Dalam lingkungan retail saat ini sangatlah kompetitif, kemampuan supermarket untuk menjaga ketersediaan stok barang merupakan kunci utama untuk mempertahankan loyalitas kepada pelanggan. Kekosongan stok merupakan dampak yang sangat buruk untuk Perusahaan sehingga hal ini dapat menurunkan angka penjualanan bahkan citra brand dari Perusahaan bisa dinilai buruk. Oleh karena itu, beberapa Perusahaan retail sudah banyak yang mengadopsi sistem sistem teknologi  yaitu automatic replenishment yang melakukan pengambilan keputusan pembelian barang berdasarkan data yang nyata.

Automatic replenishment  dijalankan dengan bantuan (ERP) Enterprise Resources Planning System serta Point of sale (POS) yang sudah terintegrasi secara maksimal. Contohnya Ketika suatu produk yang sudah mencapai batas maksimum di rak-rak toko, sistem ini akan bergerak secara otomatis untuk mengirimkan permintaan ke pusat distribusinya, bahkan juga langsung ke Gudang utama. Proses yang sepenuhnya berbasis data ini tidak perlu intervensi secara manual yang menyebabkan proses yang lama untuk para pekerja tapi dengan catatan “Tidak sepenuhnya kecuali untuk kasus tertentu yang memerlukan campur tangan secara manual”. Sistem ini juga mempertimbangkan tren penjualan pada mingguan dan juga musiman, sehingga para permintaan pelanggan tidak didasarkan pada kondisi saat ini tapi juga untuk prediksi permintaan dalam waktu terdekat dan pada event tertentu.

Ada manfaat tentang sistem ini meliputi:

  • Proses pemesanan barang mudah, dipercepat, tercatat secara otomatis sehingga memudahkan.
  • Mengurangi kesalahan manusia (human error) dalam perhitungan stok stok yang masuk dan keluar. Baik dalam jumlah sedikit dan banyak.
  • Sistem ini juga meningkatkan kecepatan efisiensi para pekerja, sehingga para pekerja tidak perlu melakukan pengecekan secara manual yang menyebabkan overtime
  • Setelah melakukan pengecekan secara otomatis, barang barang yang akan dikirim sudah dideteksi 100% akurat dari Gudang ke toko cabang manapun yang memerukan stok berapa.

Meskipun efektif, sistem ini masih memiliki keterbatasan, maka dari itu jangan terlalu bergantung kepada sistem. Contohnya:

  • Sistem bisa saja adanya gangguan dari koneksi internet ataupun tidak dapat membaca data dengan benar sehingga Tingkat akurasi tidak sepenuhnya tepat.
  • Data data bisa saja ketergantungan dan tidak adanya update secara real time.
  • Sumber daya manusia masih belum sepadan dikarenakan beberapa pekerja yang belum fasih dengan perkembangan teknologi. Hal inilah yang memerlukan pembekalan atau pelatihan pekerja untuk memahami sistem serta menangani teknisnya sesuai divisi masing-masing.

Sistem ini membantu untuk meningkatkan:

  • Ketersediaan stok : produk stok harian tersusun secara baik dan tidak kosong secara mendadak ataupun overstock
  • Kepuasaan pada pelanggan: para konsumen merasa sangat puas, karena barang yang mereka cari tersedia sesuai etalasenya.
  • Efisiensi operasional : para pekerja tidak lagi menghabiskan waktunya hanya untuk fokus kepada pencatatan secara manual sehingga ini meringankan pekerjaan pekerja untuk melakukan pekerjaan lainnya. Dan hal ini juga mengurangi
  • Pengurangan kerugian: produk ataupun stok barang tidak akan mengalami overstocksehingga stok barang yang ada di Gudang dan supermarket tidak akan adanya produk kadaluarsa yang menyebabkan kerugian Perusahaan.

Bedasarkan hasil observasi dari saya, sistem replenishment otomatis ini sudah terbukti sangat efektif untuk menjaga ketersediaan stok barang yang ada di Gudang, toko, dan cabang cabang supermarket serta meningkatkan efisiensi operasional yang ringan. Sistem ini juga sangat membantu para pekerja untuk mengurangi resiko kehabisan stok barang, mempercepat siklus untuk distribusi, dan mendukung untuk pengambilan Keputusan secara cepat bedasarkan data secara real time.

Untuk memaksimalkan sistem ini berkerja secara efeotf, maka:

  • Perusahaan retail tetap mengembangkan prediksi permintaan para pembeli basis tren yang sedang naik daun bahkan event local tertentu.
  • Selalu melakukan pelatihan kepada para pekerjanya secara berkala untuk memastikan SDM siap untuk berkembang dengan sistem yang sedang berjalan saat ini dan sistem yang baru untuk kedepannya.
  • Integrasi data ditingkatkan antara Gudang dan pasok luar seperti supplier agar stok di Gudang untuk replenishment lebih presisi.