Perlukah Sebuah Sistem di HRD?

Di dalam setiap perusahaan yang berdiri pasti ada suatu departemen yang diberikan nama sebagai Departemen Sumber Daya Manusia (SDM) atau lebih kerennya dikenal dengan sebutan Human Resource Department (HRD). Departemen ini biasanya merupakan bagian daripada back office sebuah perusahaan, dan memang biasanya merupakan salah satu cost center di dalam perusahaan tersebut. Namun apakah karena title cost center tersebut maka segala sesuatu yang dikerjakan pasti tidak berpengaruh signifikan terhadap perusahaan?

Lingkup kerja HRD sendiri cukup luas, semisalnya saja pengaturan absensi, pengaturan pengambilan ijin dan cuti, pembayaran gaji, training karyawan sampai dengan proses recruitment. Bahkan di beberapa perusahaan ada yang mengatur sendiri prosedur proses reimbursement pengobatan yang dilakukan oleh karyawan yang bekerja di dalam perusahaan tersebut tanpa bantuan . Terlihat cukup sederhana seluruh proses kerja yang dilakukan oleh HRD, namun karena proses yang banyak tersebut dan belum lagi apabila perusahaan tersebut merupakan perusahaan yang mempunyai karyawan lebih dari 1000 orang. Maka pengaturan seluruh prosedur tersebut menjadi sulit dikarenakan jumlah karyawan yang banyak.

Sekarang ini banyak perusahaan yang sudah mulai menerapkan sistem HRD di dalam perusahaan, salah satu contoh sistem yang sering dipakai oleh perusahaan adalah sistem pengelolaan gaji sampai dengan pajak yang harus dibayarkan setiap bulannya baik kepada karyawan ataupun kantor pajak.

Salah satu kegunaan utama sistem seperti salah satunya adalah data yang dihasilkan oleh sistem ini bisa langsung digunakan di dalam e-SPT, agar HRD bisa langsung mencetak bukti potong pajak setiap tahunnya. Namun tidak semua sistem bisa menghasilkan data seperti ini, masih banyak juga sistem yang hanya bisa menghitung gaji tanpa bisa membantu proses-proses selanjutnya yang diperlukan oleh HRD-payroll.

Komponen di dalam pembayaran gaji tentunya dipengaruhi banyak hal, salah satu contohnya adalah lembur dan kehadiran daripada karyawan di perusahaan tersebut. Seharusnya ketika seorang karyawan melakukan absensi maka kehadiran mereka otomatis akan tercatat di dalam sistem secara otomatis. Misalkan di dalam pengaturan absensi dan pencatatatanya dilakukan di dua sistem terpisah maka bisa dilakukan sebuah system interfacing di antara keduanya. Sehingga setiap lembur atau kehadiran yang menyebabkan perubahan yang siginifikan terhadap pembayaran gaji karyawan tersebut bisa langsung dihitung secara otomatis.

Dengan adanya sebuah sistem di dalam HRD sendiri bisa memungkinkan seluruh karyawan untuk langsung melihat dan meminta cuti yang sudah menjadi hak mereka. Bahkan tidak tertutup kemungkinan untuk dilakukannya persetujuan secara elektronik tanpa harus menggunakan form yang sangat mendukung system paperless di dalam perusahaan.

Mungkin salah satu contoh proses yang sangat terbantu dengan menggunakan sistem ini adalah proses reimbursement pengobatan yang cukup kompleks apabila dilakukan secara manual, mengingat banyaknya jumlah karyawan dan jumlah klaim yang sangat dimungkinkan jumlahnya lebih dari satu per karyawan. Memang hal ini lebih mudah apabila ditangani oleh asuransi, namun dari perbandingan antara jumlah pembayaran premi per tahun dan jumlah klaim yang diganti kedua hal ini berbanding terbalik sehingga cukup menganggu perusahaan serta karyawan yang bekerja. Bahkan dari pengaturan reimbursement yang dilakukan oleh perusahaan sendiri, dirasakan sudah jauh lebih gampang mengingat sejumlah bank sudah menyediakan internet banking yang memungkinkan seluruh pembayaran diupload secara otomatis sehingga tidak mengganggu baik dari proses perhitungan dan penginputannya.

Intinya daripada sistem yang diimplementasikan ini seluruh pengontrolan dilakukan oleh sistem dan mengurangi intervensi dari manusianya sendiri sehingga mengurangi tingkat kesalahan yang mungkin terjadi. Dan dapat mengurangi biaya-biaya yang terjadi di dalam HRD mengingat HRD sebagai cost center.