Benefits of Asset Management

Fasilitas Manajemen Aset

Kontrol Persediaan. Salah satu manfaat utama dari manajemen aset adalah pengendalian persediaan, masukan penting ke dalam sistem buku besar untuk penyusutan perhitungan. Inventory control juga membantu mencegah pencurian aset organisasi. Seperti telah disebutkan sebelumnya, inventory control dapat dicapai dengan sistem yang sama yang digunakan untuk aset modal lainnya, tetapi manfaat lainnya tidak akan dikenakan kecuali sistem manajemen aset TI lebih spesifik dimasukkan ke dalam tempat. Biaya Total Kepemilikan. Total biaya kepemilikan, atau TCO, adalah ukuran dari semua aspek kepemilikan dan pengoperasian aset. Sebuah benar berfungsi sistem manajemen aset dapat mengurangi TCO dengan menghilangkan biaya dari duplikasi aset atau dari membuang-buang aset dengan tidak menggunakan mereka setelah mereka dibeli. Sebuah sistem manajemen aset juga mengurangi usaha yang dibutuhkan untuk melacak aset, mengurangi risiko lisensi perangkat lunak non-kepatuhan, dan memfasilitasi operasi aset yang lebih baik. Semua ini berkontribusi pada TCO. Daerah lain di mana sistem manajemen aset dapat menguntungkan digunakan untuk mengurangi TCO adalah dengan melacak informasi garansi untuk aset untuk menghindari membayar untuk perbaikan peralatan yang harus ditutupi oleh vendor atau produsen.

Software Kepatuhan Lisensi. Jelas salah satu tugas utama yang dihadapi divisi keuangan dari setiap organisasi TI besar melacak lisensi perangkat lunak dan memastikan bahwa mereka benar dialokasikan dan digunakan. Berada di luar kepatuhan dapat membawa risiko keuangan, tetapi lebih sering menjadi tenggelam waktu sebagai organisasi TI berfokus pada datang ke kepatuhan bukannya menambahkan nilai pada misi organisasi yang mereka layani.
Pemantauan Operasional dan Pengendalian. Aset TI harus dioperasikan untuk menambah nilai bagi organisasi. Dalam kebanyakan kasus, operasi ini dibagi antara administrator yang mengelola aset dalam keadaan berfungsi dan karyawan atau karyawan yang menggunakan aset untuk menghasilkan nilai. Administrasi aset TI bisa menjadi tugas besar. Seringkali, organisasi TI mengambil keuntungan dari skala ekonomi yang memungkinkan komputer dan mengurus mereka menggunakan pemantauan dan pengendalian sistem operasional. Sistem manajemen aset dapat membentuk dasar untuk sistem operasional dan memberikan informasi penting yang diperlukan oleh sistem operasional ketika aset dikerahkan atau menghapusnya ketika aset dinonaktifkan.
Pengambilan Keputusan Tentang IT Sumber Daya Deployment. Seringkali aset TI dikerahkan dengan sedikit pemahaman tentang bagaimana mereka akan digunakan dan dalam banyak kasus mereka tidak digunakan karena mereka awalnya ditujukan. Sebagai contoh, sebuah komputer dapat digunakan dan kemudian jarang digunakan atau mungkin digunakan dan berlebihan. Ketika data dari sistem manajemen aset dikombinasikan dengan data operasional, pola-pola ini dapat dengan mudah dilihat dan sumber daya dialokasikan untuk lebih menambah nilai bagi organisasi.
Zero-hari Provisioning Karyawan. Karyawan yang mahal. Menjaga mereka berfungsi merupakan isu penting. Hal ini berlaku dari awal. Sebuah sistem manajemen aset yang baik dapat membentuk dasar untuk memfasilitasi dan zero-day penyediaan karyawan. Pada zero-day penyediaan karyawan, karyawan harus menunjukkan untuk bekerja (baik baru mulai dalam organisasi atau hanya mengubah posisi) dengan semua karyawan harus mulai bekerja dan menjadi produktif. Jelas, di dunia saat ini ini termasuk komputer yang benar set-up dan dikonfigurasi dengan perangkat lunak yang tepat untuk mendapatkan pekerjaan yang dilakukan, akses ke data yang sesuai, telepon, dan perangkat lainnya. Di ujung lain dari siklus hidup karyawan, ketika seorang karyawan meninggalkan organisasi, akses mereka terhadap data dan sistem harus dibatalkan dan peralatan yang mereka bertanggung jawab atas harus pindah ke tahap penonaktifan sehingga tersedia untuk perusahaan pemindahan.
Standardisasi dan Kepatuhan. Peralatan non-standar dan software menelan biaya uang organisasi. Infrastruktur TI Non-standar membutuhkan lebih banyak karyawan untuk mengelola dan karyawan kurang produktif karena mereka cenderung menjadi ahli dalam mengelola aset non-standar. Selain itu, waktu yang terbuang ketika orang diminta untuk menggunakan dan memahami data dan sistem yang tidak sesuai. Sebuah sistem manajemen aset dapat memberitahu organisasi tingkat kepatuhan terhadap standar dan memungkinkan upaya untuk membawa infrastruktur TI menjadi sesuai yang akan difokuskan pada daerah di mana mereka paling dibutuhkan.
Lebih Informed Pembelian. Ketika dikombinasikan dengan data operasional, sistem manajemen aset dapat membantu organisasi mengevaluasi masa lalu keputusan pembelian dan membuat keputusan yang lebih baik di masa depan. Sebuah sistem manajemen aset dapat melacak vendor dan menyediakan data tentang bagaimana satu vendor melakukan relatif terhadap yang lain di bidang utama seperti pengiriman, dukungan, dll
Dukungan Kembalinya Bisnis. Apakah aset yang hilang melalui bencana atau sesuatu yang kurang berat (seperti pencurian atau kerusakan), sistem manajemen aset berfungsi dengan baik dapat membantu bisnis melanjutkan operasinya lebih cepat. Dari mengetahui apa aset yang digunakan untuk bagaimana mereka dikonfigurasi, sistem manajemen aset berisi data yang sangat penting untuk pemulihan dari bencana.

Metrik Kinerja

Metrik kinerja berikut ini harus dilacak dalam kaitannya dengan sistem manajemen aset untuk menentukan efektivitas:
Biaya Total Kepemilikan (TCO). Total biaya kepemilikan, sementara berdasarkan langkah-langkah operasional sampai batas tertentu adalah, pada akhirnya, ukuran keuangan. Salah satu alasan untuk memiliki sistem manajemen aset adalah untuk mengurangi biaya. Sementara manajemen aset tidak memperhitungkan semua faktor di TCO, itu jelas proses dasar untuk mengelola TCO dan, pada akhirnya, mengurangi itu.
Illegal Software Penggunaan dan Risiko Non-Compliance. Dalam sebuah sistem manajemen aset TI, salah satu alasan utama untuk mengelola lisensi perangkat lunak, adalah untuk mengurangi penggunaan perangkat lunak ilegal dan, sebagai hasilnya, risiko untuk organisasi noncompliance dengan ketentuan lisensi. Ketidakpatuhan dan risiko yang dihasilkan harus secara teratur dilacak secara dan dilaporkan.

Akurasi Sistem. Keakuratan sistem akan tergantung, dalam ukuran besar, pada berapa banyak uang dan waktu organisasi bersedia untuk dibelanjakan pada sistem yang asli dan operasinya. Kita bisa, tentu saja, berusaha untuk akurasi 100%, tetapi hal ini tidak realistis dari waktu atau biaya sudut pandang. Keakuratan sistem harus seimbang terhadap laba atas investasi untuk meningkatkan akurasi. Untuk organisasi kecil dengan investasi modal kecil dan di mana risiko software ketidakpatuhan relatif rendah, sistem hanya mungkin perlu 95% akurat untuk memenuhi misinya (meskipun akurasi rendah seperti dapat menurunkan kegunaannya sebagai dasar untuk operasional sistem). Untuk organisasi besar, sistem yang lebih akurat mungkin diperlukan untuk memenuhi kebutuhan organisasi.
Untuk setiap ukuran kinerja ini, beberapa bentuk audit akan diminta untuk membangun kinerja organisasi terhadap pengukuran.

Kesimpulan

Sementara mengetahui apa aset TI yang digunakan dan bagaimana mereka dikonfigurasi mungkin tampak seperti masalah duniawi, sangat penting untuk kedua kesehatan keuangan organisasi TI dan kinerja operasional.
Tidak tahu apa yang kita miliki adalah mahal. Bahkan, aku sudah memberitahu vendor pada lebih dari satu kesempatan itu mereka membuat uang mereka dengan mengetahui aset apa yang kita sudah memiliki lebih baik daripada yang kita lakukan dan kita menjual lebih dari kita benar-benar membutuhkan (mereka biasanya mengaku ini setelah mereka tidak lagi menjual kepada saya ).
Sebuah sistem manajemen aset adalah penting, bagian dasar dari sistem secara keseluruhan yang diperlukan untuk mengelola infrastruktur TI. Tanpa sistem manajemen aset yang baik organisasi akan membuang-buang waktu dan sumber daya mengelola persediaan, membeli peralatan yang tidak perlu dan software, dan menjaga kepatuhan lisensi untuk perangkat lunak. Dengan sistem manajemen aset berfungsi organisasi dapat mengharapkan untuk mengurangi total biaya kepemilikan untuk infrastruktur TI dan memberikan landasan yang kokoh untuk sistem operasional yang diperlukan untuk tetap beroperasi secara efisien infrastruktur.