Mengenal Lebih Jauh Tentang Sistem ERP Sebelum Tahap Implementasi

Sistem ERP atau yang lebih dikenal sebagai Enterprise Resource Planning adalah suatu software yang dibuat agar dapat membantu perusahaan dalam mengintegrasikan operasi bisnis yang akan berjalan. Sistem ERP juga biasanya digunakan oleh bisnis kalangan menengah hingga besar dan bahkan terkadang digunakan oleh perusahaan dengan bisnis yang kecil untuk meningkatkan efisiensi dibeberapa department. Sistem ERP biasanya memiliki berbagai modul yang mencakup berbagai fungsi bisnis sesuai dengan kebutuhan perusahaan misalnya rantai pasokan, manajemen proyek dan lainnya. 

Berikut adalah beberapa aspek penting yang perlu diperhatikan sebelum melakukan implementasi sistem ERP pada perusahaan, seperti: 

• Sistem ERP dapat berorientasi dengan data seperti mengolah data, menyimpan data dan mengumpulkan data besar yang terkait dengan flow bisnis perusahaan. Data yang dikumpulkan seperti catatan keuangan, persediaan produk, informasi karyawan, data pemesanan pelanggan dan yang lain. Kumpulan data tersebut merupakan suatu aset utama bagi perusahaan dalam membuat laporan dan mengambil keputusan pengembangan perusahaan untuk kedepannya. 

• Sistem ERP dapat digunakan sebagai pusat integrasi yang akan menghubungkan berbagai aspek maupun department dari suatu perusahaan seperti sumber daya manusia, persediaan, CRM, keuangan perusahaan dan lain lain. Dengan adanya sistem ERP, perusahaan dapat menghilangkan data yang terisolasi dan memberikan berbagai informasi secara real time 

• Dengan adanya sistem ERP, perusahaan dapat mendapatkan visibilitas yang lebih besar terhadap berjalannya proses bisnis. Staff perusahaan dapat mengakases data dan menghasilkan laporan ataupun analitik secara real time yang tentunnya dapat membantu dalam mengidentifikasi hambatan, merespon perubahan pasar dan mengoptimalkan proses bisnis dengan baik. 

• Sistem ERP juga dapat menyesuaikan proses bisnis dari suatu perusahaan berdasarkan kebutuhan mereka. Namun, penyesuaian sistem harus dilakukan dengan hati hati, dikarenakan apabila pertimbangan dari perusahaan kurang matang maka dapat menimbulkan adanya kompleksitas dan bahkan biaya berlebih. 

• Selain hal yang telah disebutkan diatas, keamanan data juga merupakan salah satu proiritas utama perusahaan. Banyak dari vendor ERP yang mengeluarkan investasi lebih untuk mendapatkan perlindungan data yang baik seperti enkripsi, kontrol akses pengguna ataupun sistem pencadangan untuk memastikan integritas data. 

• Dalam mengimplementasikan sistem ERP perusahaan harus melakukan analisis dari biaya pengeluaran untuk memahami potensi tingkat pengembalian investasi (ROI) dan memastikan bahwa manfaat jangka panjang melebihi biaya yang dikeluarkan. Adapun beberapa biaya yang perlu dipertimbangkan diantaranya adalah software license, hardware, pelatihan, dan biaya maintenance.  

• Terakhir, persiapan staf perusahaan juga perlu dipertimbangkan dalam menghadapi perubahan sistem ERP. Perusahaan dapat merencanakan program pelatihan yang komprehensif untuk memastikan bahwa karyawan dapat beradaptasi dengan sistem atau proses yang baru. 

Secara keseluruhan, sistem ERP meruapakan salah satu solusi yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola proses bisnis mereka, mangambil keputusan dan lain lain. Jika sistem ERP diimplementasikan dengan benar, maka perusahaan akan mendaptkan benefits yang signifikan dan memperoleh investasi yang baik untuk jangka panjang. 

Referensi : 

• Kumar, V., Maheshwari, B., & Kumar, U. (2003). An investigation of critical management issues in ERP implementation: empirical evidence from Canadian organizations. Technovation, 23(10), 793-807. 
• Davenport, T. H. (1998). Putting the enterprise into the enterprise system. Harvard Business Review, 76(4), 121-131. 
• Nah, F. F., Lau, J. L., & Kuang, J. (2001). Critical factors for successful implementation of enterprise systems. Business Process Management Journal, 7(3), 285-296.