Sistem Informasi Pembelian

Tujuan Siklus Pembelian

1. Memastikan bahwa perusahaan pada saat melakukan pesanan barang, hanya barang yang memang perlu dipesan.
2. Memastikan bahwa barang yang dipesan yang diterima perusahaan dan bahwa barang yang diterima telah diterima dalam keadaan baik (tidak ada yang rusak atau cacat).
3. Memastikan bahwa barang yang sudah dibeli dilakukan pengecekan dan tersimpan aman dalam gudang, sampai tiba saatnya barang tersebut dijual kembali atau dipakai dalam proses produksi.
4. Memastikan bahwa faktur yang diterima dari pemasok adalah faktur yang valid. Jadi, jangan sampai kita ditagih atas barang yang sebenarnya tidak pernah dipesan atau diterima.
5. Memastikan bahwa transaksi pembelian dicatat dengan benar dan tepat waktu sesuai dengan dokumen yang ada.
6. Memastikan bahwa kas dikeluarkan telah dilakukan validasi terhadap dokumen yang terkait untuk membayar utang yang memang legal.

Input Data

1. Permintaan pembelian (purchase requisition). Form pertama dalam siklus pembelian yang berfungsi untuk mengotorisasi terjadinya pembelian dalam perusahaan. Permintaan pembelian ini dibuat oleh bagian Persediaan dan telah dilakukan pengecekan atas barang yang tersedia di gudang dan dikendalikan oleh bagian Persediaan Barang Dagangan atau oleh Bagian yang membutuhkan (untuk kasus pembelian selain barang dagangan).
2. Order pembelian (purchase order). Order pembelian dibuat untuk dikirim ke pemasok.
3. Receiving report (bukti penerimaan barang). Receiving report dibuat oleh bagian penerimaan barang, sebagai dokumentasi barang apa yang diterima, berapa unit yang diterima dan apakah barang yang diterima ada yang rusak atau cacat(barang retur).
4. Faktur dari vendor. Faktur dari vendor merupakan tagihan dari Vendor sehingga kita tahu pasti berapa jumlah rupiah yang harus kita bayar ke pemasok.
5. Disbursement voucher (bukti kas keluar). Dokumen untuk merekam transaksi pengeluaran kas perusahaan (dalam siklus pembelian, berarti pengeluaran kas untuk membayar utang dagang). Dalam satu bukti kas keluar, bisa tercakup lebih dari satu faktur pemasok.
6. Memo debet. Memo debet berguna untuk mencatat retur pembelian. Memo debet akan dikirim ke pemasok sebagai informasi ke pemasok barang apa yang dikembalikan, berapa banyak yang dikembalikan, dan sekaligus sebagai permohonan pengurangan utang dagang yang harus dibayar.
7. Permintaan quotation. Dokumen ini berguna untuk menanyakan harga barang yang akan kita beli ke pemasok. Kita mengajukan quotation jika perusahaan berelasi dengan beberapa alternatif pemasok.