Corporate Information Compliance and Data Warehousing

Two Basic Activities

• Ada dua kegiatan dasar yang organisasi harus lakukan untuk memenuhi standar kepatuhan:
• Memenuhi persyaratan keuangan dan kontrol
• Sesuai dengan aspek komunikasi organisasi regulasi

Financial Compliance

• Macam-macam kegiatan keuangan yang diatur oleh standar kepatuhan meliputi berikut ini:
• Merekam tanggal transaksi
• Mencatat jumlah transaksi
• Merekam peserta dalam transaksi
• Klasifikasi transaksi
• Ada dua aspek untuk transaksi keuangan:
• Masa lalu dan masa kini.

Transaksi saat ini di mana organisasi bergerak. Ini berarti bahwa ketika transaksi terjadi, itu adalah tunduk pada serangkaian audit. Setelah menyelesaikan audit dan prosedur, data keuangan akhirnya menemukan jalan ke gudang data.

• Aspek kedua adalah melihat kembali data keuangan dari waktu ke waktu.

Dalam hal ini, memeriksa data keuangan yang lebih tua adalah fokus. Tentu, gudang data menjadi fokus di sini. Data warehouse adalah tempat alami untuk memulai karena data warehouse memegang berikut:

• Data historis
• Data granular
• Data terpadu

Auditing Corporate Communications

• Sebelum transaksi keuangan terwujud, banyak kegiatan lain telah terjadi:
• Sebuah pilihan barang atau jasa telah dibuat.
• Suatu harga telah disepakati.
• Sebuah tanggal pengiriman telah dinegosiasikan.
• Kustomisasi atau perubahan pada produk atau jasa telah dibahas.
• Pengelompokan beberapa barang atau jasa yang telah dilakukan.

• Dengan kata lain, transaksi keuangan hanya merupakan hasil akhir dari banyak kegiatan lain yang telah mendahului transaksi.
• Dan perusahaan yang tertarik dalam kegiatan yang mengarah ke transaksi keuangan seperti di kegiatan keuangan itu sendiri.
• Salah satu masalah dengan kegiatan pra-keuangan dan diskusi monitoring adalah volume data yang harus disaring.
• Dalam sebuah perusahaan modern, mungkin ada jutaan email setiap hari. Ini hanya tidak praktis untuk meminta siapapun untuk membaca dan memantau bahwa banyak pesan dalam waktu satu hari.
• Pertanyaannya, kemudian, adalah
• Di mana ini transaksi pra-keuangan ditemukan?
• Di mana negosiasi dan janji-janji dan komitmen kepada pelanggan ditemukan?
• Jawabannya adalah bahwa kegiatan pra-keuangan ditangkap dalam lingkungan yang tidak terstruktur.
• Lingkungan yang tidak terstruktur meliputi email, surat, perjanjian, proposal, percakapan telepon ditranskrip, dan sebagainya.
• Untuk efek audit data tidak terstruktur, pertama data yang tidak terstruktur ditangkap. Sebenarnya, data terstruktur ditemukan di banyak tempat dan dalam berbagai bentuk.
• Tergantung pada kekritisan dari kata atau frase yang telah ditemui, hasil ditempatkan di salah satu dari tiga tempat. Berikut ini adalah tiga tujuan dari “hit” yang telah dibuat:
• Sebuah indeks sederhana

Memegang referensi kembali ke kata atau frase. Misalkan kata “akun” telah ditemukan. Indeks sederhana hanya menunjuk kembali ke dokumen atau email di mana kata itu dijumpai.

• Sebuah indeks konteks

Kata-kata dan frase mana ada kekritisan yang dirasakan informasi. Misalnya, ungkapan “penjualan kontingen” ditemukan. Dalam referensi konteks, teks sebelum dan sesudah kalimat ditangkap.

• Salinan pesan atau komunikasi

Dapat dilakukan jika ditentukan bahwa penemuan kata atau frase sangat penting. Misalkan pesan berikut diterima: “Kami memiliki rencana untuk menggelapkan perusahaan” Dalam hal ini, seluruh pesan ditangkap dan disimpan.