Pengendalian Dokumen Sistem Penjualan

Tujuan sistem penjualan adalah:

• Mencatat order penjualan dengan cepat dan akurat
• Memastikan bahwa perusahaan menjual kepada konsumen yang memang layak menerima kredit (sehingga kalau boleh, tidak ada kredit macet)
• Memastikan bahwa konsumen menerima kiriman produk dan jasa tepat waktu, sesuai yang dijanjikan
• Menagih tepat waktu dan akurat, sehingga perputaran kas lebih cepat.
• Mencatat dan mengelompokkan transaksi keuangan secara cepat dan akurat (ke dalam jurnal maupun ke buku besar)
• Memastikan keamanan aset perusahaan (barang dagangan maupun kas dari penjualan)

INPUT SISTEM PENJUALAN

Beberapa nama dokumen sebenarnya dapat merupakan rangkap dari dokumen yang lain.

• Order pembelian konsumen (Purchase Order). Order yang diterima dari konsumen
• Order penjualan. Sarana untuk merekam order konsumen yang dibuat oleh perusahaan.
• Order acknowledgment. Rangkap dari order penjualan yang dikirim ke konsumen untuk memberi tahu konsumen bahwa ordernya telah diterima.
• Picking list. Rangkap dari order penjualan yang dikirim ke bagian gudang sebagai surat perintah ke gudang untuk menyiapkan barang yang dipesan.
• Packing slip. Rangkap dari order penjualan yang disertakan dengan paket barang yang akan dikirim ke konsumen.
• Billing of ladding. Sarana untuk meminta agen transportasi (kurir) untuk mengirimkan barang perusahaan ke konsumen. Dokumen ini merupakan bukti serah terima barang antara Bagian Pengiriman perusahaan dengan Perusahaan Kurir.
• Shipping notice. Rangkap dari order penjualan atau dokumen lain yang berfungsi sebagai bukti bahwa barang memang telah dikirimkan. Dokumen ini diverifikasi oleh bagian pengiriman barang, untuk kemudian finalnya diserahkan ke Bagian Penagihan. Bagian Penagihan akan menagih konsumen setelah menerima shipping notice, yang berarti barang telah dikirim ke konsumen.
• shipping notice ini berguna untuk mencegah jangan sampai kita menagih konsumen atas barang yang belum kita kirimkan.
• Sales invoice. Faktur penjualan yang dikirimkan ke konsumen sebagai sarana penagihan piutang .
• Remittance advice. Remittance advice semacam kuitansi atau bukti penerimaan kas. Dokumen ini menunjukkan jumlah kas yang diterima dari konsumen.

Deposit slip. Slip setoran uang ke bank.

1. Back order. Dokumen yang dibuat pada saat jumlah persediaan tidak dapat memenuhi permintaan pesanan dari konsumen.
2. Memo kredit. Dokumen yang berfungsi sebagai bukti kredit atas piutang konsumen, akibat retur penjualan. Memo kredit bergungsi untuk memberi tahu konsumen bahwa barang yang diretur telah diterima dan bahwa piutangnya berkurang sejumlah barang yang diretur.
3. Aplikasi kredit. Formulir untuk merekam data dan informasi konsumen baru yang hendak mengajukan kredit.
4. Salesperson call report. Formulir yang digunakan untuk merekam telpon yang dilakukan salesman untuk memprospek konsumen.
5. Deliquent notice. Dokumen dikirimkan ke konsumen yang piutangnya telah lewat tanggal jatuh tempo.
6. Write Off Notice. Dokumen yang dibuat oleh manajer kredit untuk mencatat penghapusan piutang. Dokumen ini dibuat pada saat sebuah piutang sudah benar-benar macet.
7. Cash register receipt. Struk kas register yang digunakan oleh toko pengecer untuk merekam kas yang diterima.

OUTPUT SISTEM PENJUALAN

Salah satu tujuan sistem informasi adalah menghasilkan laporan yang berguna bagi manajemen untuk pengambilan keputusan. Output atau laporan yang dapat dihasilkan dari sistem penjualan antara lain.

• Order konsumen yang belum terpenuhi
• Jurnal penjualan (daftar faktur penjualan, urut nomor faktur)
• Daftar pengiriman barang urut per tanggal kirim
• Jurnal penerimaan kas (daftar remittance advice atau kuitansi, tersaji urut nomor)
• Daftar memo kredit
• Daftar umur piutang
• Trend penjualan dari bulan ke bulan.
• Penjualan per lini produk tertentu.