School of Information Systems

Sistem Informasi Akuntasi Siklus Penjualan

08 May 2014

A.   Proses bisnis dalam sebuah kegiatan penjualan antara lain meliputi:

  1. Konsumen memesan barang
  2. Perusahaan mengirim barang yang dipesan kekonsumen
  3. Perusahaan mengirim tagihan kekonsumen
  4. Perusahaan menerima pelunasan kas dari konsumen

Tidak semua perusahaan memiliki proses bisnis yang sama. Karakteristik barang atau jasa yang dijual serta pilihan kegiatan usaha mempengaruhi proses bisnis perusahaan tersebut.  Sebagai contoh,  jika perusahaan memilih untuk menjual perusahaan secara tunai,  maka perusahaan akan langsung menerima uang bersamaan pada saat menyerahkan barang ke konsumen.

Kasus butik pesona

Butik pesona menjual busana pesta maupun busana kantor berdasarkan pesanan pelanggan. Butik pesona juga memajang beberapa busana hasil karya perancang butik pesona, Lana Anggun.  Jadi, apabila pelanggan tertarik dengan busana yang dipajang dan busana tersebut sesuai dengan ukuran pelanggan.  Maka pelanggan dapat langsung membeli busana tertsebut secara tunai.

Dokumen dan catatan penjualan tunai butik pesona

Dokumen yang digunakan dalam transaksi penjualan tunai dibutik pesona adalah faktur penjualan tunai. Faktur penjualan tunai dibuat rangkap 3, lembar pertama untuk konsumen, lembar kedua untuk  jurnal penerimaan kas, dan lembar ketiga untuk arsip dibagian Front Office sebagai bukti penyerahan barang kekonsumen.

Proses bisnis penjualan tunai butik pesona

Proses bisnis dalam penjualan tunai pada butik pesona diawali pada saat konsumen memilih baju yang mereka sukai. Selanjutnya, karyawan Front Office akan mengisi faktur penjualan tunai sebanyak 3 lembar. Berikutnya kasir akan menerima pelunasan, menandatangani faktur sebagai bukti penerimaan uang, serta membubuhkan cap lunas.

Dokumen dalam penjualan berdasarkan pesanan

Dokumen yang dipakai dalam transaksi pesanan busana oleh pelanggan adalah sebagai berikut:

  1. Nota pesan (dalam perusahaan dagang sering disebut dengan istilah surat order penjualan). Nota pesan berguna untuk merekam pesanan pelanggan dan sekaligus berfungsi sebagai bukti penerimaan uang muka dari pelanggan.
  2. Lembar rancangan busana. Lembar rancangan dibuat rangkap 3. Lembar pertama dikirim kebagian produksi, lembar ke dua diberikan kepada konsumen pada saat konsumen memesan busana, dan lembar ketiga diarsip oleh bagian Front Office.  Bagi Front Office, lembar rancangan ini berfungsi untuk memantau rancangan yang telah dibuat,  sedang dibuat,  maupun yang telah selesai dibuat.
  3. Tagihan. Tagihan ini dibuat rangkap 3. Lembar poertama diberikan kepada konsumen pada saat konsumen melunasi sisa tagihan, lembar kedua diarsip oleh bagian kasir sebagai bukti penerimaan kas dari pelanggan, dan lembar ketiga diarsip oleh bagian Front Office.
  4. Surat jalan (khusus, jika busana jadi harus dikirim kepelanggan). Surat jalan digunakan jika butik pesona harus mengirim barang kekonsumen dengan menggunakan kurir. Surat jalan ini akan dibuat rangkap 3. Lembar pertama dan dua akan diserahkan kekurir. Selanjutnya, lembar pertama akan dikembalikan ke butik pesona setelah konsumen menerima barangdan mendatangi lembar pertama tersebut.  Lembar kedua akan diserahkan kepada konsumen bersamaan dengan busana yang dikirim. Lembar ketiga diarsip oleh bagian Front Office sebagai informasi bahwa ada busana yang sedang dikirim via kurir.

 B.   Catatan dalam siklus penjualan berdasarkan pesanan

Dalam penjualan berdasarkan pesanan, terdapat dua kejadian utama.

  • Saat konsumen memesan baju dan menyerahkan uang muka
  • Saat konsumen mengambil baju yang dipesan dan melunasi harga baju tersebut.

Kedua kejadian tersebut akan direkam kedalam satu workhset, memudahkan kita untuk melacak pesanan konsumen yang belum terselesaikan (yang masih menggantung).

Proses bisnis penjualan berdasarkan pesanan.

Proses bisnis dalam siklus penjualan busana butik pesona adalah seebagai berikut:

  1. Bagian font office menerima pesanan dari pelanggan. Pesanan dari pelanggan selanjutnya direkam kedalam nota pesan.
  2. Pelanggan membawa nota pesan ke kasir untuk membayar uang muka.
  3. Setelah membayar uang muak, pelanggan akan menyerahkan nota pesan keperancang busana. Perancang busana akan membuat skesta rancangan busana dengan mempertimbangkan masukan dan harapan konsumen.
  4. Bagian front office mengirimkan rancangan busana kebagian produksi, untuk ditindaklanjuti.
  5. Setelah busana selesai dibuat oleh bagian produksi, busana dikirimkan kebagian front office.
  6. Pada saat pelanggan datang untuk mengambilbusana yang mereka pesan, front office akan membuat tagihan untuk pelanggan.
  7. Pelanggan membawa tagihan kekasir dan pelanggan melunasi tagihan tersebut.
  8. Pelanggan menyerahkan tagihan yang telah dilunasi kepada front office, dan front office menyerhkan busana kepada pelanggan.

Resiko dan pengendalian penjualan

Yang dimaksud dengan risiko dalam siklus penjualan adalah tidak tercapainya tujuan sistem informasi akuntansi.Perusahaan membangun sistem inormasi Akuntansidalam siklus penjualan dengan harapan agar:

  1. Perusahaan dapat mengirim barang yang benar ke konsumen secara tepat waktu.
  2. Konsumen membayar tepat waktu .
  3. Tidak ada peluang kecurangan yang dapat memotivasi karyawan perusahaan (atau bahkan pelanggan)untuk mencuri kas maupun persediaan perusahaan.

Risiko dalam siklus penjualan antara lain meliputi:

  1. Menerima uang palsu dari pelanggan
  2. Kasir menggelapkan kas yang diterima dari pelanggan.
  3. Perusahaan kehabisan stok,sehingga tidak bisa melayani pelanggan atau terlambat daam melayani pelanggan,yang berakibat perusahaan berisiko kehilangan penjualan atau bahkan kehilangan pelanggan.
  4. Lalai mengirim barang ke konsumen.
  5. Mengirim produk yang tidak sesuai dengan yang dipesan oleh pelnggan(sala kirim produk).
  6. Salah kirim jumlah produk.
  7. Mengirim produk yang kualitasnya tidaknya tidak bagus.
  8. Mengirim produk ke konsumen yang salah.
  9. Salah tagih pelanggan (bisa karena jumlah unit di faktur yang salah,atau karena jenis produk difaktur yang salah, atau bahkan tagihan dikirim ke alamat yang salah).
  10. Lalai tidak menagih konsumen.
  11. Data konsumen jatuh ke tangan pihak eksternal tidak dikehendaki (misalnya ke tangan pesaing)
  12. Kerusakan data. Data perusahaan bisa saja rusak karena virus,atau karena kerusakan hardware (misal hardisk nya rusak).
  13. Lapping.

Pengendalian yang dapat diterapkan dalam siklus penjualan untuk meminimalkan risiko-risiko tersebut diatas adalah sebagai berikut:

  1. Sistem informasi akuntansi dirancang untuk dapat mengawasi mutasi persediaan.
  2. Setiap kali menerima pesanan dari pelanggan (baik melalui telepon, fax ataupun email) , perusahaaan perlu membuat surat order penjualan dan salah satu surat order penjualan tersebut perlu dikirim kembali ke konsumen yang memesan.
  3. Perusahaan perlu mengarsip surat order penjualan berdasarkan tanggal janji pengiriman.
  4. Perusahaaan perlu mengarsip faktur berdasarkan tanggal jatuh tempo faktur.
  5. Jika perusahaan melayani retur, arsip faktur per tanggal jatuh tempo harus dilengkapi dengan nota retur terkait, sehingga bagian piutang memiliki informasi mengenai besarnya piutang masing – masing konsumen.
  6. Jika perusahaan belum menggunakan aplikasi akuntansi-akuntansi dalam membuat faktur, maka setelah faktur dibuat, perlu ada orang lain yang mengecek kebenaran penghitungan dalam faktur tersebut sehingga faktur yang diterima oleh konsumen sudah benar.
  7. Perusahaan perlu memastikan adanya pemisahan tugas antara bagian yang bertanggung jawab menanggani penjualan (karyawan bagian penjualan dan karyawan bagian pengiriman barang), bagian yang bertanggung jawab menyimpan persediaan (karyawan bagian gudang barang jadi), bagian yang bertanggung jawab menyimpan kas(kasir),serta bagian yang bertanggung jawab mencatat data keuangan(bagaian piutang). Pemisahan tugas ini perlu untuk meminimalkan peluang kecurangan.
  8. Dokumen bernomor urut cetak.
  9. Jika perusahaan menggunakan komputer untuk merekam data keuangan,maka perusahaan perlu melakukan backup data secara rutin.
  10. Jika menggunakan komputer perusahaan dapat menggunakan pasword untuk setiap karyawan yang berwenang mengakses data.
  11. Untuk meminimalkan resiko terkena virus, perusahaan perlu menetapkan aturan bahwa komputer kantor hanya boleh digunakan untuk kegiatan kantor.

C.   Informasi yang dihasilkan dalam siklus penjualan

Salah satu tujuan sistem informasi adalah menghasilkan informasi yang relevan dan tepat waktu.secara umum, sistem informasi penjulan diharapkan dapat menghasilkan informasi berupa:

  1. Saldo Piutang  Setiap  Konsumen. Informasi ini berguna untuk melakukan penagihan.
  2. Tabel  Umur Piutang. Informasi ini berguna untuk menganalisis  piutang perusahaan ,berupa besarnya piutang yang macet (sudah lewat tanggal jatuh tempo dan belum  di lunasi) dibandingkan dengan piutang yang lancar.
  3. Piutang yang  Hampir Jatuh Tempo . Informasi ini berguna untuk melakukan penagihan dan memprediksi penerimaan kas perusahaan.
  4. Total Penjualan Setiap Bulan. Informasi ini berguna untuk melihat kinerja penjualan perusahaan dari bulan ke bulan.
  5. Penjualan Setiap Lini Produk. Informasi penjualan setiap lini produk berguna untuk membandingkan penjualan antar lini produk.
  6. Penjualan Setiap Wilayah. Informasi ini berguna untuk membandingkan penjualan antar wilayah.
  7. Penjualan Setiap Lini Produk untuk Setiap Wilayah. Gabungan informasi penjualan setiap lini produk dan setiap wilayah ini akan sangat berguna untuk mengetahui selera pasar disetiap wilayah.