E-HUMAN RESOURCE MANAGEMENT PADA PT. SINGA TERBANG DUNIA

ABSTRAK

Tujuan pembuatan sistem e-HRM ini adalah untuk memecahkan beberapa masalah yang timbul selama menggunakan sistem manual yang telah ada seperti mengatur berkas tenaga kerja dan data – data karyawan perusahaan yang menumpuk begitu banyak. Akibatnya pola kerja menjadi lebih lambat dan tugas HRD menjadi menumpuk. Metodologi yang di gunakan dalam penulisan skripsi ini meliputi studi pustaka, survei lapangan , serta analisis dan perancangan. Analisis dilakukan dengan cara mewawancarai kepala bagian HRD pada PT. Singa Terbang Dunia untuk mengidentifikasi masalah – masalah yang sering dihadapi oleh staff dan karyawan dalam menggunakan sistem yang lama. Simpulan yang diperoleh dari hasil wawancara menunjukan bahwa penggunaan sistem e-HRM ini dapat membantu menyelesaikan masalah yang ada di perusahaan tersebut.

Kata Kunci : e-hrm, manajemen, sumber daya manusia

PENDAHULUAN

Manajemen Sumberdaya Manusia merupakan salahsatu bidang dari manajemen umum yang meliputi segi – segi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dalam pengendalian. Proses ini terdapat dalam fungsi atau bidang produksi, pemasaran, keuangan, maupun kepegawaian. Karena sumberdaya manusia dianggap semakin penting perannya dalam pencapaian tujuan perusahaan, maka berbagai pengalaman dan hasil penelitian dalam bidang HR dikumpulkan secara sistematis dalam apa yang disebut manajemen sumber daya manusia. Istilah manajemen juga mempunyai arti sebagai kumpulan pengetahuan tentang bagaimana memanage(mengelola) sumber daya manusia (Rivai & Jauvani, 2010).

Informasi yang dibutuhkan dan hal yang perlu diperhatikan dalam manajemen sumber daya manusia adalah tingkat keterampilan karyawan, kemampuan karyawan, dan kapabilitas manajemen dalam keterkaitannya dengan perencanaan strategi sumber daya manusia. Dengan mengetahui tingkat keterampilan dan kemampuan karyawan, maka perusahaan dapat menentukan arah strategi sumber daya manusia. Tiga konsep utama dalam strategi sumber daya manusia yang mencakup pada keunggulan kompetitif, kapabilitas khusus, dan kesesuaian strategi. Konsep tersebut harus benar-benar diperhatikan agar strategi yang dipilih atau ditetapkan oleh suatu perusahaan dapat berjalan dengan efektif (Cahayani, 2005).

Sampai saat ini masih banyak perusahaan – perusahaan, khususnya di Indonesia, yang masih mengalami beberapa masalah terkait pengelolaan HR. Permasalahan tersebut biasanya disebabkan oleh banyaknya dan beragamnya data terkait HR yangmengakibatkan pengelolaan dan proses analisa data HR menjadi tidak efektif dan tidak efisien. Tantangan terbesar dirasakan oleh perusahaan baru yang masih dalam proses perkembangan bisnisnya. Trulsson (2002) mengatakan bahwa data terkait HR yang sangat perlu untuk dikelola adalah terkait skill dan komitmen pegawai yang telah bekerja di perusahaan yang dimaksud. Data ini sangat penting karena hasil analisa dari current employees akan mengarahkan perusahaan pada bagaimana perusahaan harus mengelola pegawai baru yang akan masuk serta bagaimana meningkatkan kemampuan pegawai yang dimilikinya saat ini. Hal ini juga sesuai dengan paparan Bose (2011) bahwa kualitas suatu perusahaan berangkat dari “People Orientation Strategies”.

Semakin besar suatu perusahaan, maka semakin banyak dan kompleks pula data sumber daya manusia yang harus dikelola (Kepner & Tregoe, 2015). Di lain sisi, keputusan yang cepat dan tepat sangat diperlukan oleh para pimpinan perusahaan dalam pengelolaan HR di perusahaannya. Pada titik inilah dibutuhkan suatu integrasi antara ilmu manajemen HR dan managemen TI (Teknologi Informasi) sehingga operasional divisi manajemen HR dapat berjalan secara efektif dan efisien. Keberadaan TI dapat membantu perusahaan dalam memecahkan masalah, diantaranya adalah membantu manusia dalam meningkatkan produktivitas, meningkatkan efektivitas, meningkatkan efisiensi, meningkatkan mutu, meningkatkan kreativitas, dan problem solving(pemecahan masalah) (Achmad Sirajuddin, Peran Teknologi Informasi dalam Dunia Bisnis).

Salah satu perusahaan yang saat ini sedang dalam proses perkembangan bisnisnya adalah PT.Singa Terbang Dunia.Perusahaan ini berdiri pada tahun 1987 dan bergerak dalam bidang industri tinta. Saat ini,PT.Singa Terbang Dunia a memiliki kurang lebih 130 karyawan dan PT. Singa Terbang Dunia sedang berfokus pada kualitas HR yang bekerja di perusahaan mereka.Dengan pemahaman betapa pentingnya penerapan integrasi manajemen IT dan manajemen HR dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengambilan keputusan terkait HR perusahaan ini, penulis terdorong untuk melakukan suatu penelitian mengenai berbagai persoalan yang sering muncul dalam tata kelola HR di PT.Singa Terbang Dunia serta memberikan solusi efektif yang tertuang dalam skripsi yang berjudul ”Perancangan e-HRM pada PT.Singa Terbang Dunia”.

Ruang Lingkup

• Perekrutan calon karyawan hingga menjadi karyawan tetap
• Permintaan Cuti (Cuti kerja, cuti melahirkan , cuti menikah)
• Penilaian karyawan
• Pengunduran dan pemberhentian diri karyawan
• Pengajuan kerja lembur
• Surat peringatan
• Mutasi karyawan

Tujuan dan Manfaat

Tujuan dari penulisan ini sebagai berikut :

• Untuk mengetahui tata kelola HR yang ada di PT.Singa Terbang Dunia
• Untuk mengetahui perusahaan mengelola data apa saja terkait HR
• Untuk mengetahui permasalahan apa saja yang muncul terkait data HR
• Merancang sistem e-HRM yang akurat sehingga membantu meminimalisasi kelemahan – kelemahan sistem HRD pada umum nya

Sedangkan manfaat – manfaat yang dapat diperoleh adalah :

• Mempermudah pengelolaan data karyawan
• Membantu HRD dalam mengelola HR
• Mempercepat proses pengambilan keputusan oleh HRD
• Membantu mempermudah dan mempercepat para manajer dalam melihat dan merespon laporan – laporan yang berhubungan dengan permintaan penambahan tenaga kerja, lamaran pekerjaan, permintaan mutasi kerja, penilaian kinerja karyawan.

HASIL PEMBAHASAN

Pada proses bisnis yang sedang berjalan, kami menganalisis proses yang terdapat dalam HRD. Dimana HRD disini melingkupi bagian absensi, rekrutmen. Perekrutan dilakukan jika ada permintaan penambahan tenaga kerja dari manajer divisi. Untuk pekerja lapangan biasa di lakukan dengan pengumuman di bursa tenaga kerja dekat lokasi. Untuk pekerja kantor dilakukan melalui portal job di internet. Proses yang di lakukan memakan waktu kurang lebih satu minggu.

Pada proses abensi, Perusahaan mencatat waktu kehadiran karyawan sebagai catatan untuk penilaian kinerja,jam lembur, jatah cuti dan mutasi karyawan.

MASALAH YANG DIHADAPI PERUSAHAAN

                Berdasarkan hasil analisis yang telah di lakukan dengan menggunakan metode  wawancara dan metode survei terhadap PT.Singa Terbang Dunia sesuai dengan tujuan kami , berikut ini adalah tata kelola SDM yang ada di perusahaan tersebut meliputi:

• Proses Permintaan Tenaga Kerja
• Proses Rekrutmen
• Proses Mutasi Karyawan
• Proses Penilaian Karyawan Kontrak dan Tetap
• Proses Pemberhentian Karyawan
• Proses Pengajuan Cuti
• Proses Pengajuan Lembur
• Proses Absensi

Dari tata kelola SDM yang sudah kami jabarkan di atas,  berikut ini adalah masalah – masalah yang di hadapi di perusahaan tersebut yaitu :

1. HRD kesulitan dalam mengelola seluruh data karyawan yang ada di PT. Singa Terbang Dunia
2. Dalam melakukan penilaian karyawan pada PT. Singa Terbang Dunia belum menggunakan standar KPI (Key Performance Indicator) , dimana penilaian masih dilakukan secara lisan yang mengakibatkan penilaian kinerja karyawan tidak objektif
3. HRD kesulitan dalam memantau karyawan yang akan di mutasi yang akibatnya karyawan yang seharus nya di mutasi jadi terlambat untuk di proses
4. HRD kesulitan dalam memantau masa cuti karyawan dikarenakan jenis cuti yang berbeda – beda dan jumlah cuti dari setiap jenis cuti yang ada di perusahaan tersebut juga berbeda.
5. Pada proses pemberian surat peringatan, HRD terkadang kurang objektif atau tidak sesuai dengan kesalahan yang dilakukan karyawan.