Pengendalian Internal Sistem Penjualan
Paparan Risiko yang dihadapi dalam siklus penjualan
- Penjualan kredit kepada konsumen yang sebenarnya tidak layak menerima kredit, perusahaan dapat rugi karena piutang macet.
- Kelewat mencatat pengiriman barang atau mengirim barang dan lupa membuatkan tagihan (faktur). Perusahaan rugi karena tidak akan pernah menerima kas dari pengiriman tersebut.
- Kesalahan dalam membuat faktur (salah jumlah atau salah harga). Konsumen bias marah atau perusahaan bias rugi, menagih terlalu rendah.
- Salah posting, sehingga catatan akuntansi yang dihasilkan salah.
- Penjualan kredit fiktif, sehingga saldo penjualan dan piutang perusahaan menjadi terlalu besar.
- Pencurian produk jadi perusahaan.
- Penghapusan piutang konsumen oleh karyawan yang tidak memiliki wewenang, sehingga perusahaan tidak akan pernah menerima kas dari piutang tersebut.
- Pencurian kas oleh orang yang bertanggungjawab untuk memegang kas.
- Lapping.
- Akses terhadap data piutang dan persediaan oleh orang yang tidak berwenang.
- Virus.
- Pencurian data konsumen (missal transaksi melalui web)
- Bertransaksi menggunakan kartu kredit curian.
- Kegagalan server.
Pengendalian Umum:
- Pengendalian organisasi. Prinsip umum, bagian pemegang harta kekayaan organisasi mesti terpisah dengan bagian pencatatan. Personel pengembang sistem (yang mengetik dan memodifikasi program) mesti terpisah dengan personel yang menggunakan dan mengoperasikan sistem.
- Pengendalian dokumentasi. Ada dokumentasi yang lengkap, seperti dokumentasi formulir yang digunakan, flowchart, struktur database, laporan dan output sistem, serta kebijakan manajer terkait dengan persetujuan kredit, penghapusan piutang macet dan lain sebagainya.
- Rekonsiliasi aktiva dengan catatan perusahaan.
- Pengendalian praktik manajemen. Manajer memperkerjakan programmer dan akuntan yang kompeten. Pengembangan dan perubahan sistem melalui prosedur yang jelas, ada persetujuan awal, pengujian dan penandatanganan perubahan. Audit atas siklus penjualan. Manajer mereview laporan-laporan yang dihasilkan sistem.
- Pengendalian otorisasi.
- Pengendalian akses. Meliputi terminal dengan fungsi yang terbatas, hanya untuk mencatat penjualan dan penerimaan kas; Log untuk merekam semua transaksi penjualan dan penerimaan kas pada saat user masuk kedalam sistem; Backup secara rutin; Gudang yang terkunci.
PengendalianAplikasi
- Dokumen yang bernomor urut tercetak terkait dengan penjualan, pengiriman barang dan penerimaan kas.
- Validasi data yang diinputkan kedalam aplikasi penjualan.
- Koreksi kesalahan pada saat input data, sebelum data diproses lebih lanjut.
Contoh validasi data:
Detail arti setiap validasi data tersebut dapat dilihat dalam bahasan Pengendalian Aplikasi.
- Validity check (datanya sesuai tidak dengan yang ada di dalam master file)
- Self checking digit
- Field check (type data)
- Limit check
- Range check
- Sign check
- Completeness check
- Echo check
- Batch control total
Lebih lanjut tentang penjualan dapat dilihat di bahasan berikut ini.
1. Faktur Penjualan