Mengapa tidak pernah ada waktu yang lebih baik untuk tidak menggunakan kertas (paperless)? (Bagian 1)

Gagasan tentang “kantor tanpa kertas” yang sesungguhnya telah dibicarakan selama bertahun-tahun, tetapi sangat sedikit organisasi yang benar-benar mengadopsi konsep tersebut dan menghilangkan kertas untuk selamanya. Sementara penelitian terbaru mengungkapkan bahwa pencetakan dan pemindaian telah menurun secara signifikan sejak awal pandemi COVID-19, 56% pekerja masih mencetak dan 50% masih memindai, bahkan saat bekerja dari rumah (WFH). Namun, cara kerja ini sama sekali tidak berkelanjutan di dunia kerja yang mengutamakan jarak jauh. 

Kebutuhan akan transformasi digital tidak pernah lebih nyata. Meskipun banyak perusahaan telah mempercepat inisiatif digital mereka, sejumlah kesenjangan masih ada, terutama dalam hal produktivitas dokumen. Bahkan, diperkirakan 83% pekerja percaya bahwa cara perusahaan mereka mengelola dan bekerja dengan dokumen belum membaik secara signifikan selama pandemi COVID-19. Dan hampir semua orang (95%) melihat ruang untuk perbaikan di bagian depan ini. 

Menyapih bisnis Anda dari kertas sepenuhnya tentu tidak akan terjadi dalam semalam, tetapi itu bisa dilakukan! Jika masih ada keraguan, berikut adalah tiga alasan utama untuk mulai melakukan transisi ke paperless hari ini: 

• Peningkatan Produktivitas dan Efisiensi 

Mari kita hadapi itu, kertas menciptakan banyak kemacetan dan inefisiensi alur kerja. Tahukah Anda bahwa karyawan menghabiskan lebih dari 4 jam hampir setiap minggu untuk menyelesaikan tugas berbasis kertas? Dengan alur kerja tanpa kertas, mereka tidak perlu menghabiskan waktu ekstra untuk mendorong kertas, mengejar tanda tangan, dan mengisi formulir. Tugas-tugas ini lebih mudah dan lebih cepat ketika diselesaikan secara digital, menyisakan waktu untuk pekerjaan yang lebih penting untuk diselesaikan. 

Proses berbasis kertas juga memiliki keterbatasan. Hampir tidak mungkin memiliki lebih dari satu orang yang mengerjakan dokumen hard copy yang sama dan secara akurat melacak berbagai suntingan. Jadi, bagaimana karyawan jarak jauh dapat diharapkan untuk bekerja sama secara efisien? Saat Anda mengeluarkan kertas dari persamaan dan mengadopsi solusi produktivitas dokumen digital, tim dapat dengan mudah membuat, berbagi, mengedit, melacak versi, menandatangani, dan mengarsipkan—semuanya tanpa mencetak atau memindai satu halaman pun. 

Ini juga menciptakan pengalaman pengguna yang lebih baik bagi karyawan, yang dapat menghasilkan kepuasan kerja yang lebih tinggi dan mengurangi kelelahan. Menurut penelitian Future of Work kami, 51% responden mengklaim teknologi produktivitas dokumen yang lebih baik akan membuat pekerjaan mereka lebih mudah, dan 55% mengatakan itu akan menghemat waktu mereka—dua faktor yang sangat membantu dalam mengurangi stres terkait pekerjaan dan membantu meningkatkan semangat kerja.

Menerapkan alat baru tidak akan datang tanpa tantangan. Penting untuk memiliki strategi manajemen perubahan dan rencana pelatihan yang solid jika Anda benar-benar ingin mendorong penerimaan dan adopsi karyawan. 

• Penghematan biaya 

Badan Perlindungan Lingkungan (EPA) memperkirakan bahwa rata-rata pekerja pengetahuan menggunakan lebih dari 10.000 lembar kertas per tahun, yang menghasilkan sekitar dua kotak kertas per pekerja. Dengan setiap kasing seharga $40 (atau lebih), mudah untuk melihat berapa banyak hal yang dapat ditambahkan. Jika itu tidak cukup, PwC baru-baru ini menemukan bahwa rata-rata perusahaan menghabiskan $20 untuk tenaga kerja untuk mengarsipkan kertas, $120 untuk mencari dokumen yang hilang, dan $220 untuk membuat ulang dokumen yang hilang. Ini berarti bahwa perusahaan dengan 1.000 karyawan menghabiskan $3,5 juta per tahun untuk masalah yang dibuat oleh kertas. Jika anggaran Anda terbatas, terutama karena dampak pandemi, memotong kertas mungkin menjadi salah satu cara tercepat dan termudah untuk menghemat secara signifikan. 

• Ketahanan lingkungan 

Ada korelasi langsung antara tingkat penggunaan kertas di tempat kerja dan dampaknya terhadap lingkungan. Misalnya, dibutuhkan 11.134 kilowatt-jam (kWh) untuk memproduksi satu ton kertas — itu adalah jumlah listrik yang sama yang digunakan rata-rata rumah tangga selama lebih dari 10 bulan. Selain itu, kartrid tinta dan toner yang digunakan untuk pencetakan sangat buruk bagi lingkungan jika tidak dibuang dengan benar (dan sayangnya, terlalu sedikit yang membuangnya dengan benar). Diperkirakan lebih dari 400 juta tinta dan 100 juta kartrid toner berakhir di tempat pembuangan sampah setiap tahun. 

Organisasi harus fokus untuk meminimalkan pencetakan di setiap kesempatan yang memungkinkan, apakah itu menghilangkan beberapa printer di kantor Anda atau beralih ke solusi produktivitas dokumen. Dengan menghilangkan atau mengurangi penggunaan kertas, bisnis dapat secara sah memposisikan diri mereka sebagai “hijau” sambil juga melestarikan lingkungan untuk generasi mendatang kita. 

Dan jika Anda merekrut, Anda akan lebih mudah menarik milenium dan Gen Z yang berhak menempatkan nilai tinggi pada perusahaan yang berkelanjutan. Ketika generasi-generasi ini hadir dalam angkatan kerja, perhatian dan motivasi mereka secara alami akan membuat mereka menjadi lebih selektif tentang posisi yang mereka pilih. Itu berarti tempat kerja yang sepenuhnya digital yang sadar lingkungan kemungkinan akan lebih menarik daripada yang sepenuhnya bergantung pada kertas.