Purchasing Process ( Part 1)

Artikel tentang Purchasing Process akan membahas tentang pengertian pembelian, pengaturan organisasi, gambaran process logical, ER-Diagram, technology, kecurangan dalam siklus pembelian, aplikasi untuk pengendalian siklus pembelian.

Transaksi jual-beli yang dihasilkan dari aktivitas perdagangan tidak menutup kemungkinan proses pembelian (purchasing process) menjadi salah satu kegiatan utama pada kegiatan transaksi pada suatu perusahaan atau organisasi. Semakin meningkatnya pesaing-pesaing yang berdatangan, menunjukkan semakin banyaknya cara dalam proses pembelian yang semakin berbeda.

Dalam pencapaian target yang telah ditentukan, proses pembelian juga turut mengambil andil dalam pelaksanaan kesuksesan suatu perusahaan dalam mengambil profit. Sejauh mana managing perusahaan dalam pengaturan proses pembayaran, pendekatan yang diambil, dan implemention melalui langkah-langkah yang memudahkan konsumennya. Serta menciptakan suatu ikatan erat, baik itu dengan supplier ataupun consumer.

1. Pengertian Pembelian : Proses pembelian adalah suatu interaksi dari struktur orang-orang, peralatan, metode-metode, dan pengendalian-pengendalian yang didesain untuk menyelesaikan fungsi utama, yaitu: (a)menangani pekerjaan rutin dari departemen pembelian dan penerimaan, (b)mendukung proses pengambilan keputusan bagi para manajer yang menangani departemen pembelian dan penerimaan, (c)membantu menyiapkan laporan internal dan eksternal.
2. Pengaturan Organisasi : Internal perusahaan yaitu Bagian yang terkait dengan sistem pembelian adalah bagian Logistic [yang membawahi Bagian Pembelian, Bagian Penerimaan], bagian Finance yang akan membawahi bagian hutang dagang, Bagian General Ledger], sedangkan External Perusahaan adalah Vendor. Biasanya tujuan dari para manajer bisa saja bertentangan dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan. Sebagai contoh, manajer pembelian mungkin akan membeli barang dalam jumlah yang besar untuk mendapatkan keuntungan dari diskon pembelian, untuk mengurangi biaya pengiriman. Tetapi, menerima, memeriksa dan menyimpan dalam jumlah yang banyak mungkin akan menjadi masalah untuk departemen penerima barang dan bagian gudang. Di samping perbedaaan tujuan diantara manajer, keragu-raguan sering timbul dalam menggambarkan tujuan dan hasil dalam tujuan rapat. Sebagai contoh, salah satu dari tujuan bagian pembelian yaitu untuk memilih pemasok yang akan memberikan kualitas yang terbaik dengan harga yang murah dan pengiriman barang yang tepat waktu.
3. Gambaran Process Logical : berikut ini adalah Diagram Konteks dari Purchasing Process

Keterangan gambar : Ekternal entitas terdiri dari inventory control, various departemen (department yang membutuhkan barang), vendor atau supplier, general ledger process, account payable process dan warehouse, dimana setelah menerima permintaan barang dan jasa yang diterima maka bagian pembelian akan membuat Purchase Order dan mengirimkannya ke pemasok, Pemasok merespon dengan mengirimkan barang dan jasa dengan menggunakan packing slip sebagai pemberitahuan sementara barang dan jasa yang telah dikirim.

(Sumber :  Richard B.Dull, Ultic J.Gelinas,JR and Patrick R.Wheeler,   Accounting Information Systems : Foundations in Enterprise Risk Management)