Implementasi ERP di Perusahaan

ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sebuah sistem informasi yang berguna perusahaan manufaktur dan jasa. ERP berfungsi untuk mengintegrasikan dan mengotomatisasi proses bisnis yang terkait dengan aspek operasional perusahaan, produksi dan distribusi bagi yang terkena dampak. ERP telah berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II), dan MRP II sendiri merupakan hasil dari kemajuan material requirements planning (MRP) yang dikembangkan sebelumnya. Sistem ERP modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, penjualan, inventaris, pengiriman, penagihan, dan akuntansi perusahaan. Artinya sistem ini nantinya akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, inventory control, quality control dan sumber daya manusia. ERP sering disebut sebagai sistem back office, dan pelanggan serta masyarakat umum tidak terlibat dalam sistem ini. Hal ini berbeda dengan sistem front office yang berinteraksi langsung dengan pelanggan, seperti e-commerce, customer relationship management (CRM), dan sistem e-government.

Manfaat Menggunakan ERP

 Berikut ini adalah sebagian kecil dari manfaat penerapan ERP pada perusahaan:

1. Integrasi data keuangan

Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top manajemen dapat melihat dan  lebih mengontrol kinerja keuangan perusahaan.

2. Standarisasi Proses Operasi

Standarisasi proses operasi melalui penerapan praktik terbaik(best practice) sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.

3. Standardisasi Data dan Informasi

Standarisasi data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk    Perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak unit usaha dengan jumlah dan jenis usaha yang berbeda-beda.

ERP merupakan bagian dari infrastruktur perusahaan dan sangat penting bagi kelangsungan hidup perusahaan. Setiap orang dan departemen yang terkena dampak kehadiran ERP harus terlibat dan mendukung pengoperasian ERP. ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan keuntungan, tetapi tidak sebaliknya. Tujuan penerapan ERP adalah untuk membuat perusahaan lebih kompetitif. Penerapan ERP di perusahaan membutuhkan cara yang khusus agar dapat terjamin keberhasilannya.

Penyebab kesalahan ERP

1. Waktu dan biaya pelaksanaan melebihi anggaran
2. Pra-implementasi tidak dilakukan dengan baik
3. Strategi operasional tidak sesuai dengan desain dan pengembangan proses bisnis
4. Orang tidak bersedia menerima dan bekerja pada sistem ERP baru

Tanda-tanda kegagalan ERP

1. Kurangnya komitmen dari manajemen puncak
2. Kebutuhan bisnis yang hilang (analisis strategi bisnis)
3. Prosedur pemilihan perangkat lunak yang salah (tidak lengkap atau tergesa-gesa)
4. Kurangnya sumber daya (karyawan, infrastruktur, modal)
5. Kurangnya “buy-in” membuat resistensi terhadap perubahan di antara karyawan
6. Gagal menghitung waktu implementasi
7. Ketidakcocokan perangkat lunak dan proses bisnis
8. Kurangnya pendidikan dan pembelajaran
9. Desain proyek dan kelemahan manajemen Sepuluh Kurangnya komunikasi

Contoh Implementasi Sistem Aplikasi ERP di Perusahaan :

1. Akuntansi

Aplikasi yang satu ini berfungsi untuk mengatur arus kas keluar masuk suatu perusahaan. Aplikasi ini juga membantu perusahaan menangani berbagai macam transaksi akuntansi seperti neraca, pengeluaran, rekonsiliasi bank, buku besar, manajemen pajak, penganggaran, dan sebagainya. Dengan aplikasi ini, laporan keuangan perusahaan dapat dibuat hanya dengan beberapa klik.

2. Manajemen Hubungan Pelanggan

Contoh aplikasi ERP selanjutnya adalah CRM atau Customer Relationship Management. Aplikasi ini akan membantu mengoptimalkan kinerja penjualan dengan layanan pelanggan atau pelanggan yang lebih baik. Selain itu, aplikasi juga dapat membangun hubungan yang sehat antara perusahaan dengan pelanggannya. Perusahaan dapat mengelola dan melacak informasi seperti riwayat panggilan, komunikasi, data transaksi, rapat, durasi kontrak, dan sebagainya.

3. Manajemen Sumber Daya Manusia

Aplikasi HRM (Manajemen Sumber Daya Manusia) ini membantu meningkatkan efisiensi departemen SDM di dalam perusahaan. Modul ini membantu mengelola informasi karyawan seperti penilaian kinerja, keterampilan, deskripsi pekerjaan, cuti, kehadiran, dan sebagainya. Salah satu kegunaan penting dari aplikasi HRM adalah dalam manajemen penggajian. Payroll management merupakan salah satu bagian penting dari aplikasi ini karena berfungsi untuk mengatur gaji karyawan, refund, biaya perjalanan, dan lain sebagainya.

4. Penjualan

Aplikasi ini dapat membantu menangani pekerjaan perusahaan seperti penawaran, pertanyaan penjualan, faktur, dan pesanan penjualan. Integrasi aplikasi penjualan atau sales dan CRM akan mempercepat siklus penjualan dan memperoleh keuntungan yang lebih besar bagi perusahaan.

5. Inventaris

Aplikasi inventaris berguna untuk membantu melacak dan mengelola item inventaris perusahaan. Aplikasi ini juga dapat memantau tingkat inventaris, melakukan perkiraan, menjadwalkan pengisian ulang, dan membuat laporan inventaris. Penggunaan perangkat lunak ERP yang baik akan memungkinkan integrasi aplikasi inventaris dengan pemindai atau SKU barcode. Aplikasi inventory juga akan lebih efektif jika terintegrasi dengan modul pembelian.

6. Pembelian

Aplikasi ini mengelola proses yang berperan dalam pengadaan, termasuk daftar pemasok, analisis permintaan dan pasokan, catatan penerimaan barang, pesanan pembelian, dan pembaruan stok. Aplikasi ini dapat diintegrasikan dengan aplikasi inventory dalam manajemen pengadaan stok agar fungsinya lebih optimal.

7. Manufaktur

Aplikasi manufaktur berfungsi untuk meningkatkan efisiensi proses manufaktur atau produksi di suatu perusahaan mulai dari perencanaan produk, pemantauan produksi harian, routing material, dan bill of material. Sistem ERP ini memungkinkan aplikasi manufaktur terintegrasi dengan pemindai atau barcode RFID (Radio Frequency Identification).