GAP ANALYSIS (ANALISA KESENJANGAN)

Dalam bisnis analisa gap digunakan untuk menentukan langkah-langkah apa yang perlu diambil untuk berpindah dari kondisi saat ini ke kondisi yang diinginkan atau keadaan masa depan yang diinginkan. Banyak orang menyebutnya menjadi analisa kebutuhan dan gap, penilaian kebutuhan atau analisis kebutuhan saja. Analisa gap dapat juga diartikan sebagai perbandingan kinerja aktual dengan kinerja potensial atau yang diharapkan. Sebagai metoda, analisa gap digunakan sebagai alat evaluasi bisnis yang menitikberatkan pada kesenjangan kinerja perusahaan saat ini dengan kinerja yang sudah ditargetkan sebelumnya. Analisis ini juga mengidentifikasi tindakan-tindakan apa saja yang diperlukan untuk mengurangi kesenjangan atau mencapai kinerja yang diharapkan pada masa datang. Lebih dari itu analisis ini juga memperkirakan waktu, biaya, dan sumberdaya yang dibutuhkan untuk mencapai keadaan perusahaan yang diharapkan.

Analisa gap terdiri dari tiga komponen faktor utama yaitu: 1). daftar karakteristik (seperti atribut, kompetensi, tingkat kinerja) dari situasi sekarang (apa yang saat ini), 2). daftar apa yang diperlukan untuk mencapai tujuan masa depan (apa yang harus), dan 3). daftar kesenjangan apa yang ada dan perlu diisi. Analisis kesenjangan akan memicu organisasi atau perusahaan untuk merenung status dan kemampuan apa yang saat ini dimiliki oleh organisasi dan bertanya ingin berada dimana di masa depan. Jadi dengan lain kata analisa gap adalah studi yang dibuat untuk mengidentifikasi apakah sistem saat ini telah memenuhi kebutuhan. Analisa gap mengidentifikasikan gap (kesenjangan) antara bagaimana operasi bisnis diperlukan untuk melawan apa yang dinginkan tetapi belum atau tidak bisa penuhi. Dengan sendirinya alternatif-alternatif akan dikembangkan pada saat gap fungsi ditemukan. Gap diubah sesuai dengan proses bisnis, laporan yang diinginkan atau penyesuaian perangkat yang digunakan. Sasaran awal dari analisa gap adalah: mengumpulkan requirement dari perusahaan, menentukan penyesuaian (customization) yang diperlukan, memastikan sistem yang baru memenuhi kebutuhan proses bisnis perusahaan, memastikan bahwa proses bisnis akan menjadi best practice, dan mengidentifikasikan permasalahan yang membutuhkan perubahan kebijakan perusahaan.

Bagaimana dengan langkah-langkahnya, dari beberapa ahli dapat disimpulkan sebagai berikut: 1). Ranking Requirements, yaitu memastikan proses bisnis dapat diakomodasikan selama implementasi sistem yang baru dan memastikan area-area yang penting bagi organisasi yang memberikan nilai tambah bagi perusahaan dalam meningkatkan proses bisnis; 2). Degree of Fit yaitu menentukan sejauh mana kebutuhan dapat diakomodir oleh sistem yang baru; 3) Gap Resolution yaitu menentukan alternative dan merekomendasikan solusi untuk mengatasi gap yang ada. Suatu analisis kesenjangan, yang membandingkan kinerja bisnis yang sebenarnya dengan kinerja yang ideal, yang sering digunakan dalam hubungannya dengan analisis kebutuhan yang memaksimalkan “potensi pertumbuhan bisnis” adalah suatu contoh penggunaan analsis gap.

Apakah analisa gap berkaitan dengan pengembangan teknologi informasi?. Eko Indrajit menuliskannya dalam paper berjudul “Teknik Analisa Gap Pengembangan Teknologi Informasi” dengan referensi utama bukunya Michael J. Earl dengan judul Management Strategies for Information Technology (1989).