Bagaimana CIO Meyakinkan Stakeholder ?

Suatu saat seorang eksekutif sebuah perusahaan berkata : “ We continue pumping trillions of dollars annually into information technology to pursue competitive advantage and spur productivity. But extracting strategic value and productivity from IT has become increasingly challenging (Harvard BR, 2003)”. Sebagai CIO hal yang dipertanyakan pengguna, perlu jawaban. Artinya ia harus dapat menjelaskan dengan terang : “ Have IT shown strategic values for organization? “.

Pertamakali, CIO tadi perlu mengetahui apa yang menjadi business model organisasi tersebut. Dalam hal ini business model adalah representasi yang menggambarkan bagaimana sebuah organisasi berinteraksi dengan lingkungannya yang dinyatakan dalam strategi yang disiapkan serta berbagai sumber daya yang digunakan untuk membangun “capability” untuk eksekusi strateginya tersebut sehingga dapat menciptakan nilai (value) untuk para stakeholder-nya. Adapun strategi adalah suatu rangkaian dan positioning yang dipilih oleh organisasi yang berbeda dengan kompetitor atau orgainsasi sejenis lainnya sehingga dapat menciptakan nilai (value) yang unik kepada stakeholdernya. Sedangkan capability adalah kemampuan organisasi untuk mendapatkan dan menggunakan sumberdaya yang tersedia sehingga dapat membangun proses bisnis dan infrastrukturnya, mengelola staf, membuat jaringan kerja, membangun organisasi dan kultur yang kuat, serta menciptakan tata kelola dan kepemimpinan secara berkesinambungan (sustainable). Value adalah besarnya manfaat yang diinginkan oleh stakeholder sehingga rela membayar (berkorban) sebesar biaya tertentu untuk memperoleh hal yang diinginkannya

Seorang CIO harus mampu berkomunikasi secara baik dengan stakeholders di perusahaan. Ia harus bisa menangkap Strategic Plan perusahaan. Berangkat dari strategic plan perusahaan, maka seorang CIO mampu menguraikan capabilities perusahaan yang diperlukan untuk mencapai strategic plan perusahaan dengan bantuan teknologi (IT). Ia harus menjelaskan strategi IT yang bagaimana untuk membantu organisasi mencapai strategic plan tersebut. Berangkat dari strategic plan perusahaan ini, maka CIO memerlukan “buy-in” stakeholders untuk untuk menyetujui IT strategic plan-nya, menyetujui deliverables dari proposal proyek IT-nya dan juga menyetujui cost dan time frame untuk mendeliver proyek IT-nya.

Dengan persetujuan “up front” dari stakeholders, maka manfaat, cost, timeframe, infrastruktur semua sudah disetujui bersama di depan. Dengan demikian, dukungan dari semua stakeholders bisa didapatkan bukan saja pada tahap planning tapi juga ketika proyek IT diimplementasikan. Dengan demikian, investasi IT yang dilakukan sebuah perusahaan sebaiknya “fit for purpose”, mencukupi kebutuhan dari perusahaan untuk mencapai startegi bisnisnya sesuai dengan “Strategic Values” yang telah di set. Investasi jika terlalu besar dari “Strategic Values” yang telah di set akan menjadi “overkill” dan merugikan stakeholders.

Secara ringkas menjawab pertanyaan  di atas, beberapa langkah yang dilakukan oleh CIO, diantaranya :

1.  Tentukan Strategi Perusahaan. Bagaimana kita memposisikan perusahaan kita terhadap kompetitor dan bagaimana IT dapat membantu perusahaan tetap kompetitif.

2.  Dengan bantuan IT, set dan kelola sumber daya organisasi sehingga memiliki kemampuan untuk dapat menciptakan tata kelola dan kepemimpinan yang sustain (menerus berkesinambungan).

3.  Set dan kelola Values sehingga memberikan manfaat yang sebesar-besarnya kepada stakeholders dengan pengelolaan/ manajemen value yang baik yang dibantu IT untuk pengelolaanya.

Agar tercipta busniess on demand, perusahaan hendaknya merespon baik kebutuhan eksternal dengan proses yang terintegrasi dibantu IT untuk mengintegrasikan informasi, proses dan SDMnya.

Sumber:

The New CIO Leader: Setting the Agenda and Delivering Results, Marianne Broadbent, Ellen S. Kitzis, Gartner Inc, 2005
McLeod, JR. Raymond dan George P.Schell.(2004).”ManagementInformation System”, 9th Edition, Prentice Hall, Inc
Applegate, Lynda M., Austin, Robert D., Soule, Deborah L..(2009).Corporate information strategy and management : text and cases..8th edition.McGraw Hill.
Baltzan, p. & Phillips, A. (2010), Business Driven Technology, 4th edn, McGraw-Hill Irwin, Boston, USA