Sistem Informasi Pembelian

TUJUAN SIKLUS PEMBELIAN

1. Untuk memastikan bahwa perusahaan hanya memesan barang yang memang perlu dipesan.
2. Untuk memastikan bahwa hanya barang yang dipesan yang diterima perusahaan dan bahwa barang yang diterima telah diterima dalam keadaan baik (tidak ada yang rusak atau cacat).
3. Untuk memastikan bahwa barang yang sudah dibeli tersimpan aman dalam gudang, sampai tiba saatnya barang tersebut dijual kembali atau dipakai dalam proses produksi.
4. Untuk memastikan bahwa faktur yang diterima dari pemasok adalah faktur yang valid. Jadi, jangan sampai kita ditagih atas barang yang sebenarnya tidak pernah diterima.
5. Untuk memastikan bahwa transaksi pembelian dicatat dengan benar dan tepat waktu.
6. Untuk memastikan bahwa kas dikeluarkan untuk membayar utang yang memang legal.

Siklus Pembelian Kredit Dalam Sistem Informasi Akuntansi

Tahapan sistem pembelian tunai dan kredit:

1. Fungsi pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhan untuk menambah persediaan kembali melalui observasi catatan persediaan.
2. Proses pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan, memilih memasok, dan membuat pesanan pembelian.
3. Setelah beberapa waktu, perusahaan akan menerima brang persediaan dari pemasok.
4. Informasi mengenai penerimaan barang digunakan untuk memperbarui catatan persediaan.
5. Proses utang usaha menerima faktur dari pemasok.
6. Buku besar menerima ringkasan informasi dsri utang usaha dan pengendali persediaan.

Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian tunai dan kredit :

Prosedur permintaan pembelian

Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat perrnintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.

Prosedur permintaan penawaran harga dan penelitian pemasok

Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada petnasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lai, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.

Prosedur order pembelian

Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembetian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan, mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.

Prosedur penerimaan barang

Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kualitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan peneriinaan barang dari pemasok tersebut.

Prosedur pencatatan utang

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.

Prosedur distribusi pembelian

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

Fungsi pembelian dalam suatu perusahaan meliputi :

o   Pembelian barang dagangan, bahan baku, bahan penolong, suku caadang, dan berbagai supplies seperti supplies kantor,dll.

o   Pembelian mesin – mesin dan peralatan pabrik, serta peralatan kantor.

o   Pembelian perlengkapan pengepakan.

o   Pembelian – pembelian lain untuk keperluan perusahaan.

o   Memelihara hubungan dengan pemasok.