IT Maxims : Menghubungkan antara Business dan Teknologi (Review of IT Maxim)

Investasi IT merupakan keputusan yang cukup kritis dan penting bagi suatu perusahaan. Bagi industry yang selalu harus mengikuti perkembangan zaman dan terus berkembang, keputusan menginvestasikan IT dapat dikatakan sangat penting bagi perusahaan, namun para pemimpin perusahaan yang bertanggung jawab dalam pengambilan keputusan seringkali salah dalam pengambilan keputusan investasi IT dan menjadi sulit dikarenakan tidak sesuai dengan strategi bisnis perusahaan.

Perusahaan mengeluarkan biaya yang cukup besar dalam menginvestasikan infrastruktur teknologi informasi dikarenakan investasi IT dilihat berdasarkan jangka panjang perusahaan. Pengambilan keputusan investasi IT pada umumnya dilakukan lebih melihat kepada kriteria teknis dibandingkan kebutuhan jangka panjang sehingga keputusan yang diambil bisa saja tidak sesuai dengan kebutuhan bisnis dimana investasi IT harus menjalankan bisnis juga.

Analisis terhadap keputusan investasi ini telah dipelajari oleh Marianne Broadbent dan Peter Weill untuk melihat bagaimana strategi perusahaan selama ini dalam menginvestasikan IT dimana mereka telah melakukan review dan penelitian terhadap lebih dari 50 perusahaan multidivisional termasuk perusahaan keuangan, manufaktur, petroleum, retail, dan industri telekomunikasi. Selain itu juga telah dilakukan wawancara terhadap lebih dari 200 eksekutif IT yang membagikan strategi, perencanaan, dan proses pengambilan keputusan. Selain itu dari perusahaan yang telah diteliti juga dianalisis kinerja perusahaan. Dengan melakukan analisis terhadap berbagai perusahaan dan leader yang mengambil keputusan dalam investasi IT, sehingga Marianne Broadbent dan Peter Weill mengembangkan suatu kerangka yang membantu perusahaan dalam mengambil keputusan untuk investasi IT.

Keputusan Membuat Inftrastruktur IT

Infrastruktur TI merupakan pondasi dalam mengembangkan aplikasi dan sistem informasi. Keputusan untuk membuat infrastruktur IT yang paling baik dapat menggunakan kerangka yang disebut dengan “management by Maxim”. Kerangka ini dimulai dari menentukan strategic contex perusahaan, mensinergikan unit bisnis, dan mengembangkan sinerginya. Dari business Maxim, manager IT dan bisnis secara bersama mengidentifikasi IT Maxim, yang mana mengemukakan kebutuhan perusahaan untuk mengakses dan menggunakan informasi dan data dan sumber daya teknologi yang dibutuhkan untuk proses transaksi serta memastikan pemenuhan syarat kemampuan teknikal, integrasi, dan standar. Framework tersebut membantu kalarifikasi investasi IT dalam hal menyeimbangkan biaya jangka pendek dengan tingkat minimal investasi dan juga pilihan dimasa depan, yang mungkin dibutuhkan apabila terjadi kegiatan investasi terlalu banyakyang didasari kebutuhan perusahaan sekarang.

Gambar berikut adalah strategi Maxim yang dimaksud:

Dimulai dari menentukan strategi context ke menentukan business maxim dan kemudian menentukan IT Maxim dan klarifikasi pandangan perusahaan terhadap infrastruktur. Berikut akan dijelaskan ketiga tahapan utama dari strategic content, business maxims, dan IT maxims.

1. Mempertimbangkan Strategic Context

Mempertimbangkan konteks strategi memberikan wawasan mengenai apa yang harus dikoordinasikan di perusahaan, apa yang harus dikembangkan dari dalam bisnis unit, dan apa yang harus ditinggalkan sehingga pada tahapan ini, pemimpin perusahaan menentukan strategic intent berupa goal perusahaan secara jangka panjang dan sinergi unit bisnis.

2. Artikulasi Business Maxim

Setelah mendapatkan tujuan perusahaan, apa yang harus dikembangkan selanjutnya adalah ke tahapan business maxim yang menggambarkan misi perusahaan. Pada tahapan ini disarankan manager IT dan bisnis secara bersama – sama bekerja untuk mengantisipasi permasalahan seperti: beberapa perusahaan tidak memiliki strategi yang memadai dan beberapa perusahaan memiliki dokumentasi yang terlalu banyak sehingga sulit untuk fokus. Business Maxim mentransformasikan strategic context ke dalam istilah yang lebih mudah  untuk dikomunikasikan ke perusahaan. Business Maxim di kategorikan ke dalam 6 kategori yaitu:

1. Fokus pada biaya

• Harga produk / layanan dengan biaya terendah
• Mendorong skala ekonomi melalui best practice

2. Diferensiasi nilai yang dirasakan oleh pelanggan

• Memenuhi ekspektasi pelanggan dengan kualitas dan biaya yang masuk akal
• Membuat pilihan produk konsumen semudah mungkin.
• Memberikan semua informasi yang dibutuhkan untuk layanan kepada semua pelanggan melalui pelayanan satu pintu.
• Menangkap jalur pengiriman elektronik kepada pelanggan

3. Keluwesan dan kelincahan

• Mempunyai keluwesan untuk menanggapi pasar baru.
• Mengembangkan kemampuan cross-selling.
• Mengembangkan produk baru dan pelayanan baru secara cepat.
• Menetapkan waktu yang cepat dalam membawa produk baru dan pelayanan baru ke pasar.

4. Pertumbuhan

• Memperluas secara agresifitas terhadap keterbelakangan dan perkembangan pasar.
• Mentapkan jangkauan internasional.
• Bertumbuh secara internasional untuk memenuhi kebutuhan dari memperbanyak pelanggan.

5. Sumber daya manusia

• Membuat lingkungan dengan produktifitas intelektual yang maksimal.
• Mengelola profesionalitas dan ahli teknikal.

6. Orientasi management

• Memaksimalkan kemandirian di kegiatan lokal dengan menimalkan perintah.
• Membuat keputiusan management mendekati dengan garis.

Luwes dan secara cepat dalam membuat keputusan pelanggan.

3. Identifikasi IT Maxim

IT Maxim mendeskripsikan bagaimana perusahaan menghubungkan, membagikan, dan menyusun informasi di perusahaan. Adapun lima kategori pada IT Maxim adalah: Ekspektasi untuk investasi IT di perusahaan.

1. Akses dan penggunaan data.
2. Sumber daya hardware dan software.
3. Kemampuan berkomunikasi dan pelayanan.
4. Arsitektur dan pendekatan standar.

Penerapan IT Maxims untuk pengambilan keputusan sudah jarang digunakan hingga saat ini karena perkembangan teknologi dan zaman saat ini mungkin sudah tidak terlalu tercukupi lagi jika sekedar hanya menggunakan IT Maxims. Beberapa perbedaan penggunakan bisnis maxims pada saat dulu dan sekarang diantaranya adalah: Bisnis Maxim jaman dahulu mempunyai karakteristik pelanggan selalu benar dimana pelanggan dianggap raja dan keinginan pelanggan selalu ditetapi agar pelanggan senang. Tetapi seiring perkembangan jaman karakteristik tersebut berubah dimana karywan senang pelanggans senang dimana perusahaan beranggapan apabila dapat membuat karyawan tesebut nyaman membuat pelayanan yang diberikan karyawan kepada pelanggan lebih maksimal, Bisnis Maxim jaman dahulu mempunyai karakteristik berkembang atau bangkrut dimana sebuah bisnis tidak bisa sukses apabila tidak berkembang. Tetapi seiring perkembangan jaman karakteristik tersebut berubah dimana perusahaan berkembang ketika harus berkembang dimana perusahaan tidak perlu tergesa – gesa untuk berkembang.

Referensi :

• Management by Maxims: How Business and IT Managers Can Create IT Infrastructure. By : Marianne Broadbent, Peter Weill