Business Performance Management vs Business Intelligence

Pengantar

Business Performance Management (BPM) adalah hasil kelanjutan dari Decision Support Systems (DSS), Enterprise Information Systems (EIS), dan Business Intelligence (BI). Dari sudut pandang market, BPM sudah lebih dari 25 tahun berjalan dalam proses penciptaannya. Sama halnya dengan DSS, BPM adalah lebih dari sekedar teknologi. BPM adalah integrasi antara proses, methodology, metrics, dan aplikasi yang didesain untuk mengendalikan seluruh performa operasional dan financial suatu perusahaan. BPM membantu perusahaan dalam menerjemahkan berbagai strategi dan tujuan mereka menjadi rencana, alat untuk memonitor performa dari rencana-rencana tersebut, menganalisa perbedaan antara hasil actual dan hasil yang direncanakan, dan mengadakan penyesuaian terhadap tujuan dan tindakan sebagai respon terhadap hasil analisa tersebut.

Organisasi wajib beradaptasi secara terus-menerus bila ingin mencapai keberhasilan yang berkelanjutan. Proses dalam performance management suatu organisasi adalah mekanisme utama dalam menilai dampak perubahan dan menyelaraskan bisnis supaya bertahan dan bertumbuh.

Definisi BPM

Dalam literatur bisnis, performance management memiliki sejumlah nama, seperti Corporate Performance Management (CPM), Enterprise Performance Management (EPM), Strategic Enterprise Management (SEM), dan Business Performance Management (BPM). CPM pertama kali diperkenalkan oleh Gartner suatu perusahaan market analyst (gartner.com). EPM adalah istilah yang dikaitkan dengan Oracle’s PeopleSoft yang menawarkan nama yang sama. SEM adalah istilah yang digunakan oleh SAP (sap.com). Dalam seri pembahasan ini, istilah yang digunakan adalah BPM karena istilah ini pertama kali diperkenalkan oleh BPM standards group dan masih digunakan oleh BPM Forum.  Istilah BPM mengacu pada proses bisnis, methodology, metrics, dan teknologi yang digunakan oleh perusahaan untuk mengukur, memonitor, dan mengelola performa bisnis. BPM terdiri dari tiga komponen utama (BPM Magazine, 2009):

• Integrasi terpadu dan siklus perulangan antara management dan proses, yang ditunjang oleh teknologi, yang mengarah pada aktivitas-aktivitas financial dan operasional.
• Tool/piranti bagi perusahaan untuk membuat tujuan-tujuan strategis dan kemudian mengukur dan memanage performanya terhadap tujuan-tujuan tersebut.
• Sekumpulan inti dari berbagai proses, seperti perencanaan financial dan operasional, konsolidasi dan reporting, modeling, analysis, dan monitoring dari berbagai Key Performance Indicators (KPI), yang sudah dihubungkan dengan strategi organisasi.

Perbandingan BPM dan BI

BPM adalah kelanjutan dari BI (Business Intelligence) dan menyatukan berbagai macam teknologi, aplikasi, dan tekniknya.  Ketika BPM pertama kali diperkenalkan sebagai suatu konsep terpisah, ada suatu kebingungan mengenai perbedaan antara BPM dan BI. Apakah BPM adalah istilah baru untuk konsep yang sama? Apakah BPM adalah generasi berikutnya dari BI, atau apakah ada perbedaan substansial diantara keduanya? Kebingungan tersebut masih bertahan hingga kini karena alasan-alasan berikut:

• BPM dipromosikan dan dijual oleh perusahaan-perusahaan yang juga menjual berbagai perangkat software dan tools BI.
• BI telah berkembang sehingga banyak perbedaan awal diantara keduanya yang tidak lagi kelihatan (e.g. BI sudah terbiasa berfokus pada lingkup departmental daripada project dengan lingkup enterprise (lingkup holding, korporat, atau grup).
• BI adalah elemen penting dalam BPM

Istilah BI saat ini menjelaskan mengenai teknologi yang digunakan untuk mengakses, menganalisa, dan membuat report mengenai data yang relevan bagi perusahaan. BI meliputi software dengan jangkauan yang sangat luas, termasuk memiliki kemampuan membuat query yang bersifat ad hoc, memiliki sistem pelaporan, online analytical processing (OLAP), dashboards, scorecards, search, visualization, dan masih banyak lagi. Produk-produk software tersebut pada awalnya adalah sebagai tool-tool yang berdiri sendiri, tetapi berbagai vendor software BI sudah menyatukannya menjadi  paket software BI.

BPM telah dicirikan sebagai “BI + Planning”, yang artinya bahwa BPM adalah konvergensi antara BI dan perencanaan yang disatukan dalam satu platform—yaitu siklus dalam merencanakan,me monitor, dan menganalisa (Calumo Group, 2009). Berbagai macam proses yang di-cover BPM tidaklah baru. Pada dasarnya, semua organisasi menengah dan besar sudah memiliki berbagai macam proses tersebut (e.g., budgets, detil-detil perencanaan, eksekusi, dan pengukuran) yang berfungsi sebagai feeback bagi rencana strategis keseluruhan dan juga berbagai rencana operasional.  Yang ditambahkan dalam BPM adalah framework untuk mengintegrasikan berbagai proses, methodology, metrics, dan sistem kedalam satu solusi tunggal.

Software dan praktik-praktik BI hamper selalu menjadi bagian dari BPM. Namun demikian, BPM bukanlah sekedar software saja. BPM adalah strategi di level enterprise yang mencegah berbagai bisnis unit (perusahaan cabang/anak)nya melakukan optimasi bisnisnya secara local dengan mengorbankan kinerja perusahaan secara keseluruhan.BPM bukanlah project yang satu kali jadi atau project yang berfokus secara departmental. Sebaliknya, BPM adalah satu entitas dari berbagai proses yang selalu  berjalan, yang bila dilakukan dengan benar, berdampak pada organisasi mulai dari atas hingga ke bawah.

Hal yang sangat penting bagi keberhasilan BPM adalah keselarasan didalam organisasi. Hal ini membantu para pengguna untuk bertindak dalam mengejar tujuan yang sama: mencapai target kinerja, mengeksekusi strategi perusahaan, dan menghasilkan value bagi para pemangku kepentingan (Tucker and Dimon, 2009).

Hal ini tidak berarti bahwa project BI tidak bisa berorientasi strategis, terkontrol secara terpusat, atau berdampak pada bagian penting dari suatu organisasi. Contohnya, Transportation Security Adminitration (TSA) di Amerika menggunakan sistem BI yang disebut Performance Information Systems (PIMS) untuk melacak volume penumpang, kinerja screener (atribusi, absensi, lembur, dan luka-luka), benda-benda bahaya, dan total throughput penumpang (jumlah volume penumpang per menit, misalnya)(Henschen, 2008).  System tersebut dibangun di atas software BI dari MicroStrategy (microstrategy.com) dan digunakan sehari-hari oleh lebih dari 2500 “power users” dan 9500 casual users (pengguna biasa) setiap minggunya. Informasi dalam PIMS sangat penting bagi operasi sehari-hari TSA dan dalam beberapa kasus diamatkan oleh Congress. PIMS juga digunakan oleh para karyawan TSA mulai dari agency yang paling atas hingga paling bawah dan mengurangi biaya agency kira-kira sebesar $100 juta pada tahun anggaran 2007-2008. Jelaslah bahwa sistem tersebut memiliki kemampuan strategis dan operasional. Namun demikian, sistem tersebut bukanlah sistem BPM.

Perbedaan utama adalah bahwa sistem BPM adalah bersifat strategy-driven. Sistem ini meliputi satu entitas yang terdiri dari berbagai proses dengan siklus perulangan yang menghubungkan antara strategi hingga eksekusi dengan tujuan mengoptimasi performa bisnis (lihat gambar di bawah). Siklus perulangan tersebut menyiratkan bahwa performa optimum dicapai dengan menentukan tujuan-tujuan, menetapkan inisitif dan rencana untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut (i.e. rencana), memonitoring kinerja aktual dan dibandingkan dengan tujuan yang sudah ditetapkan (i.e. monitor) , dan mengambil tindakan-tindakan korektif  (i.e.,penyesuaian).

Siklus BPM. Sumber: W. Eckerson, “Performance Management Strategies: How to create and deploy performance management strategies,” TDWI best practices report, 2009

Referensi : http://beritati.blogspot.com/2013/06/seri-business-performance-management-1.html (akses : 17:19 , tanggal 20-04-2015)