Bagaimana Cara Mengalokasikan Resources Dalam Proyek?

Proses perencanaan yang harus dilalui dalam menjalankan sebuah proyek yaitu membuat penjadwalan terkait sumber daya dan biaya yang harus dikeluarkan dalam proyek tersebut. Oleh karena itu penting sekali bagi manajer proyek untuk mengalokasikan sumber daya proyek dengan baik agar dapat memaksimalkan sumber daya yang tersedia dalam proyek. Hal ini merupakan rencana jangka pendek yang ditetapkan untuk mencapai tujuan di masa mendatang. Berikut ini adalah beberapa tips yang dapat membantu manajer proyek dalam melakukan alokasi sumber daya saat mengelola proyek: 

• Tentukan Ruang Lingkup (Scope) 

Sebelum dapat mengalokasikan atau mengelola sumber daya, manajer proyek harus menentukan ruang lingkup proyek yang sedang dikerjakan apakah proyek tersebut besar atau kecil serta menentukan jangka waktu proyek. Dari hasil tersebut dapat dibuat keputusan yang tepat mengenai sumber daya apa saja yang diperlukan dan berapa banyak yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Semakin jelas ruang lingkup proyek maka semakin baik untuk mengetahui cara mengalokasikan sumber daya.  

• Mengidentifikasi Sumber Daya 

Sebelum proyek dimulai pastinya manajer proyek telah mengetahui ruang lingkup, tujuan dan tugas untuk proyek harus tepat waktu dan sesuai anggaran yang disetujui. Lalu kemudian dilanjutkan dengan mengumpulkan sumber daya dimana harus menentukan siapa saja sumber daya manusia yang tersedia, perlengkapan apa yang diperlukan dan ingin dibeli, dan lokasi dimana tugas proyek ini akan dilakukan, serta apakah ruangan itu tersedia. Sehingga sebelum dapat mengalokasikan sumber daya, maka seluruh kebutuhan harus dimiliki. Oleh karena itu, perlu membuat daftar menggunakan kriteria yang telah disebutkan sebelumnya dan pastikan sesuai dengan anggaran yang dialokasikan untuk proyek tersebut. 

• Ketahui Ketergantungan Sumber Daya 

Salah satu cara untuk mengalokasikan sumber daya adalah dengan tidak mengalokasikannya sama sekali. Dimana hal ini memerlukan perencanaan yang dapat membantu untuk menjaga agar sumber daya tidak kekurangan. Walaupun tidak berarti, manajer proyek tidak akan mengalami hambatan atau kekurangan sumber daya, tetapi kecil kemungkinannya jika mengetahui ketergantungan sumber daya. Bagian dari perencanaan untuk dependensi adalah memiliki rencana darurat jika anggota tim diberhentikan atau kehabisan sumber daya yang dibutuhkan. Oleh karena itu, perlu menjaga agar rencana tidak terlalu bergantung pada satu sumber daya untuk menghindari masalah dikemudian hari.  

• Track Waktu Pengerjaan 

Melacak waktu pengerjaan sangatlah penting dengan mengawasi bagaimana tim bekerja dan apakah pekerjaan yang dilakukan efesien. Untuk meningkatkan pelacakan waktu dapat dilakukan dengan melacak beban kerja tim. 

• Menggunakan Tools 

Dalam mengelola sumber daya dalam proyek agar lebih produktif dapat menggunakan sebuah software manajemen proyek. Dimana hal ini dapat membantu manajer proyek untuk melihat dengan tepat seberapa banyak proyek dan membantu anggota tim yang memiliki kelebihan tugas. Alokasi sumber daya  dengan bantuan tools akan lebih efesien dengan hanya melihat dashboard secara real-time.  

Source: 

https://thedigitalprojectmanager.com/projects/pm-methodology/resource-allocation-methods-in-project-management/ 

https://www.projectmanager.com/blog/resource-allocation