Enterprise Resource Planning Life Cycle
ERP life cycle merupakan sebuah tahapan dalam menerapkan ERP, pendekatan ERP life cycle tidak jauh berbeda dengan SDLC. Setiap cycle yang telah dijalankan akan di-review oleh oleh management untuk menentukan apakah project bisa dilanjutkan atau tidak. Penekanan pada ERP implementation adalah pada saat menyesuaikan software standard dari ERP dengan business proses dan kebutuhan dari user yang ada pada perusahaan. Berikut adalah langkah dari ERP life cyle :
- Scope and commitment stage
Langkah pertama dalam mengembangkan ruang lingkup dalam implementasi ERP adalah dengan melihat kebutuhan sumber daya dan waktu. Karakteristik dari ERP yang akan di implementasikan ditentukan pada tahap ini. Pada tahap ini yang harus ditentukan adalah
- Menetukan komposisi dan susunan tim implementasi
- Menentukan peran konsultan eksternal baik dari segi waktu atau ruang lingkup
- Peran karyawan internal dan subject matter experts (SMEs) yang akan memberikan arahan untuk menentukan aturan bisnis, interface yang baik
- Pembuatan laporan dan implementasi ERP
- Analysis and design stage
Untuk menganalisis kebutuhan dari user ERP tim harus membuat keputusan mengenai software yang dibutuhkan berdasarkan hasil dari konsultasi dan disksui dengan subject matter experts (SMEs). Pada tahap ini tim implementasi harus menentukan gap analysis dari software ERP secara jangka panjang, apakah sistem ERP yang harus disesuaikan dengan proses bisnis yang sudah ada atau proses bisnis yang sudah ada di sesuaikan dengan sistem ERP yang akan diimplementasikan. Dengan gap analysis yang ada tim harus mengembangkan design yang mencakup change management plan, daftar proses dari perusahaan, user interface screen, dan laporan yang digunakan untuk implementasi. Pada tahap ini tim juga harus mengatur data konversi, system konversi dan training kepada user.
- Acquisition and development stage
Tahapan ini hampir sama dengan tahapan acquisition and testing pada tradition SDLC. Organisasi harus membeli lisensi untuk penggunaan software. Seluruh platform yang akan digunakan harus dikonfigurasi dengan hardware, network, security, software, database dan real production data. Keitka teknikal tim sedang melakukan instalasi, change management team bekerja sama dengan end user untuk melakukan penyesuaian dengan bisnis proses yang ada dan melakukan migrasi data agar dapat digunakan oleh perusahaan.
- Implementation stage
Pada tahap ini berfokus pada penerapan sistem kepada end user (i.e., “Go-Live”) dan memantau system bisa digunakan oleh user. Pada tahap ini tim implementasi masih memantau apakah sistem masih memiliki error atau tidak. Berikut adalah 4 pendekatan implementasi ERP
- Phased : pendekatan ini implementasinya dilakukan secara bertahap pada department tertentu dulu setelah itu diimplementasikan pada seluruh department
- Pilot : pendekatan ini implementasi sistemnya dilakukan hanya ke beberapa department
- Parallel : pendekatan ini implementasinya dilakukan dengan menerapkan sistem yang baru dan yang lama secara bersamaan, sehingga ketika sistem yang baru bermasalah masih memiliki backup dengan sistem yang lama.
- Big Bang : pendekatan ini implementasinya dengan melepas sistem yang lama dan lansgung menggunakan sistem yang baru secara keseluruhan.
- Operation stage
Pada tahap ini tim implementasi bertugas untuk memberikan knowledge kepada user dalam menggunakan sistem dengan menyediakan help desk and support staff dan memberikan training kepada user. Pada tahap ini tim juga akan mendengarkan feedback dari user untuk mengetahui apakah sistem sudah sesuai dengan keinginan dan kebutuhan user atau belum.
Sumber :
Motiwalla, L. F. & Thompson, J., 2012. Enterprise System for Management. New Jersey: Pearson Education.
