Mengurangi biaya dan meningkatkan efektivitas di dalam Portofolio Aplikasi

Portofolio Aplikasi

      Penggunaan portofolio aplikasi didalam sebuah pengimplementasian aplikasi bisnis dapat membantu sebuah perusahaan didalam menganalisa kebutuhan dari aplikasi yang akan digunakan. Hal ini akan membantu perusahaan didalam menghemat pengeluaran yang tidak diperlukan. Proses dari penghematan biaya bagi perusahaan tidak akan terjadi jika pemahaman yang baik dari aplikasi yang telah digunakan oleh perusahaan, siapa yang menggunakan, dimana aplikasi digunakan, tujuan dari bisnis, dan berapa besar hal tersebut berdampak kepada pengeluaran perusahaan tidak benar. Maka dari itu untuk pengurangan dari pengeluaran yang signifikan akan menggunakan beberapa cara yang akan berdampak pada aplikasi bisnis. Diantaranya adalah :

• Mengeliminasi aplikasi yang tidak digunakan
  Pengurangan pengeluaaran didalam aplikasi akan sulit terjadi karena perubahan ini akan berlangsung dengan waktu yang lama pengimplementasiannya. Mengeliminasi software yang tidak digunakan merupakan sebuah pilihan yang paling cepat berdampak didalam pengurangan dari biaya dari anggaran yang disediakan. Hal tersebut dapat memastikan perusahaan tidak membayar aplikasi yang tidak digunakan atau diterapkan didalam proses bisnis.

• Mengkonsolidasikan aplikasi yang berlebihan (Penggabungan aplikasi)
  Melakukan pemerikasaan terhadap module (aplikasi) yang telah dibeli sebagai bagian dari sistem perusahaan yang memiliki fungsi sama terhadap module satu dan lainnya. Mempertimbangkan mengganti atau membuang kelebihan aplikasi yang memiliki fungsi yang sama (timpang tindih) agar terjadinya pengurangan terhadap pengeluaran.

• Mengganti aplikasi dengan biaya yang tinggi
  Memeriksa biaya maintenance dan pengeluaran bersamaan dengan membandingkan kebutuhan penggunaan dari tiap aplikasi. Lalu lakukan pengurutan terhadap total pengeluaran dari kepemilikan aplikasi. Pastikan tujuan dari bisnis dapat tercapai dari tiap penggunaan aplikasi masih dalam perhitungan yang wajar terhadap pengeluaran. Memeriksa pengeluaran bagi tiap aplikasi dengan para pemangku kebijakan agar mendapatakan nilai atau manfaat yang sesuai. Dan jika aplikasi terlihat mahal jika dibandingkan dengan nilai bisnis yang telah berlaku, pertimbangkan untuk mengganti sistem dengan solusi lainnya seperti proses manual untuk sementara waktu.

• Metode Matrix Nilai Aplikasi

1. Nomor 1 merupakan aplikasi dengan nilai yang tinggi, penggunaannya merupakan prioritas dan biasanya dipergunakan sebagai acuan kecuali pengeluaran melambung tinggi untuk alasan tertentu.
2. Nomor 2 Juga merupakan aplikasi dengan nilai fungsi strategis yang tinggi. Tetapi perusahaan dapat melakukan penilaian apakah dapat melakukan pengurangan terhadap pengeluaran dari biaya maintenance tanpa mengganggu proses bisnis tersebut.
3. Aplikasi yang dijelaskan didalam nomor 3 merupakan aplikasi dengan nilai kegunaan yang rendah dan dapat dipertimbangkan untuk dilakukan penyatuan sistem dengan aplikasi yang memiliki nilai guna tinggi. Biasanya aplikasi ini memiliki pengeluaran yang rendah.
4. Nomor 4 adalah aplikasi yang harus segera dilakukan penyatuan dikarenakan aplikasi tersebut dapat berdampak pada nilai dari bisnis perusahaan.

• Mempertimbangkan aplikasi pengganti
  Seperti yang dapat dilihat didalam portofolio aplikasi, berbeda dengan bisnis dan fungsi dari organisasi. Melakukan identifikasi nilai penting dari setiap area untuk pengimplementasian teknologi dengan potensi yang menguntungkan haruslah dilakukan. sebagai contohnya perusahaan memiliki sistem marketing yang masih manual.

Kesimpulan

            Banyak cara didalam memilih ataupun menggunakan aplikasi didalam keperluannya terhadap proses bisnis didalam perusahaan. Maka dari itu didalam penggunaannya banyak sekali faktor yang dapat mengefisiensikan penggunaan aplikasi. Dimana pengurangan biaya terhadap infrastruktur maupun software yang digunakan perlu dilakukan untuk mendukung efisiensi didalam pengelolaan anggaran bagi divisi IT didalam perusahaan. Tindakan untuk mengefisienkan biaya yang dikeluarkan bukan berarti menurunkan performa, namun sebaliknya.