Tata Kelola Sistem Informasi Penjualan

TUJUAN SISTEM PENJUALAN
Tujuan system penjualan adalah:

• Mencatat order penjualan dengan cepat dan akurat
• Memastikan layaknya konsumen sebagai pelanggan tetap perusahaan
• Memastikan kelayakan konsumen dalam menerima kredit(tidak boleh ada kredit macet)
• Memastikan bahwa konsumen menerima kiriman produk dan jasa tepat waktu, sesuai yang dijanjikan
• Menerima pembayaran tepat waktu dana kurat, sehingga perputaran kas lebih cepat.
• Mencatat dan mengelompokkan transaksi keuangan secara cepat dan akurat (kedalam jurnal maupun kebuku besar sampai laporan keuangan)
• Memastikan keamanan asset perusahaan, barang dagang maupun kas dari penjualan

INPUT SISTEM PENJUALAN

Banyaknya dokumen yang  merupakan rangkap dari dokumen lain yang dapat dikendalikan dengan baik. Fungsi dari masing-masing dokumen adalah sebagai berikut :

1. Order pembelian konsumen (Purchase Order). Order yang diterima dari konsumen sebagai bukti pemesanan pembelian barang dan jasa.
2. Order penjualan. Alat untuk merekam order konsumen yang dibuat oleh perusahaan sebagai bukti terjadinya transaksi penjualan.
3. Order acknowledgment. Digunakan sebagai bukti order penjualan yang dikirim kekonsumen untuk member tahu konsumen bahwa ordernya telah diterima.
4.  Picking list. Digunakan untuk order penjualan yang dikirim kebagian gudang sebagai surat perintah pemenuhan permintaan barang ke gudang untuk menyiapkan barang yang dipesan.
5. Packing slip. Digunakan untuk order penjualan yang disertakan dengan paket barang yang akan dikirim kekonsumen sebagai bukti serah terima barang.
6. Billing of ladding. Digunakan untuk meminta agen transportasi (kurir) untuk mengirimkan barang perusahaan kekonsumen. Dokumen ini merupakan bukti serah terima barang antara bagian pengiriman perusahaan dengan perusahaan kurir.
7. Shipping notice. Digunakan untuk order penjualan atau dokumen lain yang berfungsi sebagai bukti bahwa barang memang telah dikirimkan. Dokumen ini diverifikasi oleh bagian pengiriman barang, untuk kemudian finalnya diserahkan ke bagaian penagihan. Bagian penagiahan akan menagih konsumen setelah menerima shipping notice, yang berarti barang telah dikirimkan kekonsumen. Jadi shipping notice ini berguna untuk mencegah jangan sampai kita menagih konsumen atas barang yang belum kita kirimkan.
8. Sales invoice. Faktur penjualan yang dikirimkan kekonsumen sebagai sarana penagihan piutang.
9. Remittance advice. Sebagai bukti penerimaan kas yang bentuknya seperti kuitansi dan dokumen ini menunjukkan jumlah kas yang diterima dari konsumen.
10. Deposit slip. Slip setoran uang ke bank.
11. Back order. Dibuat sebagai bukti bahwa jumlah persediaan tidak dapat memenuhi permintaan pesanan dari konsumen.
12. Memo kredit. Sebagai bukti kredit atas piutang konsumen, akibat retur penjualan. Memo kredit berfungsi untuk memberitahu konsumen bahwa barang yang diretur telah diterima dan bahwa piutangnya berkurang sejumlah barang yang diretur.
13. Aplikasikredit. Formulir untuk mencatat data dan informasi konsumen baru yang hendak mengajukan kredit.
14. Salesperson call report. Formulir  yang digunakan untuk mencatat telpon yang dilakukan salesman untuk memprospek  konsumen.
15. Deliquent notice. Sebuah dokumen yang dikirimkan kekonsumen yang piutangnya telah lewat dari tanggal jatuh tempo.
16. Write Off Notice. Dokumen yang dikeluarkan oleh manajer kredit untuk mencatat penghapusan piutang. Dokumen ini dibuat pada saat sebuah piutang sudah benar-benar macet.
17. Cash register receipt. Struk kas register yang digunakan oleh took pengecer untuk merekam kas yang diterima.

OUTPUT SISTEM PENJUALAN

Tujuan system informasi adalah data yang diproses dan menghasilkan laporan yang berguna bagi manajemen untuk pengambilan keputusan. Output atau laporan yang dapat dihasilkan dari system informasi penjualan adalah :

1. Daftar pengiriman barang urut per tanggal kirim.
2. Daftar memo kredit.
3. Daftar umur piutang.
4. Jurnalpenjualan (daftar faktur penjualan, urut berdasarkan nomor faktur).
5. Jurnal penerimaan kas (daftar remittance advice atau kuitansi, tersaji dengan urut nomor).
6. Laporan penjualan.
7. Order konsumen yang belum terpenuhi.
8. Penjualan per lini produk tertentu.
9. Trend penjualan dari bulan kebulan.