Analisa Sistem Informasi Untuk Proses Permintaan Data Pada Universitas Bina Nusantara

Angellia Debora Suryawan

Universitas Bina Nusantara

KH. Syahdan No. 9 Palmerah

Jakarta Barat 11480

asuryawan@binus.edu

Veronica

Universitas Bina Nusantara

KH. Syahdan No. 9 Palmerah

Jakarta Barat 11480

veronica@binus.edu

Abstrak

Data merupakan komponen penting dalam organisasi sehingga harus dikelola dengan baik. Informasi data yang diberikan dengan akurat, tepat, dan reliable akan bermanfaat bagi organisasi untuk pengambilan keputusan. BINUS menyadari bahwa proses pengelolaan data sangat penting. Karenanya kebutuhan data harus ditunjang dengan baik dan cepat, sehingga data yang dibutuhkan dapat diakses kapan saja dan dimana saja. Pada penulisan ini dibahas mengenai proses penyediaan data sesuai dengan pemintaan user. Metode dalam penulisan ini dilakukan dengan identifikasi dan perumusan masalah, serta pengumpulan data. Saat ini BINUS sudah mempunyai aplikasi untuk mendukung proses permintaan data, namun belum semua permintaan data dapat terpenuhi pada sistem tersebut. Masih ada proses pemintaan data yang dilakukan melalui email. Secara keseluruhan, aplikasi permintaan data ini sudah sangat membantu staf database & system admin, sehingga permintaan data rutin melalui email bisa berkurang. Juga sudah terdapat fitur monitoring permintaan data dari unit, sehingga manajer dapat melakukan monitoring proses pengerjaan permintaan data dan unit mana saja yang sering melakukan permintaan data tiap bulannya. Namun diperlukan aplikasi untuk tracking permintaan data, agar user dapat mengetahui status proses pengerjaan permintaan data, siapa yang mengerjakan, dan estimasi pengerjaan permintaan data.

Kata kunci : data, permintaan data, database, sistem informasi

Abstract

Data is very important component in the organization and should be managed properly. Information with accurate, precise, and reliable data be beneficial for the organization for decision making. BINUS realize that the data management is very important process. The needs of data must be supported properly and quickly, so that the required data can be accessed anytime and anywhere. In this study discusses the process of providing data according to user demand. The method in this paper is identification, define the problem, and data collection. BINUS already has applications to support data requests, but not all data requests can be fulfilled in the system. There is still a process of data requests made ​​through emails. Overall, the application for data requests very helpful for database and system admin staff, so the routine data requests through emails can be reduced. The application has also features for monitoring data requests from units, so the Manager can monitor the process of the data request and find out any unit that doing frequent data requests each month. But, the application also required for tracking data requests, so user can monitor status of data requests, who’s working on, and estimation time for processing data requests.

Keywords : data, data request, database, information system           

1. Pendahuluan

Sistem informasi saat ini sudah menjadi hal yang umum dan kebutuhan dalam sebuah organisasi. Sistem informasi digunakan untuk menunjang dan mendukung proses bisnis agar proses bisnis bisa berjalan dengan efektif dan efisien. Untuk membuat sistem informasi yang terintegrasi diperlukan budget yang tidak sedikit, karena harus dipastikan bahwa sistem informasi yang dikembangkan dan diimplementasikan memberikan keuntungan bagi organisasi.

Sistem informasi yang dikelola dengan baik akan memberikan keuntungan bagi organisasi, yaitu membuat proses operasional perusahaan menjadi lebih cepat, akurat, dan terintegrasi. Selain itu, sistem informasi bisa mendukung dalam pencapaian strategi organisasi, sehingga organisasi bisa kompetitif dalam persaingan bisnisnya.

Untuk menilai sistem informasi, dulu organisasi mengukur melalui cara finansial seperti return of investment  (Rubin, 2004). Kemudian berkembang dan diketahui bahwa ada keuntungan nyata dan tidak nyata dari sistem informasi, maka organisasi menggunakan metode balanced scorecards (Kaplan & Norton, 1996) dan benchmarking (Seddon et al., 2002).

Pada paper ini akan dibahas penilaian dan analisa sistem informasi pada Binus University menggunakan metode balanced scorecards. Analisa dilakukan pada divisi IT dibagian database & system admin yang melayani proses permintaan data yang ada di database Binus University untuk mendukung proses bisnis organisasi. Proses permintaan data biasa didapat melalui email dari divisi lain untuk memenuhi kebutuhan mereka.

2. Metode Penelitian

2.1. Identifikasi dan Perumusan Masalah

Masalah yang ada pada saat ini adalah proses permintaan data dilakukan melalui email, dan terkadang beberapa bagian meminta data dengan format yang sama secara berulang-ulang dalam periode waktu tertentu, sehingga bagian database & system admin harus menarik data yang sama secara berulang kali. User juga kesulitan melakukan tracking permintaan data, sehingga tidak diketahui status pengerjaan permintaan data tersebut. Belum adanya SLA (Service Level Agreement) yang jelas untuk mengukur kinerja staf yang melayani permintaan data.

2.2. Pengumpulan Data

Pada studi kasus ini pengumpulan data diperoleh dari :

1. Studi Pustaka

Studi pustaka dilakukan untuk mendapatkan teori-teori yang berhubungan dan mendukung penulisan pada paper ini. Bahan studi pustaka didapat dari jurnal-jurnal, artikel, buku, maupun referensi lainnya yang membantu dalam proses pengolahan dan analisa data.

2. Penelitian Terdahulu

Penelitian terdahulu merupakan referensi untuk penulisan paper ini dan dijadikan acuan dalam mendapatkan informasi yang dibutuhkan.

3. Pembahasan

3.1. Balanced Scorecards

Balanced scorecards menyediakan framework untuk perubahan organisasi melalui eksekusi strategi. Balanced Scorecards berbeda karena didalamnya menghubungkan penyebab dan dampak pada setiap bagian organisasi, sehingga visi dan strategi organisasi jelas dan dimengerti oleh setiap anggota organisasi.

Balanced Scorecard menterjemahkan visi dan strategi organisasi kedalam seperangkat ukuran yang menyeluruh yang memberi kerangka kerja bagi pengukuran dan sistem manajemen strategis (Kaplan & Norton, 1996).

Pada saat pertama kali dikenalkannya konsep balanced scorecard pada tahun 1990 oleh Robert S kaplan dan David P. Norton, balanced scorecard hanya digunakan sebagai alat pengukuran kinerja pada organisasi bisnis. Balanced scorecard sebagai suatu sistem pengukuran kinerja dapat digunakan sebagai alat pengendalian, analisa, dan merevisi strategi organisasi (Campbell et al, 2002). Balanced scorecard dapat membantu organisasi dalam mengontrol keuangan dan mengukur kinerja organisasi (Modell, 2004). Pengukuran kinerja pada organisasi dapat meningkatkan pertanggungjawaban dan memperbaiki proses pengambilan keputusan (Ittner & Larcker, 1998).

Balanced scorecard merupakan sistem manajemen strategis yang menterjemahkan visi dan strategi suatu organisasi kedalam tujuan dan ukuran operasional (Hansen & Mowen, 2003). Tujuan dan ukuran operasional tersebut kemudian dinyatakan dalam empat perspektif yaitu perspektif finansial, pelanggan (customers), proses bisnis internal, serta pembelajaran dan pertumbuhan (learning and growth) (Kaplan & Norton, 1996). Berdasarkan keempat kategori tersebut, finansial, customer, proses internal, dan learning and growth membantu manager tidak hanya fokus pada penilaian dan perhitungan kinerja finansial (Tayler, 2010).

Ketika balanced scorecard dilihat sebagai tool untuk mendefinisikan, mengeksekusi, dan strategi penilaian, implementasi balanced scorecard juga digunakan untuk membuat keputusan tepat dalam pengambilan keputusan dan perencanaan untuk mencapat strategi tersebut(Tayler, 2010). Kaplan & Norton (1996) menyarankan bahwa pengembangan balanced scorecard akan menjadi usaha penggabungan pihak manajer unit dan upper management.

Gambar 1 : Balanced Scorecards

3.2. Pembahasan Balanced Scorecards Menurut Kaplan & Norton

Berikut analisa balanced scorecard pada Binus University :

• Visi dan strategi organisasi

Visi : “A World-class university  … In continuous pursuit of innovation and enterprise”

Untuk mencapai visi tersebut, BINUS mempunyai misi untuk berkontribusi pada komunitas global melalui ketentuan/prosedur pendidikan kelas dunia, dengan cara :

1. Recognizing and rewarding the most creative and value-adding talents
2. Providing a world-class teaching, learning and research experience that fosters excellence in scholarship, innovation and entrepreneurship.
3. Creating outstanding leaders for global community
4. Conducting professional services with an emphasis on application of knowledge to the society
5. Improving the quality of life of Indonesians and the international community

Database & system admin membantu organisasi dalam menunjang dan mendukung pemberian informasi yang dibutuhkan untuk mencapai visi tersebut. Dengan memberikan informasi sesuai kebutuhan, cepat,  dan akurat akan mendukung organisasi dalam proses pengambilan keputusan untuk menghasilkan strategi yang cepat dan kompetitif.

• Finansial

Tujuan dan ukuran keberhasilan finansial dari setiap implementasi sistem informasi yang mendukung strategi organisasi adalah minimal menghasilkan Return On Investment (ROI), bahkan kalau bisa menghasilkan keuntungan bagi organisasi, baik keuntungan yang tangible atau non tangible. Setiap impelementasi harus di montoring kebutuhan dan kinerja finasialnya. Sasarannya adalah implementasi sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi dan bisa membantu organisasi dalam mendukung pencapaian visi dan strategi organisasi.  Strategi dan eksekusi strategi yang baik, pasti memberikan hasil finansial yang baik bagi organisasi. Sehingga setiap biaya yang dikeluarkan organisasi tidak sia-sia dan memberikan keuntunhan bagi organisasi.

• Customer

Customer untuk Binus adalah mahasiswa, orang tua mahasiswa, calon mahasiswa, dan pihak-pihak lain yang bekerja sama dengan Binus. Untuk mencapai visi tersebut, Binus harus memberikan pelayanan yang memuaskan customer, memenuhi ekspetasi customer terhadap Binus, memberikan servis dan produk terbaik, dan terus mencari customer baru. Untuk mencapai visi tersebut, Binus harus memberikan pendidikan yang sesuai dengan kurikulum kelas dunia (contohnya : smart class), bekerja sama dengan perguruan tinggi di Negara lain (pertukaran mahasiswa), menyediakan tenaga pengajar yang kompeten, memberikan fasilitas dan sarana yang menunjang proses belajar dan mengajar, serta mempunyai sistem informasi yang mendukung proses bisnis organisasi, sehingga proses bisnis organisasi baik front end dan back end dapat berjalan dengan efektif dan efisien.

Untuk mencari calon mahasiswa baru dibutuhkan analisa informasi yang ada, sehingga bisa dilihat tren data dan hal tersebut sangat bermanfaat untuk marketing dalam menentukan strategi marketing untuk mendapatkan mahasiswa baru.

• Proses bisnis internal

Proses bisnis internal diperlukan untuk mengidentifikasi dan menilai proses-proses yang penting bagi organisasi dalam melayani kebutuhan stakeholder dan customer. Tujuan dari proses bisnis internal adalah mengembangkan proses bisnis yangs sesuai dengan visi dan strategi organisasi, dan membuat proses bisnis yang sudah ada menjadi lebih cepat, efektif, dan efisien lagi (kualitas proses lebih bagus dengan waktu yang lebih singkat). Diperlukan juga adanya inovasi dalam proses bisnis yang ada, sehingga menjadikan organisasi menjadi kompetitif dalam persaingan didunia bisnis. Dengan adanya ketersediaan informasi yang tepat dan cepat, maka pihak manajemen bisa mengambil langkah strategi baru untuk keuntungan organisasi. Waktu dalam proses pelayanan juga dibuat seoptimal mungkin, sehingga bisa meningkatkan kepuasan customer.

• Learning and growth

Untuk mencapai visi dan strategi organisasi, maka diperlukan kemampuan organisasi dan anggota organisasi untuk mengikuti perkembangan dan persaingan dalam dunia pendidikan, agar bisa menjadi perguruan tinggi kelas dunia. Untuk meningkatkan diri, Binus terus mengikuti perkembangan dalam dunia pendidikan dan IT. Binus terus mengembangkan dan menyediakan sarana IT yang up to date untuk mendukung proses bisnis dan pembelajaran. Sehingga proses pembelajaran dan bisnis menjadi otomatis dan optimal. Binus juga memberikan pelatihan untuk para anggota organisasi (karyawan dan dosen), agar mempunyai anggota organisasi yang kompetitif dan berkualitas mengikuti perkembangan pasar yang ada.

            Berikut adalah tabel balanced scorecard :

Tabel 1 : Balanced Scorecards

3.4. Pembahasan Balanced Scorecards Menurut Grembergen

Menurut Grembergen, konsep Balance Scorecard yang dikembangkan oleh Kaplan dan Norton dapat diimplementasikan ke fungsi TI dan proses-prosesnya sehingga timbul konsep Information Technology Balance Scorecard. Implementasi Balance Scorecard pada fungsi TI ini menjadi tool yang semakin popular digunakan oleh perusahaan-perusahaan. IT Balance Scorecard terbagi menjadi empat faktor, yaitu:

• Kontribusi Perusahaan (Corporate Contribution)
• Orientasi Pengguna (User Orientation)
• Penyempurnaan Operasional (Operational Excellent)
• Orientasi Masa Depan (Future Orientation)

Gambar 2 : IT Balanced Scorecards

Tabel 2 : IT Balanced Scorecards – User Orientation

Tabel 3 : IT Balanced Scorecards – Corporate Contribution

Tabel 4 : IT Balanced Scorecards – Operational Exellence

Tabel 5 : IT Balanced Scorecards – Future Orientation

3.5. Database & System Admin

Database & system admin adalah bagian dari divisi IT yang melayani permintaan data dan informasi dari divisi lain, maupun divisi internal IT sendiri sesuai dengan kebutuhan organisasi. Permintaan data dari user dilakukan melalui email kepada database & system admin. Setiap harinya banyak permintaan data, baik permintaan data dan informasi yang rutin (seperti : pendaftar msdnaa, pendaftar email dosen, data mahasiswa aktif, dan sebagainya), maupun data tidak rutin (seperti : hasil kuesioner dosen, data nilai, dan sebagainya). Data tersebut sangat penting untuk divisi lain dalam mendukung proses bisnis mereka.

Setiap hari terdapat banyak permintaan data dan informasi mengenai data yang dibutuhkan dari berbagai divisi. Dan kadang permintaan tersebut diminta berulang-ulang, misal permintaan mahasiswa aktif yang setiap harinya bisa berubah, maka pihak layanan mahasiswa selalu meminta data mahasiswa aktif perharinya untuk mengecek status dan jumlah mahasiswa aktif yang ada.

Permintaan data melalui email juga tidak bisa ditelusuri lama pengerjaannya. Sehingga pada saat banyak email permintaan data dari berbagai divisi, pengerjaannya bisa menghabiskan waktu berhari-hari dan kadang terlupakan. Hal ini membuat user menjadi tidak puas dengan pelayanan database & system admin, karena user harus mengantri dan menunggu data cukup lama.

Pihak database & system admin juga kadang kewalahan menangani permintaan data yang datang bersamaan dan banyak dari berbagai divisi, dimana mereka diminta untuk menyelesaikan permintaan data dengan cepat, tetapi data yang diberikan harus akurat dan sesuai dengan permintan user.

Pihak manajer juga kesulitan dalam proses evaluasi dan monitoring permintaan data dari user. Karena semuanya dilakukan manual dari email. Padahal manajer perlu melakukan evaluasi dan mengawasi divisi mana saja yang paling sering melakukan permintaan data, berapa banyak jumlah permintaan data setiap bulannya, berapa lama waktu pengerjaan permintaan data, berapa banyak yang pengerjaan permintaan data memakan waktu berhari-hari.

Untuk mengatasi semua permasalahan diatas, maka dibuatlah sistem informasi berbasis web yang digunakan sebagai aplikasi permintaan data dari berbagai divisi.  Pada aplikasi ini, user bisa langsung melakukan penarikan data sendiri secara otomatis. Penarikan data tersebut adalah data rutin yang sering diminta pada database & system admin. User bisa meminta kepada pihak database & system admin, data apa saja yang mau mereka tarik sendiri, sehingga bisa dimasukkan ke aplikasi dan mereka bisa mengunduh secara otomatis.

Gambar 3 : Website Permintaan Data – Menu Home

Dengan adanya aplikasi ini, maka saat pihak user memerlukan data, mereka bisa mengunduh sendiri melalui web, tanpa perlu mengirim email dan meminta bantuan pihak database & system admin. Data bisa di export kedalam file excel, word, pdf, csv, xml, dan html. Sehingga proses kebutuhan informasi menjadi lebih cepat, dan user bisa segera mengambil keputusan untuk mendukung proses bisnis mereka.

Berikut adalah contoh data pendaftar mahasiswa baru pada periode 2012, divisi admisi dan marketing bisa melakukan pengecekan siapa saja mahasiswa baru yang sudah daftar ulang ke Binus dan jumlahnya.

Gambar 4 : Website Permintaan Data – Menu Pendaftar Ulang

Bagi pihak database & system admin, aplikasi ini membantu dalam meringankan pekerjaan sehari-hari mereka, sehingga saat ini database & system admin fokus melayani permintaan data tidak rutin yang terdapat banyak customize sesuai permintaan user. Dengan adanya aplikasi ini, maka permintaan data melalui email juga berkurang.

Bagi manajer, mereka bisa melihat evaluasi dan monitoring permintaan data perbulannya. Pada laporan bisa terlihat divisi/bisnis unit mana saja yang paling sering melakukan permintaan data, jumlah permintaan data perbulan, dan waktu penyelesaian permintaan data perbulannya. Hal ini memudahkan manajer untuk membuat strategi yang sesuai agar proses bisnis bisa berjalan lebih efektif dan efisien. Memotong proses bisnis yang tidak perlu, sehingga mempercepat proses bisnis yang ada. Dengan proses laporan tersebut, maka manajer bisa melakukan montoring pencapaian KPI pada divisi database & system admin, sehingga jika KPI rendah bisa segera dilakukan tindakan untuk meningkatkan nilai KPI.

Berikut adalah tampilan laporan permintaan data untuk keperluan manajer melakukan evaluasi dan monitoring permintaan data. Laporan juga bisa disimpan dalam file, sehingga memudahkan manajer dalam menganalisa data.

Gambar 5 : Website Permintaan Data – Evaluasi & Monitoring Permintaan Data

Dibawah ini adalah rekap laporan permintaan data per divisi/bisnis unit pada periode 2012:

Tabel 6 : Rekap Laporan Permintaan Data

Gambar 6 : Grafik Rekap Laporan Permintaan Data per Bisnis Unit per Bulan

Gambar 7 : Grafik Rekap Jumlah Laporan Permintaan Data per Bisnis Unit

Dibawah ini adalah rekap laporan permintaan data per bulan pada periode 2012 untuk monitoring waktu penyelesaian permintaan data :

Gambar 8 : Grafik Monitoring Waktu Penyelesaian Permintaan Data

4. Simpulan

Sistem informasi yang dibuat sudah memberikan manfaat dalam menangani proses permintaan data pada Binus University, khususnya membantu divisi database & system admin. Dengan adanya sistem informasi tersebut juga membantu manajer dalam proses monitoring KPI database & system admin untuk mendukung tercapainya visi dan strategi Binus. Aplikasi tersebut juga sangat bermanfaat bagi user, sehingga memberikan informasi data yang cepat dan akurat. Dengan adanya aplikasi tersebut, proses bisnis dalam hal ini permintaan data untuk mendukung keperluan user menjadi lebih efektif dan efisien. Karena user bisa secara otomatis menarik data kapanpun dan dimanapun secara langsung sesuai kebutuhannya, tanpa harus menunggu dan meminta bantuan database & system admin. Aplikasi ini juga meringankan tugas staf database & system admin, karena dengan adanya aplikasi ini, permintaan data melalui email menjadi berkurang.

5. Saran

Saran yang diberikan penulis, untuk kedepannya adalah menambahkan tracking permintaan data dari user. Sehingga user bisa mendapatkan informasi status pengerjaan permintaan data mereka, siapa yang bertanggung jawab dalam proses pengerjaan permintaan tersebut, dan estimasi waktu pengerjaannya. Belum semua permintaan data dapat ditarik secara otomatis, harus dibuat sistem permintaan data yang lebih fleksibel, sehingga dapat memenuhi permintaan dan kebutuhan user. Aplikasi permintaan data juga harus dibuat dengan lebih interaktif dan informatif, sehingga dapat langsung digunakan untuk mendukung dalam pengambilan keputusan manajemen tanpa harus diolah lagi secara manual.

6. References

Campbell, Dennis, Datar, Srikant, Kulp, Cohen, Susan dan Narayanan, V. G. “Using the Balanced Scorecard as a Control System for Monitoring and Revising Corporate Strategy”, http:www.ssrn.com, 12 Februari 2005.

Hansen, Don R and Mowen, Maryanne M (2003). Management Accounting, sixth edition, South-Western, America.

Imelda, R. H. N (2004). IMPLEMENTASI BALANCED SCORECARD PADA ORGANISASI PUBLIK. JURNAL AKUNTANSI & KEUANGAN VOL. 6, NO. 2, NOPEMBER 2004: 106-122.

Ittner, Christopher D., & Larcker, David, F. “Innovations in Performance Measurement: Trends and Research Implications”http:www.ssrn.com, 12 Februari 2004.

KAPLAN RS & NORTON DP (1996) Translating Strategy into Action: The Balanced Scorecard. Harvard Business School Press, Boston.

Modell, Sven (12 Februari 2005). “Performance Measurement Myths in Public Sector”,http:www.ssrn.com.

RUBIN H (2004). Into the light. In CIO Magazine. http://www.cio.com.au/index.php/id;1718970659, accessed on July 2004.

SEDDON, P. B. (1997). A respecification and extension of the DeLone and McLean model of IS success. Information Systems Research 8(3), 240–253.

Tayler, W. B. (2010). The Balanced Scorecard as a Strategy-Evaluation Tool: The Effects of Implementation Involvement and a Causal-Chain Focus. American Accounting Association Vol. 85, No. 3 DOI: 10.2308/accr.2010.85.3.1095 : pp. 1095–1117.

Taylor & Francis Group (2005). Aligning IT to Organizational Strategy. Retrieved from http://www.ism-journal.com/ITToday/AU2621_CH04.pdf