Langkah – Langkah Sukses dalam Penerapan Proyek Business Process Management
Mengimplementasikan sebuah projek BPM memiliki prinsip-prinsip dan metode-metode yang sudah didefinisikan dengan baik dari setiap projek IT, tapi dengan beberapa saran tambahan dibawah ini:
- Memahami kapabilitas dari software BPM dan apa yang projek ingin capai.
Ini penting untuk memastikan dengan jelas apa yang Software BPM (BPMS) dapat capai nantinya dan keuntungan-keuntungan yang diberikan kepada organisasi.
- Menjelaskan projek tersebut, ruang lingkup dan batas waktu pengerjaannya
Ini penting untuk memastikan dengan jelas apa yang organisasi ingin capai dengan mengimplementasikan software BPM.
Tujuan-tujuan dan berbagai prioritas harus ditentukan dan dikomunikasikan dengan jelas dan sebaiknya dikomunikasikan secara berulang-ulang. Dimana keberlangsungan projek harus seiringan dengan tujuan yang telah ditentukan di awal. Tujuan-tujuan dan prioritas bisa berubah, tapi perubahan yang ada harus bisa tetap dikendalikan.
- Melakukan uji teknis dan biaya kelayakan sebuah projek.
Saat tujuan-tujuan dan prioritas telah disetujui, sebuah pengujian harus dilakukan pada segi teknis dan biaya kelayakan dari tujuan-tujuan tersebut.
Tujuan-tujuan mungkin membutuhkan kaji ulang jika biaya-biaya yang diperkirakan terlalu tinggi atau projek mungkin harus dilaksanakan dalam periode yang lebih lama.
Ini penting untuk memahami batasan-batasan dari software BPM, apa fungsi yang bisa diberikan, dan fungsi apa yang harus diubah dan seberapa banyak waktu dan usaha yang dibutuhkan nantinya.
- Mengembangkan Kasus Bisnis
Jika pengujian kelayakan menunjukkan bahwa tujuan-tujuan dapat dicapai dengan biaya-biaya yang masuk akal, sebuah kasus bisnis harus dipersiapkan untuk menyesuaikan dan mengamankan anggaran yang ada.
Kemungkinan untuk menghemat dengan mengimplementasikan software BPM cukup besar dan bisa dieksplor menggunakan pengujian-pengujian kasus yang ada didalam organisasi, dimana organisasi sudah melakukan investasi di area tersebut.
- Menentukan ruang lingkup dari projek
Setelah menentukan tujuan-tujuan, prioritas dan anggaran yang dibutuhkan, projek harus memiliki ruang lingkup yang lebih rinci oleh manajer projek. Ini diperlukan untuk menentukan perbedaan dari tahap-tahap yang ada di implementasi, apa yang akan diselesaikan di masing-masing tahap, dan siapa yang akan terlibat dari manajer hingga user.
Semua ini harus dilakukan untuk masing-masing langkah dan tujuan-tujuan akhir harus jelas teridentifikasi dan dibagikan.
- Mengimplementasikan setiap tahapnya
Projek-projek yang paling sukses diimplementasikan di setiap tahapan-tahapannya. Tujuan-tujuan, ekspetasi-ekspetasi dan pengukuran yang jelas harus ditentukan di masing-masing tahapan.
- Mengukur kesuksesan dengan tujuan-tujuan yang telah ditentukan
Tujuan-tujuan harus ditentukan untuk menyelesaikan projek dan harus bisa diukur tingkat keberhasilannya.
Tujuan-tujuan dan keuntungan-keuntungan yang sudah diukur secara jelas bisa digunakan untuk menunjukkan kasus bisnis memang terindentifikasi dan akan menyediakan input yang sangat berguna pada kasus bisnis yang sedang berjalan.
