Mengelola Aset TI
Organisasi biasanya memiliki fungsi pengendalian persediaan yang dirancang untuk melacak aset modal yang besar. Ketika organisasi melacak aset Teknologi Informasi (TI), bagaimanapun, teknik yang digunakan untuk melacak aset modal lain mungkin jatuh pendek dan tidak memberikan semua nilai yang mungkin untuk organisasi. Selain itu, banyak manfaat atas dan di atas pelacakan keuangan hilang. Tulisan ini membahas IT manajemen aset modal dan menjelaskan manfaat yang diperoleh dari melakukannya dengan benar. Sepanjang tulisan ini, kita akan berbicara tentang sistem manajemen aset. Sistem ini bisa menjadi bagian terpadu dari perangkat lunak yang melakukan semua fungsi yang dibahas di bawah. Namun, mungkin sesuatu yang jauh lebih sederhana dari itu atau bahkan berbagai komponen yang dimiliki bersama melalui proses. Keputusan apa jenis sistem yang diperlukan tergantung pada ukuran kolam aset dan kebutuhan organisasi mengelola aset.
Siklus Hidup Aset.Sebelum kita berbicara tentang pelacakan dan mengelola aset TI, kita harus mendiskusikan siklus hidup aset karena pengelolaan aset akan berlangsung dalam konteks siklus hidup ini. Gambar 1 menunjukkan siklus hidup aset yang akan digunakan di seluruh paper ini
Tahap pertama dalam siklus hidup aset pengadaan. Ketika suatu aset diperoleh memasuki sistem manajemen aset dan mulai dikelola. Idealnya, sistem pengadaan harus memberi makan sistem manajemen aset data pada aset baru segera setelah pesanan pembelian selesai dan organisasi penerima harus mengakui penerimaan dengan cara yang menegaskan aset dalam sistem pengelolaan aset dan memberitahukan sistem pembelian sehingga pembayaran yang dapat dibuat.
Tahap kedua dari siklus hidup aset penyebaran. Ketika suatu aset digunakan, sistem harus diperbarui dengan data yang relevan seperti lokasi, pihak yang bertanggung jawab dalam organisasi, konfigurasi, penjual, garansi, dan data lain yang akan berguna dalam mengelola aset. Lokasi mungkin lokasi fisik atau hanya link ke beberapa aset lainnya yang berisi aktiva yang digunakan. Misalnya, perangkat lunak atau memori kemungkinan akan diikat ke sasis dan berada dimanapun chassis yang terletak.
Tahap ketiga dari siklus manajemen aset adalah penggunaan. Penggunaan bukan hanya bendera statis tetapi dapat diperbarui secara berkala dengan software operasional yang mengukur penggunaan aset sehingga aset berharga tidak digunakan dapat didistribusikan.
Dari waktu ke waktu, aset tersebut mungkin ditingkatkan dalam beberapa cara. Versi perangkat lunak dapat berubah, atau hard drive baru dapat ditambahkan. Ketika ini terjadi informasi konfigurasi untuk aset harus diperbarui sesuai. Ketika suatu aset tidak lagi digunakan, itu dinonaktifkan. Aset dinonaktifkan mungkin masih berguna untuk organisasi, dalam hal ini mereka dapat didistribusikan. Jika tidak, mereka mungkin masih memiliki beberapa nilai sisa dan sistem manajemen aset harus melacak mereka sampai penyelamatan telah selesai.
Manajemen aset. Manajemen aset terutama aktivitas keuangan. Dengan demikian, sistem manajemen aset harus menghindari pelacakan data operasional dan lainnya tentang aset dan berkonsentrasi pada aspek keuangan. Untuk sebuah organisasi TI, aset berikut, antara lain semua perlu dilacak mesin Basis, komponen Terpasang, Peripherals, Sistem operasi, perangkat lunak berlisensi, Telepon dan PBX. Perhatikan bahwa untuk tujuan kita, kita tidak harus mendefinisikan “mesin dasar” terlalu sempit. Ini dapat mencakup router, komputer desktop, server, atau peralatan berbasis komputer lainnya. Komponen yang terpasang, sistem operasi, dan beberapa perangkat lunak berlisensi dapat dilacak secara terpisah atau sebagai bagian dari informasi konfigurasi dari mesin dasar tergantung pada biaya dan bagaimana mungkin itu adalah bahwa hal itu akan digunakan pada beberapa waktu mendatang sebagai bagian dari konfigurasi lain. Faktor lain dalam keputusan ini adalah seberapa dekat organisasi perlu untuk melacak aset tertentu dan risiko yang terlibat dalam tidak melacak itu. Sebagai contoh, beberapa lisensi sistem operasi mengharuskan lisensi tinggal dengan mesin, jadi mungkin akan tergoda untuk tidak melacak OS secara terpisah. Namun, persyaratan lisensi audit mungkin mengharuskan hal itu dapat dilacak secara terpisah untuk tujuan kepatuhan.
Manajemen aset menjadi dasar bagi sistem operasional. Data dari sistem manajemen aset diumpankan ke sistem operasional dan bantuan sistem meja, jika sesuai. Dalam skenario ini, ketika tim penyebaran menyebarkan sepotong baru peralatan, apakah PC di atas meja atau server di rak di ruang mesin, mereka akan mengambil langkah yang diperlukan untuk memperbarui sistem manajemen aset (banyak tugas dapat diperbarui). Setelah itu terjadi aset harus segera muncul dalam sistem manajemen operasional sebagai bagian baru dari peralatan dan tim operasional dapat mengambil langkah untuk membawanya ke dalam produksi.
Data pergudangan data manajemen aset, bersama dengan data operasional dapat digunakan untuk menginformasikan pembelian dan keputusan lainnya. Gambar 2 menunjukkan hubungan berbagi data antara sistem pengelolaan aset dan sistem manajemen lainnya seperti sistem pengadaan, buku besar, sistem operasi dan data warehouse.
Referensi