School of Information Systems

Business Process in Sales Order Management in SAP ERP

12 May 2017

Pada SAP modul Sales and Distribution, terdapat proses bisnis yaitu proses penjualan (sales order management). Dalam melakukan proses penjualan, terdapat beberapa proses bisnis yang harus dijalankan dan dokumen yang dihasilkan. Di antaranya:

Inquiry -> Quotation -> Sales Order -> Outbond Delivery -> Transfer Order -> Good Issue -> Billing

  1. Presales (optional)

Upaya yang dilakukan agar dapat terjadi penjualan (meyakinkan customer agar bersedia membeli barang tersebut). Terdapat 2 dokumen yang dibuat pada presales:

  • Inquiry

Pada tahap ini, pembeli masih bertanya-tanya mengenai produk yang akan dibeli dan tahap ini masih merupakan proses non-formal

  • Quotation
    Quotation merupakan penawaran barang dari penjual ke pembeli. Pada quotation terdapat quantity yang harus diisi.
  1. Sales Order Creation and Avaibility Check

Sales order merupakan persetujuan antara pembeli dan penjual. Sales order dapat mengambil data dari dokumen yang ada pada Pre-sales (quotation atau inquiry). Pada saat pembuatan sales order, terdapat beberapa fungsi yang dijalankan, yaitu:

  • Memonitor transaksi penjualan
  • Mengecek ketersediaan barang
  • Mentransfer requirement ke Material Requirements Planning (MRP)
  • Menjadwalkan pengiriman
  • Menghitung biaya
  • Mengecek limit kredit
  • Membuat dokumen baik yang dicetak maupun elektronik

Semua data-data yang dihasilkan dari data di atas akan didokumentasikan dalam sales order.

  1. Delivery and Goods Issue

Terdapat 3 aktivitas pada tahap ini:

  • Picking: memindahkan barang keluar dari gudang ke shipping area (storage location)
  • Packing: di shipping area, barang dimasukkan ke dalam container
  • Loading: Barang masuk ke truk yang akan mengirim barang

Setelah kendaraan yang digunakan untuk mengirim barang keluar dari plant, maka dilakukan post good issue

Terdapat 2 fungsi PGI:

  • Update inventory (stock update)
  • Update accounting document
  1. Billing

Pada tahap ini, dokumen yang dihasilkan adalah invoice. Dokumen billing menjadi sumber data untuk financial accounting untuk memonitor dan memproses pembayaran dari customer.

  • Pada tahap ini terdapat beberapa fungsi, yaitu:
  • Invoice terbuat berdasarkan pengiriman
  • Menerbitkan memo debit dan kredit
  • Membatalkan transaksi pembayaran
  • Menentukan harga secara menyeluruh
  • Menerbitkan potongan harga
  • Transfer data pembayaran ke financial accounting
Evelyn Pricilia