Komunikasi Dalam Teknologi Informasi dan Bisnis

Komunikasi merupakan hal yang penting dalam kehidupan sehari-hari, komunikasi yang baik sangat penting bagi efektivitas kelompok atau organisasi apapun. Riset mengidentifikasikan bahwa komunikasi yang buruk paling sering dijadikan sumber-sumber konflik antar personal. Karena individu menghabiskan hampir 70 persen dari waktu mereka untuk berkomunikasi. Menulis, membaca, mendengar, berbicara adalah hal yang masuk akal untuk menyimpulkan bahwa satu dari kekuatan terbesar yang merintangi kinerja kelompok yang berhasil adalah kurangnya komunikasi yang efektif.

Komunikasi di dalam teknologi informasi dan bisnis merupakan hal yang sangat penting, apalagi dalam kaitannya dengan pengurangan biaya IT dalam suatu organisasi/perusahaan. Jika organisasi menginginkan ada pengurangan biaya IT maka perlu komunikasi yang jelas , baik, dan jujur yang harus disampaikan kepada departemen yang bersangkutan agar tidak terjadi konflik.

Komunikasi dalam bisnis harus memperhatikan hal-hal berikut : 1). Regular dan terbuka komunikasi proyek TI dan upaya, 2). komunikasi On-going tentang situasi IT saat ini dan memberikan pemahaman yang baik tentang lingkungan dalam hal bisnis, 3). transparansi biaya TI dengan menerbitkan anggaran TI dan menerjemahkannya ke istilah bisnis atau biaya jasa. 4) membuka percakapan dengan membahas persetujuan tingkat layanan, kekuatan kunci dan tantangan. 5). Kejujuran IT dalam bisnis yang mensponsori inisiatif kunci, 6). komunikasi informal dengan para eksekutif untuk membina hubungan, bahkan jika itu adalah makan siang atau golf. Jika Anda tidak diundang untuk bermain golf dengan eksekutif, tanyakan pada diri sendiri mengapa dan membina hubungan yang lebih baik, 7). memberikan laporan biaya tahunan. Seringkali TI menambahkan aplikasi, server, peralatan jaringan, dan PC tanpa menambah staf. Tunjukkan bagaimana IT melakukan lebih banyak dengan sedikit dengan memproduksi laporan biaya per unit dari tahun ke tahun.

Komunikasi dalam pengurangan biaya IT harus memperhatikan :

1. Jujur dan sering; Sekali tidaklah cukup, komunikasi yang sering dan konsisten sangat penting. Melibatkan bantuan dari seluruh organisasi TI untuk membantu menemukan dan menerapkan pengurangan biaya. Seorang CIO menekankan perlunya untuk memberitahu orang-orang kebenaran, ” Korporasi memiliki kemampuan untuk membayar x, tapi kami berada di x plus. Kita perlu menemukan cara untuk sampai ke sana. Jika tidak, orang lain akan. ” Komunikasi akan menjadi gaya Anda sendiri, tapi kejujuran dan keterusterangan adalah kuncinya.
2. Mintalah bantuan; Cara terbaik untuk mengubah budaya dan memenuhi tujuan pengurangan biaya adalah untuk meminta bantuan dari seluruh kelompok tenaga IT.
3. Pilihlah bahasa yang tepat; gunakan bahasa yang tepat misalnya menghilangkan limbah, meningkatkan produktivitas, memperlancar operasi, mengurangi, transformasi IT. Hindari kata-kata seperti : pemotongan biaya, pengetatan belt, pengecilan, menghilangkan redudansi, terminating, menghilangkan bobot.

Dari pembahasan dapat disimpulkan bahwa komunikasi memiliki peranan yang sangat penting terutama dalam pengurangan biaya dalam hal bisnis dan IT, bila komunikasi yang digunakan tidak tepat maka itu akan menjadi bumerang bagi perusahaan atau dapat mendapat hasil yang tidak diinginkan. Perusahaan harus dapat berkomunikasi dengan baik dalam hal pengurangan biaya sehingga tercapai tujuan perusahaan. Dalam berkomunikasi mengenai pengurangan biaya perusahaan harus terbuka, jujur dan tulus. Dengan adanya komunikasi yang baik maka akan terjalin hubungan yang positif dalam sebuah perusahaan.

(Sumber :  Anita Cassidy; Dan Cassidy;.  (2010).  A Practical Guide to Reducing IT Costs)