Sekilas Tentang E-Procurement

E-Procurement saat ini sudah menjadi sebuah sistem yang banyak digunakan baik di pemerintahan maupun perusahaan swasta. E-Procurement membantu proses pengadaan barang menjadi lebih efisien dan transparan. Menurut beberapa pakar, E-Procurement punya berbagai definisi, E-procurement merupakan intergrasi dan manajemen elektronik terhadap semua aktivitas pengadaan termasuk permintaan pembeli, pemberian hak, pemesanan, pengiriman dan pembayaran antara pembeli dan pemasok (Chaffey, 2004). Sedangkan menurut Davila, Tony, Mahendra Gupta, dan Richard Palmer  (2002) dalam “Moving Procurement Systems to The Internet” menyebutkan e-procurement adalah Teknologi yang dirancang untuk memfasilitasi pengadaan barang melalui internet,  Manajemen seluruh aktivitas pengadaan secara elektronik. Aspek-aspek fungsi pengadaan yang didukung oleh bermacam-macam bentuk komunikasi secara elektronik. Menurut Kalakota, Ravi dan Robinson (2001), e-procurement merupakan proses pengadaan barang atau lelang dengan memanfaatkan teknologi informasi dalam bentuk website.

Selain definisi, terdapat berbagai manfaat dari diterapkannya sistem E-Procurement dalam perusahaan. Menurut Kalakota, Ravi dan Robinson (2001) manfaat e-procurement dibagi menjadi 2 kategori yaitu : efisien dan efektif. Efisiensi eprocurement mencakup biaya yang rendah, mempercepat waktu dalam proses procurement, mengontrol proses pembelian dengan lebih baik, menyajikan laporan informasi, dan pengintegrasian fungsi-fungsi procurement sebagai kunci pada sistem back-office. Sedangkan efektivitas eprocurement yaitu meningkatkan kontrol pada rantai nilai, pengelolaan data penting yang baik, dan meningkatkan kualitas pengambilan keputusan dalam proses pembelian pada organisasi.

Gambar 1 – Skema E-Procurement

Pada Gambar 2 dijelaskan secara singkat cakupan E-Procurement secara garis besar  yaitu dari permintaan pengadaan barang hingga barang tersebut di terima oleh pengguna. Prosesnya secara lebih spesifik adalah sebagai berikut di mana dimulai dari adanya permintaan barang (biasa disebut Purchase Request), yang kemudian ditindak lanjuti dengan adanya pembuatan permintaan penawaran harga kepada supplier / pemasok yang dianggap mampu menyediakan barang tersebut (biasa disebut Request for Quotation). Supplier / pemasok akan merespon permintaan penawaran harga tersebut dengan memberikan penawaran harga (biasa disebut Quotation). Lalu dari penawaran harga tersebut, akan dipilih penawaran harga terbaik sesuai kriteria permintaan barang yang telah ditentukan kemudian dibuat nota pembelian (biasa disebut Purchase Order). Setelah dibuatkan nota pembelian, maka akan dilakukan pembayaran (Payment) sesuai dengan skema pembayaran yang sudah disetujui sebelumnya dengan pemasok. Proses terakhir adalah proses penerimaan barang di mana supplier / pemasok akan mengirimkan barang sesuai permintaan kepada pengguna (Goods Receipt).

Salah satu contoh penerapan E-Procurement saat ini dapat dilihat pada LPSE (Layanan Pengadaan Secara Elektronik) yang dapat diakses pada https://eproc.lkpp.go.id/   di mana situs mencakup proses pengumuman pengadaan barang/jasa sampai dengan pengumuman pemenang. Berbagai pengguna yang terlibat dalam pengunaan sistem ini pada LPSE diantaranya Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)/Unit Layanan Pengadaan (ULP)/ Pejabat Pengadaan dan Penyedia barang/jasa. Salah satu bentuk transparasi yang diterapkan dalam sistem LPSE adalah memungkinkan adanya fitur audit pada sistem ini.

Referensi :

Chaffey, Dave. (2004). E-business and e-commerce management : strategy,

    implementation, and practice (2nd ed). Prentice Hall, England

Davila, Tony, Mahendra Gupta, dan Richard Palmer, 2002, Moving Procurement

    Systems to the Internet: The Adoption and Use of E-Procurement Technology Models,

    http://gsbapps.stanford.edu/researchpapers/library/RP1742.pdf

Kalakota, Ravi and Robinson, Marcia (2001). E-business 2.0 : Roadmap For Success,

                 Addison Wesley,Boston

https://eproc.lkpp.go.id/content/tentang, Diakses 26 Januari 2017