Mengapa tidak pernah ada waktu yang lebih baik untuk tidak menggunakan kertas (paperless)? (Bagian 2)
Bagaimana Memulai Tanpa Kertas
Sekarang setelah kita menguraikan manfaat tanpa kertas, mari kita ikuti langkah-langkah cara memulainya.
Langkah 1: Menilai proses kertas Anda saat ini. Sebelum Anda benar-benar mulai mencari solusi tanpa kertas, Anda harus mencari tahu proses dan departemen mana yang paling banyak menghabiskan pencetakan dan penyimpanan fisik Anda. Kemudian, Anda perlu menentukan langkah-langkah keamanan apa yang harus diperhitungkan untuk proses digital Anda. Meskipun dimungkinkan untuk menyimpan secara aman dan legal bahkan dokumen yang paling sensitif sekalipun, penting bagi Anda untuk mengetahui peraturan industri Anda dan mematuhinya sebelum Anda mulai mentransfer.
Ada juga kemungkinan besar Anda sudah memiliki beberapa alat yang tersedia yang belum dimanfaatkan. Jadi, penting untuk memeriksa apakah Anda memiliki sumber daya internal yang dapat digunakan untuk mengeluarkan kertas dari proses tersebut. Terakhir, tentukan teknologi mana yang akan Anda perlukan untuk menyelesaikan transformasi Anda ke kantor tanpa kertas. Jika dipilih dengan bijak, alat digital baru Anda akan intuitif dan ramah pengguna, dan idealnya, cukup terjangkau untuk diluncurkan ke seluruh organisasi Anda.
Langkah 2: Buat sistem untuk mentransfer proses kertas ke digital. Untuk melakukan ini, hal pertama yang ingin Anda lakukan adalah memprioritaskan proses transfer digital yang membentuk sebagian besar pencetakan Anda. Jika bisnis Anda seperti kebanyakan, ini akan menandatangani dan mengirim formulir. Setelah itu, Anda harus mengupgrade penyimpanan dokumen Anda. Mulailah dengan menghapus kertas dan perjanjian tercetak yang dapat diselesaikan dan disimpan secara online.
Langkah 3: Biasakan karyawan dengan alur kerja digital baru Anda. Pelatihan yang ditingkatkan adalah salah satu cara terbaik bagi pengusaha untuk meningkatkan produktivitas pekerja. Ingatlah bahwa selain pelatihan tentang alat baru, mungkin perlu untuk melakukan kursus penyegaran tentang solusi apa pun yang sudah Anda miliki yang akan menjadi bagian dari transisi ke digital.
Langkah 4: Kembangkan strategi untuk orientasi dan peluncuran alat baru. Salah satu hambatan terbesar untuk tidak menggunakan kertas adalah tantangan untuk mengarahkan karyawan ke alat digital baru, terutama pada skala perusahaan. Banyak bisnis membuat kesalahan dengan mencoba ini tanpa strategi, yang menghasilkan proses yang terlalu lama, menegangkan, dan adopsi pengguna yang rendah. Tetapi jika Anda memikirkan pendekatan Anda—dan idealnya, memiliki opsi dukungan dari vendor Anda—Anda dapat memiliki transisi yang mulus dan mendapatkan hasil maksimal dari investasi Anda.
Sekarang saatnya
Menjadi tanpa kertas bukan lagi sesuatu yang dapat dilakukan oleh organisasi sebagai sesuatu yang menyenangkan untuk dimiliki atau sampai mereka “merasa siap”. Dunia kerja kita telah benar-benar berubah, dan sekarang adalah waktu yang ideal bagi bisnis untuk beradaptasi. Satu-satunya hal yang sekarang mencegah langkah lama tertunda ke paperless adalah kemauan kolektif.
Reference: