankan dalam jangka panjang.

Source : Marchewka, Jack T. Information Technology Project Management: Providing Measurable Organizational Value. Hoboken, NJ: John Wiley & Sons, 2015.