Mengestimasi Waktu dan Kesulitan Suatu Project Dengan Bermain Poker (An Explanation About “Planning Poker” Estimation Technique)
Dalam Project Management (Manajemen Project), mengetahui waktu serta usaha yang dibutuhkan untuk menggapai target adalah hal yang sangat penting untuk diestimasi. Ada beberapa teknik yang sering digunakan dalam melakukan suatu estimasi seperti, Guesstimating, Delphi Technique, Brainstorming, Dll. Salah satu teknik lain adalah Planning Poker, yaitu adalah teknik estimasi dengan bermain kartu.
Planning Poker
Atau dapat disebut ScrumPoker, adalah salah satu teknik estimasi berbasis konsensus di mana para pemain (Project Team, User, Manager, Dll) menggunakan kartu untuk menyampaikan estimasi mereka tanpa berbicara.
Perlengkapan :
Perlengkapan yang digunakan dapat bervariasi tergantung bagaimana cara Project Team dan Stakeholder memainkannya. Tetapi ada beberapa hal dasar yang harus digunakan saat menggunakan teknik Planning Poker, yaitu :
- Beberapa set deck kartu yang terdiri dari angka-angka (biasanya 0, 1, 2, 4, 8, 18, 32, 64, 100, atau deret Fibonacci).
- Kartu tanda tanya (?) untuk menunjukkan ketidakpastian.
- Kartu Infinity untuk menunjukkan bahwa tugas yang sedang di estimasikan tidak bisa diselesaikan.
- Kartu bergambar kopi untuk menunjukkan bahwa sudah saatnya untuk istirahat.
Perlengkapan lain yang dipakai bisa juga berupa :
- List fitur.
- User requirement.
- Deskripsi Software.
- Timer
Prosedur :
Saat meeting estimasi dilakukan, setiap estimator akan diberikan 1 deck kartu. Setiap deck memiliki kartu yang sama. Langkah-langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut :
- Seorang Moderator akan menjadi pemimpin meeting, moderator tersebut tidak bermain.
- Product Manager/User akan memberikan overview tentang Software yang akan di develop/User Requirment. Team akan diberikan kesempatan untuk bertanya dan berdiskusi untuk mengklarifikasi asumsi dan risiko. Project Manajer mencatat diskusi tersebut.
- Para pemain selanjutnya meletakan kartu menghadap ke bawah, sebagai estimasi dari User Requirment Contoh : Untuk membuat fitur X, Adi mengestimasi bahwa untuk menyelesaikannya dibutuhkan setidaknya 8 hari. Oleh karena itu, kartu yang diletakan Adi adalah 8. Para pemain tidak diperbolehkan menyebutkan atau memberitahu pemain lain tentang kartu mereka.
- Lalu para pemain membalik kartu mereka secara bersamaan.
- Pemain yang memiliki estimasi paling tinggi atau paling rendah diberikan kesempatan untuk menjelaskan mengapa mereka memilih angka tersebut lalu diskusi akan berlanjut.
- Proses ronde poker ini akan diulang sampai semua User Requirement dan konsensus tercapai.
- Untuk membuat diskusi berlangsung secara efisien, Moderator/Project Manajer dapat menggunakan timer. Saat waktu timer habis, diskusi akan dihitung selesai dan lanjut menuju ronde poker selanjutnya.
Keuntungan :
- Menghilangkan Anchoring ( Keadaan di mana saat seseorang menyatakan suatu pernyataan dalam suatu grup, dan pernyataan tersebut membuat asumsi orang lain berubah ke arah pernyataan tersebut).
- Membuat pendapat semua orang setara. Biasanya dalam meeting, seseorang yang memiliki posisi yang lebih tinggi seperti Manajer atau orang yang lebih berpengalaman akan memberikan pendapat yang lebih “Kuat”, tetapi dengan metode ini, para pemain dapat dengan leluasa menyatakan pendapat mereka.
- Kontribusi yang menyeluruh. Biasanya dalam meeting, hanya sebagian orang saja yang menyatakan pendapat, sementara sebagian hanya diam dan menunggu. Dengan menggunakan metode ini, semua pemain wajib memberikan estimasi mereka tentang sesuatu.
- Sebagai kesempatan untuk belajar. Contoh: 5 orang meletakan kartu 10 untuk menyatakan suatu estimasi tentang suatu persoalan, tetapi 1 orang yang lebih berpengalaman memberikan kartu 30. Orang tersebut akan diberi kesempatan untuk menjelaskan mengapa dibutuhkan 30 hari untuk menyelesaikan persoalan tersebut, dan hal itu akan memberikan pertimbangan baru kepada 5 orang lainya.
- Suatu cara yang lebih menyenangkan dibandingkan dengan meeting biasa.
