TI Leverage Produktifitas

Semangat TI meningkatkan produktifitas tidak hanya slogan lagi. Sekitar tahun 1990-an negara-negara maju melakukan investasi besar-besaran di bidang teknologi informasi dan komunikasi dan mulai menghasilkan dampak positif diawal abad ke 21 atau mulai tahun 2000, tidak hanya dalam kaitannya dengan peningkatan efektifitas, efisiensi, tetapi juga produktifitas. Teknologi ini telah menjadi bagian yang langsung maupun tidak langsung dalam kehidupan sehari-hari dan kita telah banyak mengambil manfaat dari teknologi ini.  Secara sederhana produktifitas adalah perbandingan antara output yang dihasilkan dan input yang digunakan, yang dapat diartikan produktifitas naik apabila terjadi “improvement” terhadap apa yang kita kerjakan sebelumnya. Sedangkan leverage atau “daya ungkit” yang secara sederhana dapat diartikan “dengan sedikit usaha mendapatkan daya atau hasil yang besar”. Jadi apakah pekerjaan kita setelah dibantu oleh teknologi ini hasilnya lebih baik dari sebelumnya?. Demikian pula, apakah perusahaan atau organisasi mendapatkan keuntungan lebih dibanding sebelumnya?. Walaupun belum ada penelitian yang khusus tentang hal ini, sebagian besar orang akan menjawab “ya”.

Tentu kemajuan teknologi informasi dan komunikasi tidak bisa lepas dari kemajuan sistem komputer sebagai alat bantu utama yang didalamnya terdapat perangkat keras komputer dan perangkat lunak komputer. Perangkat keras dicirikan dengan semakin kecil bentuk alat ini, dari komputer besar mainframe menjadi satu PC dengan kemampuan lebih. Bila dahulu orang kagum dengan komputer IBM S-360 dengan memory 128 KB, sekarang memory PC Komputer dipasaran sudah rata-rata 1-2 GB, dengan kecepatan mengolah data MegaHerzt. Note Book dengan kemampuan yang sama berukuran hanya 12-inchi bahkan lebih kecil. Komunikasi data yang dahulu hanya bisa dilakukan melalui kabel dengan kecepatan 36 KBPS, atau nirkabel 3600 BPS, sekarang jaringan nirkabel publik sudah mencapai 3,6 MB, sedangkan dengan teknologi fiber optic komunikasi serasa dekat walaupun berada jauh. Di Indonesa, teknologi informasi dan komunikasi mulai digunakan atau dimanfaatkan sejak pertengahan 1970-an. Pemerintah DKI Jakarta, Departemen PUTL, PLN, BPS adalah diantara instansi-instansi pemerintah yang mulai memanfaatkan komputer mainframe merk IBM, UNIVAC, atau merk lainnya untuk mendukung tugas dan fungsinya. Saat ini, teknologi informasi berada ditengah-tengah kita, didesa maupun dikota. Instansi-instansi pemerintah pusat maupun daerah telah pula memanfaatkan teknologi ini untuk keperluan mendukung tugas fungsinya dan mendukung pelayanan kepada masyarakat. Beberapa diantaranya telah menyajikan layanan terpadu atau layanan satu atap, yang dilakukan dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi sebagai alat bantu utama. Hal ini berarti instansi-instansi pemerintah Indonesia, sudah masuk dunia elektronik dan tidak mungkin kembali ke dunia manual lagi. Usaha keras memperkenalkan teknologi komputer untuk dimanfaatkan dalam mendukung pengambilan keputusan, pelaporan, dan produksi dukumen keuangan telah berhasil, resistensi komputerisasi tidak terjadi lagi walaupun kadang terjadi eforia. Eforia komputerisasi yang mengakibatkan pemborosan pengadaan komputer, sudah mulai disadari, digantikan dengan pengadaan komputer sesuai dengan kebutuhan atau berbasis kompetensi. Teknologi komputer sudah berada disamping para pegawai dan pimpinan dan kini mulai dimanfaatkan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi disegala bidang usaha. Keberadaan teknologi informasi dan komunikasi saat ini, baik langsung maupun tidak langsung telah mempengaruhi budaya kerja para pegawai swasta atau pemerintah dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, yang pada akhirnya berpengaruh pada produktifitas.

Jadi apabila produktifitas menjadi ukurannya maka pengembangan suatu sistem informasi haruslah dibangun dengan tolok ukur peningkatan produktifitas usaha yang didukungnya. Bagaimana caranya?. Banyak pendekatan dilakukan dan mari kita lihat hakekat tujuan setiap usaha, yaitu menghasilkan barang (products) atau jasa (services), dan dihasilkan melalui serangkaian kagiatan usaha. Oleh karenanya, bagian penting yang harus dilakukan adalah mengkaji kegiatan-kegiatan apa saja yang perlu diefektifkan dan diefisienkan serta prosesnya dipercepat, dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi, sehingga pada akhirnya menaikan produktifitas. Memang teknologi informasi dan komunikasi memang bukan satu-satunya jalan menuju peningkatan produktifitas. Perampingan prosedur (streamline procedures) atau dikenal dengan perubahan prosedur ketatalaksanaan juga bertujuan menaikkan produktifitas, akan tetapi apabila disinergikan dengan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi, melalui business process reengineering yang benar, berpeluang menghasilkan produktifitas yang tinggi.

Dalam perspektif yang lebih luas dapat dipahami bahwa teknologi informasi dan komunikasi dapat meningkatkan efektifitas, efisiensi, dan produktivitas pada hampir disemua bidang, baik bidang politik, ekonomi maupun kesejahteraan rakyat.  Dalam implementasinya teknologi informasi dan komunikasi mempunyai enam komponen dasar yaitu: perangkat keras, perangkat jaringan, perangkat lunak, prosedur operasi, database, dan pelaksana. Khusus untuk perangkat lunak dibedakan menjadi perangkat lunak aplikasi (melakukan pemrosesan informasi bagi pengguna akhir) dan perangkat lunak sistem (mengelola dan mendukung pengoperasian sistem komputer dan jaringan). Banyak perangkat lunak aplikasi yang telah tersedia atau dibangun sesuai dengan kebutuhan, diantara aplikasi-aplikasi tersebut sedikitnya ada tujuh katagori perangkat lunak aplikasi  berpotensi untuk dimanfaatkan dalam mendukung ketatalaksanaan dan proses pengambilan keputusan dan layanan yang bersifat strategis, managerial, maupun operasional bidang pemerintahan. Kelima perangkat lunak aplikasi tersebut adalah: (1). Otomasi Perkantoran/Office (e-mail, word processing, spreadsheet, database, presentasi, pesan instan) berpotensi digunakan dalam mendukung kegiatan surat menyurat, pengelolaan arsip, komunikasi dan presentasi dalam rapat-rapat koordinasi, menjadi lebih cepat dan sistematik serta menghilangkan duplikasi; (2). Management Information System (MIS)/Executive Information System (EIS) berpotensi digunakan dalam mendukung kegiatan perencanaan, pengaturan, pengarahan, dan pengawasan program-program pemerintah baik untuk tingkatan atas, menengah maupun operasional; (3). Decision Support System (DSS)/Business Inteligent (BI)) berpotensi digunakan dalam mendukung proses pengambilan keputusan dan perumusan kebijakan, dimana sistem ini dapat dirancang untuk memberikan alternatif-alternatif pilihan keputusan atau kebijakan. Query database  dapat pula digunakan untuk memberikan data dan informasi secara cepat yang tidak perlu dengan teknik penyajian tertentu; (4). Website, berpotensi digunakan dalam menginformasikan kebijakan-kebijakan yang telah diambil oleh pemerintah kepada masyarakat luas nasional maupun global. Selain informasi kebijakan-kebijakan pemerintah, dalam website dapat digunakan sebagai media penyampaian pendapat yang bisa disampaikan secara terbatas maupun umum, guna menampung kehendak masyarakat dalam bentuk kritik, saran, pendapat yang bersifat membangun; (5). Knowledge Management System (KMS) selain berpotensi digunakan dalam mendukung proses pengambilan keputusan dan perumusan kebijakan, sistem ini dapat digunakan untuk memberikan ”data/informasi/knowledge” pada saat para birokrat menyelesaikan masalah dan harus diikuti dengan tindakan nyata. KMS akan mengelola ”knowledge” yang dipunyai para birokrat untuk dimanfaatkan secara bersama, sehingga akan dapat dihindari keputusan atau tindakan yang kontradiktif; (6). Forum merupakan bagian penting dalam penyampaian pendapat. Fitur forum dapat dikemas dalam website, maupun dalam bentuk pesan instan berpeluang untuk dimanfaatkan untuk keperluan dimaksud; dan (7). Balance Score Card (BSC) adalah suatu perangkat lunak aplikasi yang digunakan untuk mendukung pengukuran kinerja organisasi.

Dalam budaya organisasi maju, lima aspek yang perlu diperhatikan adalah ”business processes/business events”, “strategy”, “organization structure and people”, “technology uses”, dan “measurements”. School of Information System BINUS University memilih motto “aligning business with IT” yang juga mempunyai arti “embbeding IT within business processes” sangat relevan dalam usaha peningkatan produktifitas, seperti dunia bisnis menginginkannya.

Salam,

Dr.  Suroto Adi (D0337)

Lecturer Specialist – S3

School of Information System, BINUS University