Pentingnya Knowledge Management System bagi Perusahaan

Pengetahuan adalah aset yang sangat berharga bagi perusahaan. Semakin banyak pengetahuan yang dimiliki oleh Stakeholder dari sebuah perusahaan, akan membuat perusahaan tersebut menjadi semakin maju. Knowledge Management dapat membantu perusahaan untuk melakukan sharing pengetahuan seputar proses bisnis, masalah-masalah yang terjadi pada setiap unit kerja, hingga berbagi pengalaman tentang hal-hal di luar pekerjaan yang bermanfaat bagi pengembangan pengetahuan dari karyawan perusahaan.  Jika dilihat dari definisinya, Knowledge Management adalah sebuah proses yang membantu organisasi dalam mengidentifikasi, memilih, mengorganisasikan, menyebarkan, dan memindahkan informasi penting dan pengalaman yang merupakan bagian dari organisasi  (Viju Mattew, 2011). Dalam organisasi, terdapat 2 jenis  pengetahuan, yaitu :

1.      Tacit

Adalah pengetahuan yang terdapat dalam diri kita yang belum didokumentasikan. Dalam hal ini Tacit Knowledge dapat menjadi aset yang berharga bagi perusahaan karena Tacit Knowledge berisi pengetahuan dari pengalaman sehari-hari, yang jika dibagikan akan sangat membantu seluruh stakeholder dalam perusahaan untuk mengatasi masalah atau menambah pengetahuan. Contoh dari Tacit Knowledge adalah pengetahuan yang diperoleh karyawan dari hasil sharing karyawan lain pada saat rapat atau pelatihan.

2.      Explicit

Adalah pengetahuan yang bersifat tersirat atau sudah didokumentasikan, sehingga memudahkan karyawan untuk mempelajarinya. Contoh pengetahuan secara explicit adalah modul di perusahaan untuk karyawan baru yang berisi deskripsi pekerjaan atau dokumentasi alur proses bisnis perusahaan.

Dengan adanya kedua jenis pengetahuan tersebut di atas, maka diperlukan Knowledge Management untuk mengatur pendokumentasian pengetahuan tersebut, sehingga dapat menjadi keunggulan kompetitif bagi perusahaan. Hal inilah yang menjadikan Knowledge Management System (KMS) diperlukan oleh perusahaan. KMS adalah sistem informasi berbasis pengetahuan yang mendukung penciptaan, pengaturan, dan penyebaran dari pengetahuan bisnis kepada karyawan dan manajer dari sebuah perusahaan (Marakas, 2010).

Untuk mendukung kesusksesan pembuatan dan implementasi dari KMS diperlukan kerjasama dari seluruh karyawan maupun manajer di dalam perusahaan untuk membangun sharing habit untuk mengisi KMS tersebut. Apabila KMS diisi dengan baik secara berkala dengan informasi dan pengetahuan baru yang diperoleh karyawan maupun manajer, maka KMS akan menjadi efektif untuk digunakan. KMS juga dapat mempermudah karyawan baru untuk mempelajari tentang perusahaan karena berisi informasi dari seluruh divisi yang ada pada perusahaan tersebut, serta pengetahuan lain yang berhubungan tidak langsung dengan perusahaan, namun mendukung pengembangan perusahaan, misalnya berbagi pengetahuan tentang teknologi terbaru yang sudah ada di luar negeri, namun belum masuk ke Indonesia. Hal ini dapat menjadi inspirasi perusahaan dalam mengembangkan produk dan jasa, maupun menggunakan teknologi terbaru tersebut sehingga menjadi perusahaan pertama yang membawa teknologi tersebut ke Indonesia.

Dengan demikian, KMS sangat penting untuk diimplementasikan di perusahaan karena dapat membawa keuntungan, yaitu meningkatkan pengetahuan dari karyawan secara akurat karena berasal dari satu sumber KMS yang sama, mempercepat proses kerja karena lebih cepat memperoleh pengetahuan, dan mempermudah penyebaran pengetahuan ke seluruh karyawan. Jadi tunggu apalagi, segera implementasikan KMS pada perusahaan Anda.