SAP

Pernah dengar SAP? Apa yang anda bayangkan saat mendengarnya? Software ERP yang mahal dan rumit? Ya, SAP memang mahal. Bagi perusahaan yang ingin menerapkan SAP perlu modal yang besar. Lalu mengapa banyak perusahaan mau menerapkan SAP? Itu pertanyaan pertama yang ada dalam benak saya ketika mengenal SAP.

SAP memiliki modul-modul yang banyak diimplementasikan perusahaan meskipun harganya mahal, contohnya SD (Sales and Distribution), MM (Managerial Management), HCM (Human Capital Management), FICO (Financial and Controling), PP (Production Planning). Untuk Beberapa modul  yang digunakan perusahaan biayanya bisa mencapai 2 juta Euro (mencapai 30 Miliar Rupiah) dengan 40% biaya pembelian software SAP dan 60% untuk konsultan dan pemasangan. Selain itu terdapat biaya lisensi yang harus dbayarkan setiap tahunnya. Seorang konsultan bisa dibayar perhari bahkan perjam untuk melakukan customizing antara sistem yang tersedia di SAP dengan proses bisnis perusahan. Untuk hal ini diperlukan analisa yang mendalam. Makin berpengalaman seorang konsultan, maka akan semakin besar upah perhari atau perjamnya.

SAP menjunjung tinggi intergrasi sistem, sehingga semua aplikasi di perusahaan tidak membentuk pula-pulau sendiri. Dengan adanya SAP perusahaan mendapatkan informasi yang real time, bahkan Laporan dapat dihasilkan hanya dalam beberapa menit saja. Sistem SAP merupakan software pintar yang dapat membantu memenuhi kebutuhan perusahaan. Contohnya, dalam modul SD (Sales and Distribution) pada saat pelanggan memesan SAP akan menyediakan isian mengenai siapa yang memesan, barang (jika berbentuk produk) akan dikirim kemana, akan ditagih kemana, dan siapa yang akan membayar. Hal ini untuk menangani pelanggan yang besar dan memiliki banyak cabang yang tersebar di wilayah berbeda. Pada saat pelanggan memesan, pelanggan juga sudah dapat langsung diberitahukan mengenai jumlah barang yang dapat dipesan; jika barang kurang, perkiraan kapan barang akan tersedia; perkiraan kapan pelanggan akan menerima barang.

Meskipun sistem SAP yang sangat pintar namun SAP masih memiliki kelemahan. Kelemahan diantaranya adalah sistem kompleks yang kaku. Kebanyakan perusahaan yang harus menyesuaikan proses bisnisnya dengan SAP dalam beberapa hal sehingga karyawan perusahaan merasakan perbedaan menggunakan SAP dan sebelum menggunakan SAP (atau sebelumnya menggunakan sistem lain yang lebih sederhana dari SAP). Kekurangan lainnya adalah tampilan layar yang kaku, sehingga tidak menjadi daya tarik pengguna.

Pada saat implementasi perusahaan harus mempersiapkan modal yang besar, dan jangan berharap untuk balik modal dalam tahun pertama dan kedua. Setelah menerapkan software SAP, perusahaan harus mempersiapkan untuk merugi di tahun pertama bahkan ditahun kedua atas pembelian SAP. Namun jika dengan analisa yang baik, perusahaan dapat meningkatkan penjualan dan proses bisnis akan menjadi lebih baik. Jika hal baik itu terus berlangsung, perusahaan bisa balik modal dan mendapatkan manfaatnya diatas tahun ketiga dan seterusnya.