Tools for Documenting Information System (Part 2)

Tools  for Documenting Information System (Part 2)

            Dokumentasi adalah pengumpulan bukti-bukti dan keterangan (seperti kutipan-kutipan dari surat kabar dan gambar-gambar). ( Kamus umum Bahasa Indonesia. (2007)). Dalam dokumentasi akan meliputi siapa, apa, kapan, dimana, mengapa, dan bagaimana dari entri data, pengolahan data, penyimpanan, laporan atau informasi, sistem pengawasan,

            Pada artikel ini akan dijelaskan tentang alat untuk mendokumentasi sistem yaitu Data Flow Diagram. DFD adalah sebuah grafik menggambarkan aliran data dalam sistem, sehingga kita dapat membayangkan bagaimana sistem beroperasi, proses-proses yang terjadi, alur-alurnya dan lain-lain. DFD memberikan informasi yang memudahkan seseorang untuk mengerti sistem yang sedang berjalan saat ini. Berikut ini adalah simbol-simbol dalam DFD :

External Entity adalah orang/agen yang memberikan input pada sistem dan hanya menerima output dari sistem tanpa melakukan proses pada sistem, data flow berfungsi sebagai pengarah keluar masuknya aliran data masuk ke sistem atau ke dalam data store dan aliran data keluar dari sistem ke external entity atau dari data store ke proses atau sebaliknya, tetapi tidak boleh dari data store langsung ke external entity dan dari external entity yang satu ke external entity lainnya, data store adalah database atau tempat menyimpan data-data, process adalah aktifitas-aktifitas yang dilakukan dalam mentransformasi input menjadi output.

            Ada tiga DFD yaitu 1). Diagram Konteks menggambarkan satu lingkaran besar yang dapat mewakili seluruh proses yang terdapat di dalam suatu sistem. Merupakan tingkatan tertinggi dalam DFD dan biasanya diberi nomor 0 (nol). Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran-aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram ini sama sekali tidak memuat penyimpanan data. 2) Diagram Nol merupakan satu lingkaran besar yang mewakili lingkaran-lingkaran kecil yang ada di dalamnya. Merupakan pemecahan dari diagram Konteks ke diagram Nol, dalam diagram ini memuat penyimpanan data (data store), 3) Diagram Rinci, merupakan diagram yang menguraikan proses apa yang ada dalam diagram Nol.

            Dalam penggambaran DFD yang perlu diperhatikan adalah istilah balance atau seimbang, apakah yang harus seimbang? Yang harus seimbang adalah :

1.  Antara diagram Konteks dengan diagram Nol jumlah external entity dan namanya  harus sama.
2. Aliran data yang masuk dari external entity ke sistem dan aliran data yang keluar dari sistem ke external entity, jumlah dan nama aliran datanya harus sama antara diagram konteks dengan diagram Nol.
3. Jumlah data store harus sama antara diagram Nol dengan diagram rinci.

 (Sumber  : Gelinas, Ulric J., Dull, Richard B., Wheeler, Patrick. :2012. Accounting Information Systems)